會計從業(yè)資格考試精選答疑:會計憑證設(shè)計的原則
問:會計憑證設(shè)計的原則
答:
會計憑證設(shè)計,就是根據(jù)被設(shè)計單位實(shí)際情況,對憑證的種類、內(nèi)容、用途、格式、傳遞程序作出科學(xué)的規(guī)劃,繪制出科學(xué)、規(guī)范的格式,以便為完整、及時、真實(shí)地記錄經(jīng)濟(jì)活動提供所需要的信息載體。同時在設(shè)計會計憑證時,還需考慮憑證的整理、審核、保管等問題,總的來說,會計憑證設(shè)計應(yīng)遵循以下原則:
(1)清晰性原則。原始憑證是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的寫實(shí),記賬憑證是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的科學(xué)分類,故清晰性原則的含義是:①能全面反映經(jīng)濟(jì)活動的真實(shí)情況,例如經(jīng)濟(jì)活動的發(fā)生時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、責(zé)任等情況,使人們一看便知而不致產(chǎn)生疑問;②憑證要素齊全,例如對外原始憑證中應(yīng)設(shè)計憑證名稱、填制日期、填制單位、接受單位、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價、計量單位、金額大寫與小寫、填制人簽章等內(nèi)容;③中心內(nèi)容或主要內(nèi)容應(yīng)排列在憑證的重要位置;④對記賬憑證而言,科目對應(yīng)關(guān)系要清楚,不僅要有總賬科目的位置,還要有明細(xì)科目的位置;⑤顏色顯明、易于區(qū)分不同用途的聯(lián)次,如收款收據(jù)一般為三聯(lián),第一聯(lián)給交款人,第二聯(lián)記賬,第三聯(lián)為存根,各聯(lián)顏色應(yīng)有明顯區(qū)別并標(biāo)明各聯(lián)聯(lián)次。
(2)經(jīng)濟(jì)性原則。經(jīng)濟(jì)性原則要求設(shè)計者做到:①盡量考慮一證兩用或多用,以節(jié)約紙張和減少數(shù)字的轉(zhuǎn)抄。如借款憑證代付款憑證,銀行各種結(jié)算憑證既是原始憑證又是記賬憑證等;②憑證面積以能充分反映業(yè)務(wù)內(nèi)容為原則,不宜過大或過小,過大浪費(fèi)紙張,增加了印刷成本,過小不便于保管;③專用憑證的常用項(xiàng)目應(yīng)事先印刷在憑證上,以免手寫耽誤時間且影響整潔和美觀。
(3)統(tǒng)一性原則。統(tǒng)一性原則要求,憑證的內(nèi)容和格式應(yīng)盡量做到統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化。全國性使用的憑證如車船票、機(jī)票、增值稅專用發(fā)票等,有關(guān)部門設(shè)計時應(yīng)做到全國統(tǒng)一,不能大小不一、內(nèi)容不一。一個單位內(nèi)部使用的憑證更應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化,例如收款憑證中會計科目欄稱總賬科目,而付款憑證中該欄又稱一級科目,或者收款憑證面積大,付款憑證面積小,都是不符合統(tǒng)一性原則的。貫徹統(tǒng)一性原則不僅使憑證內(nèi)容更清晰,同時也便于裝訂和歸檔保存,還有利于機(jī)械化操作和在全國范圍內(nèi)傳遞及使用信息。
(4)有利于加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算和內(nèi)部控制原則。
自制的許多原始憑證是為加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算和企業(yè)內(nèi)部管理服務(wù)的,設(shè)計時應(yīng)充分注意貫徹這一原則。例如職工考勤表、產(chǎn)品加工單、工時記錄、停工記錄、產(chǎn)量記錄、管理費(fèi)用分配卡等等的設(shè)計,都要便于各種核算、控制、分析和檢查,滿足管理需要和內(nèi)部控制的需要。
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