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企業(yè)人力資源管理師二級文件筐說明

更新時間:2015-12-09 17:52:46 來源:|0 瀏覽0收藏0

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  一、什么是文件筐測試? $lesson$

  文件筐測試又叫公文處理測驗(yàn)。在這種測試中,受測者假定將接替某個管理者的工作,要在規(guī)定的時間內(nèi)處理相當(dāng)數(shù)量的文件、電話、信箋等,主要考察受測者的計(jì)劃、決策能力。這是被多年實(shí)踐完善并被證明為有效的管理干部測評方法之一。其具體實(shí)施程序?yàn)椋?/P>

  首先,向應(yīng)試者發(fā)一套文件,包括下級呈來的報(bào)告、請示、計(jì)劃、預(yù)算,同級部門的備忘錄,上級的指示、批復(fù)、規(guī)定、政策,外界用戶、供應(yīng)商、銀行、政府有關(guān)部門乃至所在社區(qū)的函電、傳真及電話記錄,甚至還有群眾檢舉或投訴信等。這些文件經(jīng)常會出現(xiàn)在管理人員的辦公桌上。

  其次,向應(yīng)試者介紹有關(guān)的背景材料,然后,告訴他(她)現(xiàn)在自己就是這個職位上的任職者,負(fù)責(zé)全權(quán)處理文件簍里的所有公文材料。要使被測試者認(rèn)識到,他現(xiàn)在不是在演戲,也不是代人任職,而是貨真價實(shí)的當(dāng)權(quán)者,要根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)、知識和性格在預(yù)定的時間內(nèi)去解決問題。他不能僅僅描述自己將如何去做,而應(yīng)是真刀真槍地處理每一件事。由此,每個應(yīng)試者都留下一沓筆記、備忘錄、信件等。這是應(yīng)試者工作成效的最好記錄。

  最后,處理結(jié)果將交由測評組,按既定的考評維度與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考評。通常不是定性式的給予評語,而是就那些維度逐一給予評分。

  二、提供的信息文本

  (1)背景信息:組織信息、人員、主要問題、日歷表、角色要求、做答說明等;

  (2)公文:信件、請示、報(bào)告、指示、建議、備忘錄、電話記錄、抱怨投訴、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

  三、測試的能力要素

  二級文件筐的測試主要圍繞人力資源模塊來出題測試應(yīng)試者的專業(yè)素養(yǎng),適當(dāng)加入一些上下溝通和對內(nèi)對外的協(xié)調(diào)能力的測試。

  四、評價要素

  (1)是否每份文件都看過,并做了相應(yīng)批復(fù);

  (2)是否利用了各種文件所提供的信息;

  (3)能否分清輕重緩急,有條不紊地處理這些文件;

  (4)對問題的判斷是否得當(dāng),處理辦法是否合理;

  (5)是否依據(jù)文件所提供的事實(shí)進(jìn)行判斷和決策;

  (6)是否對人力資源工作有專業(yè)的視角;

  (7)是否能做好一個人力資源經(jīng)理的定位;

  (8)是否恰當(dāng)授權(quán);

  (9)是關(guān)注大局還是拘泥于細(xì)節(jié) ……

  五、示例

  【情境】

  假如你是江蘇萬圣公司的人力資源部經(jīng)理。萬圣公司是南京一家大型股份制企業(yè),人力資源部是非常重要的部門,你有5個下屬,分別負(fù)責(zé)招聘、培訓(xùn)、績效、薪酬和勞動關(guān)系管理的相關(guān)工作。現(xiàn)在是下午2點(diǎn)鐘,在聽取了下屬的工作匯報(bào),做好今天的工作安排之后,你來到辦公室。秘書(同時負(fù)責(zé)勞資的劉小敏)已經(jīng)將你需要處理的近日積壓的文件整理好,放在了文件夾內(nèi)。文件的順序是隨機(jī)排列的,沒有任何意義,你需要自己去排序處理。你必須在三個小時內(nèi)處理完文件,并作出批示。四點(diǎn)鐘之后你需要接待公司的一個重要客戶并陪同晚宴。在這兩個小時里,你的秘書會為你推脫掉所有的雜事,相信沒有什么人會來打擾你。另外,很抱歉,由于電話線路正在維修,你在處理文件的過程中,沒有辦法與外界通話。所以,需要你以文件、備忘錄、便條、批示等形式將所有文件的處理意見、辦法,作書面表達(dá),最后交給秘書負(fù)責(zé)傳達(dá)。

  在公司,你被員工稱為秦經(jīng)理。好了,可以開始工作了,祝你一切順利。

  【任務(wù)】

  在接下來的兩小時中,請你查閱文件筐中的各種信函、電話錄音以及Email等,并用如下的回復(fù)表給出你對每個材料的處理意見。

  具體填寫的要求是:

  (1)請準(zhǔn)確、詳細(xì)地寫出你將要給出的回復(fù)(無論何種方式),并概要說明你這樣做的意圖和將要采取的措施。

  (2)盡可能考慮多些思考的維度。

【回復(fù)表示例】

關(guān)于文件的回復(fù)表

 

回復(fù)方式:(請將選項(xiàng)前的“□”上打“√”

回復(fù)方式

處理時間

□ 信件/便函

 

□ 面談

1129下午三點(diǎn)

Email

 

□ 電話/語音郵件

 

□ 不予處理

 

 

回復(fù)內(nèi)容:(請做出準(zhǔn)確、詳細(xì)的回答)

   

(1)許諾對方三日內(nèi)給出答復(fù)。

(2)聯(lián)系相關(guān)部門進(jìn)行磋商,制定應(yīng)對方案。

(3)將討論的方案上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo),等待領(lǐng)導(dǎo)批示。

……

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

評分人

 

 

【文件一】

 

 別:電話錄音

來電人:劉小敏 勞資員

接受人:秦冬 人事經(jīng)理

 期:1127

 
秦經(jīng)理:

您好!

前一段時間,按照您的意見,我對同行業(yè)的員工福利狀況進(jìn)行了一次調(diào)查。就每個月用于員工的人均福利費(fèi)而言,我們公司位于同行業(yè)的中上等水平。但考慮到現(xiàn)在行業(yè)的激烈競爭和目前我公司的高流動率,為了增強(qiáng)我們的凝聚力和吸引力,我認(rèn)為,提高員工的福利待遇是一項(xiàng)有力的激勵措施。因此,我們提出一項(xiàng)增加員工福利的計(jì)劃,也就是將現(xiàn)在的人均福利費(fèi)1000/月提高到人均1500/月的較高水平。不知您對這項(xiàng)計(jì)劃的意見如何?請指示。

 

文件一的回復(fù)表

回復(fù)方式:(請將選項(xiàng)前的“□”上打“√”

回復(fù)方式

處理時間

□ 信件/便函

 

□ 面談

 

Email

 

□ 電話/語音郵件

1128下午2點(diǎn)30

□ 不予處理

 

 

回復(fù)內(nèi)容:(請做出準(zhǔn)確、詳細(xì)的回答)

1)做一次員工薪酬滿意度調(diào)查,確定有無提高福利計(jì)劃的必要;
2)要求劉小敏提供具體的福利提高的方案,包括形式、金額和提高比例等;
3)向公司高層匯報(bào);
4)與財(cái)務(wù)部溝通,確定所能提高福利費(fèi)用的幅度空間;
5)建議人事處調(diào)查人才需求供給現(xiàn)狀,提前做好人才儲備工作;
6)加強(qiáng)員工思想教育,提高員工忠誠度;
7)加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè),做好核心員工的穩(wěn)定工作。

 



 

 

 

 

評分人

 

 

【文件二】

 

 別:電子郵件

來件人:孫平 工程部經(jīng)理

收件人:秦冬  人事經(jīng)理

 期:1126

 
秦經(jīng)理:
你好!
我是工程部的孫平,去年10月中旬,人力資源部曾要求各部門上報(bào)2011年的大學(xué)生招聘計(jì)劃。由于我部業(yè)務(wù)的特殊性,不僅要求較高的英語水平,而且要懂理一定的專業(yè)知識,這類人員在校內(nèi)招聘的難度很大。此外,由于我們公司薪酬水平較低,即使招聘來也很容易流失,過去幾年的流失率高達(dá)74%。為此我們工程部部多次召開會議,并初步達(dá)成共識:公司需要制定中長期的人才規(guī)劃以吸引并留住優(yōu)秀人才。
但是,到底該如何操作,尚無具體方案。我剛和總裁通過電話,他建議我直接與您溝通,不知您有何意見想法,請盡快告知。

 

文件二的回復(fù)表

回復(fù)方式:(請將選項(xiàng)前的“□”上打“√”

回復(fù)方式

處理時間

□ 信件/便函

 

□ 面談

 

Email

1127下午3點(diǎn)

□ 電話/語音郵件

 

□ 不予處理

 

 

回復(fù)內(nèi)容:(請做出準(zhǔn)確、詳細(xì)的回答)

1)派員去工程作已人員流失調(diào)查,并分析原因;
2)派員做一份同行業(yè)薪金水平調(diào)查,對比分析國際業(yè)務(wù)部薪金水平情況;
3)派員與流失人員面談,了解流失原因;
4)指定人員到國際業(yè)務(wù)部聽取意見,草擬適合公司特點(diǎn)的中長期人才規(guī)劃;
5)修改完善員工培訓(xùn)管理規(guī)劃,重點(diǎn)突出英語培訓(xùn);
6)派員與財(cái)務(wù)等部門溝通,了解公司工資承受能力,決定國際業(yè)務(wù)部人員薪金提升幅度的可能性;
7)建立吸引員工、留住人才的機(jī)制;
8)關(guān)于國際業(yè)務(wù)部從在校學(xué)生中招聘難的問題,可適當(dāng)擴(kuò)大招聘范圍和招聘方式,制定新的招聘制度。

 

 



 

 

 

 

評分人

 

 

 


 

【文件三】

 

 別:電話錄音

來件人:王睿  勞動關(guān)系與安全主管

收件人:秦冬  人事經(jīng)理

 期:1127

 

秦經(jīng)理:

您好!

我是王睿,有件事情非常緊急,今早七點(diǎn),我接到鄭州交通管理局的電話,六點(diǎn)十分在鄭州203國道上發(fā)生重大交通事故,我公司銷售部的劉向東駕車與一輛貨車相撞,劉向東當(dāng)場死亡,對方司機(jī)重傷,目前正在醫(yī)院搶救,與劉向東同車的還有公司的銷售員人員蔡慶華、隋東和王小亮、三人都不同程度受傷,但無生命危險。目前事故責(zé)任還不能確定,我準(zhǔn)備立刻前往鄭州處理相關(guān)事務(wù),希望您能盡快和我聯(lián)系,商量一下應(yīng)對措施。
 

 

文件三的回復(fù)表

回復(fù)方式:(請將選項(xiàng)前的“□”上打“√”

回復(fù)方式

處理時間

□ 信件/便函

 

□ 面談

 

Email

 

□ 電話/語音郵件

1127下午2點(diǎn)15

□ 不予處理

 

 

回復(fù)內(nèi)容:(請做出準(zhǔn)確、詳細(xì)的回答)

 

1)立即向主管總裁匯報(bào);
2)立即根據(jù)公司應(yīng)急預(yù)案組成事故處理小組;
3)聯(lián)系相關(guān)醫(yī)院和鄭州交警部門,確保傷病員的全力救治;
4)聯(lián)系傷亡員工家屬;
5)聯(lián)系鄭州交警部門,確定事故責(zé)任,全力維護(hù)公司利益;
6)與銷售部門聯(lián)系,確保貨物安全,做好工作交接,處理好與供應(yīng)商的關(guān)系,求得理解;
7)做好傷亡員工家屬前往鄭州的準(zhǔn)備;
8)聯(lián)系保險公司,協(xié)商理賠事宜;
9)事故處理完后,要召開一次會議,分析事故原因,修改應(yīng)急預(yù)案,防止事故再次發(fā)生。

 

 



 

 

 

 

評分人

 

 

  【文件四】

  類 別:電子郵件

  來件人:張玲 績效專員

  收件人:秦冬 人事經(jīng)理

  日 期:11月27日

  秦經(jīng)理:

  您好!

  公司今年結(jié)束年中的績效考核后,準(zhǔn)備實(shí)施基于目標(biāo)考核的新的績效考核系統(tǒng),從上周起要求各部門經(jīng)理和員工一起制定員工下半年的工作目標(biāo),按原定計(jì)劃,該項(xiàng)工作應(yīng)在下周三前完成,績效監(jiān)督小組對工作進(jìn)程進(jìn)行了檢查,發(fā)現(xiàn)全公司32名部門經(jīng)理僅有4個完成了工作,大部分經(jīng)理尚未開始進(jìn)行目標(biāo)設(shè)定,當(dāng)我們希望他們加快進(jìn)度時,很多部門經(jīng)理抱怨根本沒有時間,覺得和員工共同制定工作目標(biāo)是表面文章;還有部分部門經(jīng)理認(rèn)為這是部門內(nèi)部的事,監(jiān)督小組是在干涉他們的工作。目前工作進(jìn)展很不順利,請您能給我們一些支持。

文件四的回復(fù)表

回復(fù)方式:(請將選項(xiàng)前的“□”上打“√”

回復(fù)方式

處理時間

□ 信件/便函

 

□ 面談

 

Email

1127下午3點(diǎn)30

□ 電話/語音郵件

 

□ 不予處理

 

 

回復(fù)內(nèi)容:(請做出準(zhǔn)確、詳細(xì)的回答)
 
(1)請?jiān)诮趦?nèi)根據(jù)工作安排繼續(xù)落實(shí)新方案;
(2)召開各部門會議,分析績效考核系統(tǒng)進(jìn)展緩慢的原因;
(3)向各部門解釋新績效考核系統(tǒng)的目的、意義和要求;
(4)肯定四個已完成方案制定部門的成績,推廣他們的做法;
(5)派員協(xié)助各部門制定新考核體系;
(6)在原定時間基礎(chǔ)上,適當(dāng)延長2-3天時間,讓各部門能充分結(jié)合公司要求做好新方案;
(7)監(jiān)督小組及時加強(qiáng)與各部門的溝通和協(xié)調(diào),確保新考核體系的制定與公司提出的總目標(biāo)的一致性;
(8)確??冃Э己朔桨傅闹贫ū仨氂袉T工參加,確保公平與效率,發(fā)揮好激勵作用。
 
 



得 分
 
 
 
評分人
 
 

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