2022年寫商務(wù)英語郵件的6個技巧
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每一封email往來,都是你和與收信人之間的交流。很多人以為寫商務(wù)英語e-mail就應(yīng)該用生意腔,于是把本來有感情基礎(chǔ)的e-mail寫得官樣。
01、親切自然可以用We就不要用You
那具體要怎么做呢?把每次e-mail往來當成是跟對方進行了一次交談,只不過交談的介面是e-mail。
用我或者是我們做主詞,這樣才能讓email讀起來熱情、友善,像朋友交談那樣簡單自然,親切又人性化。
舉個例子:官樣e-mail:Your mail has been received.
親切e-mail:I have received your mail.
官樣e-mail:Your complaint is being looked into.
親切e-mail:We are looking into your complaint.
官樣e-mail:You will receive your computer by next week.
親切e-mail:We are happy to have your order. We shipped it by July 21.
02、一針見血,可以清楚就不要模糊
寫email最忌諱文縐縐,要打電話給人就用call,要去拜訪人就說visit,不要刻意用自以為正式但其實意思模模糊糊的字。
舉個例子:
模糊字:contact
清楚字:call/write/visit
模糊字:soon
清楚字:by March 15
03、言簡意賅,可以一個字就不要兩個字
大部分商業(yè)人士,每天都要閱讀大量e-mail。所以e-mail一定要寫得簡明扼要。與主題無關(guān)或者無助于e-mail目的之內(nèi)容,請毫不留情的舍棄。
舉個例子:
冗長句:The paper jam had the effect of a destructive force onthe copy machine.
精簡句:The paper jam destroyed the copy machine.
冗長句:We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.
精簡句:The enclosed brochure shows further manufacture details.
04、詞匯樸實,用對方看得懂的關(guān)鍵字
每個行業(yè)都有自己的行話,寫e-mail時要確定別人懂不懂你的行話,也盡量不用華麗詞藻。西方人習慣使用樸實的語言。
舉個例子:
迂回句:We look forward to a bright and glorious future of cooperation.
樸實句:We hope to have the opportunity to work with you inthe future.
迂回句:The choice of exogenous variables in relation tomulti-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.
樸實句:Supply determines demand.
05、技巧表達,讓人覺得you're helpful
同樣一件事說法不同,得到回應(yīng)就不同,有技巧的說法讓人樂于為你效勞。
舉個例子:
拙劣說法:In order to complete the claim you made, simply…
漂亮說法:To complete your transaction,…
拙劣說法:We want to get our check.
漂亮說法:To keep your account in the preferred customer class,send our check for NT$200,000 today.
06、起好標題,起一個專業(yè)的信件標題
也許很多人沒有意識到,e-mail的標題是很重要的一部分,郵件給對方的第一印象就是透過標題來完成。如果標題沒有內(nèi)容,看起來像群組垃圾郵件,命運就是直接進入垃圾桶。
舉個例子:
不專業(yè)標題:How are you?
專業(yè)標題:Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports
不專業(yè)標題:Can we work together?
專業(yè)標題:Proposal: Bright Ideas Imports—ABC‘s Partnership Opportunity
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