企業(yè)人力資源管理師二級文件筐說明
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一、什么是文件筐測試? $lesson$
文件筐測試又叫公文處理測驗。在這種測試中，受測者假定將接替某個管理者的工作，要在規(guī)定的時間內(nèi)處理相當數(shù)量的文件、電話、信箋等，主要考察受測者的計劃、決策能力。這是被多年實踐完善并被證明為有效的管理干部測評方法之一。其具體實施程序為：
首先，向應試者發(fā)一套文件，包括下級呈來的報告、請示、計劃、預算，同級部門的備忘錄，上級的指示、批復、規(guī)定、政策，外界用戶、供應商、銀行、政府有關(guān)部門乃至所在社區(qū)的函電、傳真及電話記錄，甚至還有群眾檢舉或投訴信等。這些文件經(jīng)常會出現(xiàn)在管理人員的辦公桌上。
其次，向應試者介紹有關(guān)的背景材料，然后，告訴他(她)現(xiàn)在自己就是這個職位上的任職者，負責全權(quán)處理文件簍里的所有公文材料。要使被測試者認識到，他現(xiàn)在不是在演戲，也不是代人任職，而是貨真價實的當權(quán)者，要根據(jù)自己的經(jīng)驗、知識和性格在預定的時間內(nèi)去解決問題。他不能僅僅描述自己將如何去做，而應是真刀真槍地處理每一件事。由此，每個應試者都留下一沓筆記、備忘錄、信件等。這是應試者工作成效的最好記錄。
最后，處理結(jié)果將交由測評組，按既定的考評維度與標準進行考評。通常不是定性式的給予評語，而是就那些維度逐一給予評分。
二、提供的信息文本
(1)背景信息：組織信息、人員、主要問題、日歷表、角色要求、做答說明等;
(2)公文：信件、請示、報告、指示、建議、備忘錄、電話記錄、抱怨投訴、統(tǒng)計報表等。
三、測試的能力要素
二級文件筐的測試主要圍繞人力資源模塊來出題測試應試者的專業(yè)素養(yǎng)，適當加入一些上下溝通和對內(nèi)對外的協(xié)調(diào)能力的測試。
四、評價要素
(1)是否每份文件都看過，并做了相應批復;
(2)是否利用了各種文件所提供的信息;
(3)能否分清輕重緩急，有條不紊地處理這些文件;
(4)對問題的判斷是否得當，處理辦法是否合理;
(5)是否依據(jù)文件所提供的事實進行判斷和決策;
(6)是否對人力資源工作有專業(yè)的視角;
(7)是否能做好一個人力資源經(jīng)理的定位;
(8)是否恰當授權(quán);
(9)是關(guān)注大局還是拘泥于細節(jié) ……
五、示例
【情境】
假如你是江蘇萬圣公司的人力資源部經(jīng)理。萬圣公司是南京一家大型股份制企業(yè)，人力資源部是非常重要的部門，你有5個下屬，分別負責招聘、培訓、績效、薪酬和勞動關(guān)系管理的相關(guān)工作?，F(xiàn)在是下午2點鐘，在聽取了下屬的工作匯報，做好今天的工作安排之后，你來到辦公室。秘書(同時負責勞資的劉小敏)已經(jīng)將你需要處理的近日積壓的文件整理好，放在了文件夾內(nèi)。文件的順序是隨機排列的，沒有任何意義，你需要自己去排序處理。你必須在三個小時內(nèi)處理完文件，并作出批示。四點鐘之后你需要接待公司的一個重要客戶并陪同晚宴。在這兩個小時里，你的秘書會為你推脫掉所有的雜事，相信沒有什么人會來打擾你。另外，很抱歉，由于電話線路正在維修，你在處理文件的過程中，沒有辦法與外界通話。所以，需要你以文件、備忘錄、便條、批示等形式將所有文件的處理意見、辦法，作書面表達，最后交給秘書負責傳達。
在公司，你被員工稱為秦經(jīng)理。好了，可以開始工作了，祝你一切順利。
【任務】
在接下來的兩小時中，請你查閱文件筐中的各種信函、電話錄音以及Email等，并用如下的回復表給出你對每個材料的處理意見。
具體填寫的要求是：
(1)請準確、詳細地寫出你將要給出的回復(無論何種方式)，并概要說明你這樣做的意圖和將要采取的措施。
(2)盡可能考慮多些思考的維度。
【回復表示例】
關(guān)于文件的回復表
回復方式：（請將選項前的“□”上打“√” ）
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回復方式 |
處理時間 |
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□ 信件/便函 |
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□ 面談 |
11月29日下午三點 |
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□ 電話/語音郵件 |
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□ 不予處理 |
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回復內(nèi)容：（請做出準確、詳細的回答）
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（１）許諾對方三日內(nèi)給出答復。 （２）聯(lián)系相關(guān)部門進行磋商，制定應對方案。 （３）將討論的方案上報主管領導，等待領導批示。 ……
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得 分 |
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評分人 |
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【文件一】
類 別：電話錄音
來電人：劉小敏 勞資員
接受人：秦冬 人事經(jīng)理
日 期：11月27日
您好！
文件一的回復表
回復方式：（請將選項前的“□”上打“√” ）
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回復方式 |
處理時間 |
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□ 信件/便函 |
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□ 面談 |
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□ 電話/語音郵件 |
11月28日下午2點30分 |
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□ 不予處理 |
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回復內(nèi)容：（請做出準確、詳細的回答） （1）做一次員工薪酬滿意度調(diào)查，確定有無提高福利計劃的必要；
（2）要求劉小敏提供具體的福利提高的方案，包括形式、金額和提高比例等；
（3）向公司高層匯報；
（4）與財務部溝通，確定所能提高福利費用的幅度空間；
（5）建議人事處調(diào)查人才需求供給現(xiàn)狀，提前做好人才儲備工作；
（6）加強員工思想教育，提高員工忠誠度；
（7）加強企業(yè)文化建設，做好核心員工的穩(wěn)定工作。 | |||
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得 分 |
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評分人 |
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【文件二】
類 別：電子郵件
來件人：孫平 工程部經(jīng)理
收件人：秦冬 人事經(jīng)理
日 期：11月26日
文件二的回復表
回復方式：（請將選項前的“□”上打“√” ）
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回復方式 |
處理時間 |
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□ 信件/便函 |
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□ 面談 |
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11月27日下午3點 |
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□ 電話/語音郵件 |
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□ 不予處理 |
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回復內(nèi)容：（請做出準確、詳細的回答） （1）派員去工程作已人員流失調(diào)查，并分析原因；
（2）派員做一份同行業(yè)薪金水平調(diào)查，對比分析國際業(yè)務部薪金水平情況；
（3）派員與流失人員面談，了解流失原因；
（4）指定人員到國際業(yè)務部聽取意見，草擬適合公司特點的中長期人才規(guī)劃；
（5）修改完善員工培訓管理規(guī)劃，重點突出英語培訓；
（6）派員與財務等部門溝通，了解公司工資承受能力，決定國際業(yè)務部人員薪金提升幅度的可能性；
（7）建立吸引員工、留住人才的機制；
（8）關(guān)于國際業(yè)務部從在校學生中招聘難的問題，可適當擴大招聘范圍和招聘方式，制定新的招聘制度。
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得 分 |
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評分人 |
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【文件三】
類 別：電話錄音
來件人：王睿 勞動關(guān)系與安全主管
收件人：秦冬 人事經(jīng)理
日 期：11月27日
秦經(jīng)理：
您好！
文件三的回復表
回復方式：（請將選項前的“□”上打“√” ）
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回復方式 |
處理時間 |
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□ 信件/便函 |
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□ 面談 |
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□ 電話/語音郵件 |
11月27日下午2點15分 |
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□ 不予處理 |
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回復內(nèi)容：（請做出準確、詳細的回答）
（1）立即向主管總裁匯報；
（2）立即根據(jù)公司應急預案組成事故處理小組；
（3）聯(lián)系相關(guān)醫(yī)院和鄭州交警部門，確保傷病員的全力救治；
（4）聯(lián)系傷亡員工家屬；
（5）聯(lián)系鄭州交警部門，確定事故責任，全力維護公司利益；
（6）與銷售部門聯(lián)系，確保貨物安全，做好工作交接，處理好與供應商的關(guān)系，求得理解；
（7）做好傷亡員工家屬前往鄭州的準備；
（8）聯(lián)系保險公司，協(xié)商理賠事宜；
（9）事故處理完后，要召開一次會議，分析事故原因，修改應急預案，防止事故再次發(fā)生。
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得 分 |
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評分人 |
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【文件四】
類 別：電子郵件
來件人：張玲 績效專員
收件人：秦冬 人事經(jīng)理
日 期：11月27日
秦經(jīng)理：
您好!
公司今年結(jié)束年中的績效考核后，準備實施基于目標考核的新的績效考核系統(tǒng)，從上周起要求各部門經(jīng)理和員工一起制定員工下半年的工作目標，按原定計劃，該項工作應在下周三前完成，績效監(jiān)督小組對工作進程進行了檢查，發(fā)現(xiàn)全公司32名部門經(jīng)理僅有4個完成了工作，大部分經(jīng)理尚未開始進行目標設定，當我們希望他們加快進度時，很多部門經(jīng)理抱怨根本沒有時間，覺得和員工共同制定工作目標是表面文章;還有部分部門經(jīng)理認為這是部門內(nèi)部的事，監(jiān)督小組是在干涉他們的工作。目前工作進展很不順利，請您能給我們一些支持。
文件四的回復表
回復方式：（請將選項前的“□”上打“√” ）
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回復方式 |
處理時間 |
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□ 信件/便函 |
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□ 面談 |
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11月27日下午3點30分 |
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□ 電話/語音郵件 |
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□ 不予處理 |
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回復內(nèi)容：（請做出準確、詳細的回答）
（1）請在近期內(nèi)根據(jù)工作安排繼續(xù)落實新方案；
（2）召開各部門會議，分析績效考核系統(tǒng)進展緩慢的原因；
（3）向各部門解釋新績效考核系統(tǒng)的目的、意義和要求；
（4）肯定四個已完成方案制定部門的成績，推廣他們的做法；
（5）派員協(xié)助各部門制定新考核體系；
（6）在原定時間基礎上，適當延長2-3天時間，讓各部門能充分結(jié)合公司要求做好新方案；
（7）監(jiān)督小組及時加強與各部門的溝通和協(xié)調(diào)，確保新考核體系的制定與公司提出的總目標的一致性；
（8）確?？冃Э己朔桨傅闹贫ū仨氂袉T工參加，確保公平與效率，發(fā)揮好激勵作用。
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得 分 |
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評分人 |
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