09年公務(wù)員考試面試重點題型之文件筐測驗

　　一、文件筐測驗的概念與特點

　　(一)文件筐測驗的概念

　　所謂文件筐測驗，也稱公文處理測驗，屬于情景模擬面試方法的一種，是評價候選人能否勝任特定管理崗位的常用情境模擬技術(shù)之一。公務(wù)員面試文件筐測驗手段最初來自于企業(yè)選拔領(lǐng)導(dǎo)干部時常用的方法，目前廣泛應(yīng)用于領(lǐng)導(dǎo)行為、培訓(xùn)、工作滿意度、績效評估、組織公民行為、組織信息加工、決策、壓力管理、組織氣氛等諸多領(lǐng)域的研究。

　　公務(wù)員面試的主要目的是要考核考生的基本素質(zhì)是否與公務(wù)員崗位要求相匹配，尤其要考核考生處理公文的能力。由于申論目前采用提出問題、分析問題與解決問題的模式，在一定程度上不能充分地考核考生處理公文的能力。而文件筐測驗方法則恰恰是針對這一缺陷而設(shè)計的面試方法。

　　在公務(wù)員面試中，文件筐測驗往往用于在限定角色、限定時間、限定背景、限定條件的前提下，通過要求考生處理諸如記錄、報告、請示、聲明、通知、總結(jié)、函電函件、備忘錄、待審批簽發(fā)的文件、統(tǒng)計資料和報表等日常公務(wù)來考察被試者的計劃、組織、預(yù)測、決策和溝通等能力。一般只給日歷、背景介紹、測驗提示和紙筆，考生在沒有旁人協(xié)助的情況下回復(fù)函電，擬寫指示，做出決定，以及安排會議。評分除了看書面結(jié)果外，還要求考生對其問題處理方式做出解釋，根據(jù)其思維過程予以評分。

　　(二)文件筐測驗的特點

　　文件筐測驗把被試者置于模擬的工作情境中去完成一系列的工作，與通常的紙筆測驗相比，較能反映被試者的真實能力水平。與結(jié)構(gòu)化面試、無領(lǐng)導(dǎo)小組討論等其他測評技術(shù)相比，它提供給被試者的背景信息和測驗材料以及被試的作答都是以書面形式完成的，一方面考慮到被試者在日常工作中接觸和處理大量文件的需要，另一方面也為每一位被試者提供了工作的前提條件和機會相等的情境。文件筐測驗可以同時對大批量的被試者進行測試，這也是其他情境測驗方式所無法比擬的。

　　文件筐測驗是評價擔(dān)任特定職務(wù)的管理人員在典型職業(yè)環(huán)境中獲取、研究有關(guān)資料、得體處理各類信息、準確做出管理決策、有效開展指揮、協(xié)調(diào)和控制工作能力及其現(xiàn)場行為表現(xiàn)的綜合性測驗。文件筐測驗作為評價技術(shù)手段體系的一個重要組成部分，一直被認為是選拔領(lǐng)域有效的甄選工具之一。與其他面試方法相比，文件筐測驗具有全面性、針對性、準確性、公平性、復(fù)雜性、難以把握等特點。

　　1.全面性

　　文件筐測驗要求考生在限定條件下，迅速準確地處理一系列公文，這就要求考生必須全面調(diào)動自己的知識儲備與經(jīng)驗積累，不僅僅是要保證公文格式的完整準確，而且還必須能夠?qū)μ囟ㄎ募婕暗谋尘爸R(如業(yè)務(wù)知識)、操作經(jīng)驗以及其他能力要素有全面的把握。也就是說，考生在考場強刺激環(huán)境下，必須能夠迅速調(diào)用自己與待處理文件有關(guān)的一切要素，才能夠取得優(yōu)秀的成績。而且公文筐測驗是一套公文的組合，可以同時從多個維度上評定一個人的管理能力，這些能力是知識、經(jīng)驗和智力相互作用和整合的結(jié)果，具有綜合性。

　　2.針對性

　　結(jié)構(gòu)化面試和無領(lǐng)導(dǎo)小組討論往往存在一個共同的缺陷，即考試題目常常陷入過于抽象、過于籠統(tǒng)、過于概括的境地，這種籠統(tǒng)性使公務(wù)員面試的針對性在一定程度上有所弱化。從而導(dǎo)致考試本身的信度與效度也隨之下降，不利于選拔符合職位崗位要求的最佳人選。而文件筐測驗則不同，題目一般都會具有很強的實踐性與操作性，針對某一個或某幾個特定的公務(wù)，這些公務(wù)都是考生在進入工作崗位之后常常要處理、要面對的公務(wù)。考生在考場上的表現(xiàn)，在一定程度上能夠反映出考生在進入工作崗位之后的表現(xiàn)。

　　3.準確性

　　文件筐測驗最大的優(yōu)點在于其具有較高的表面效度，它模擬的是真實工作情境，測驗材料是實際工作的樣本。作為一種情境模擬技術(shù)，文件筐中有的公文材料采用手寫體，有的函件采用報考單位的信箋書寫，這使其具有較好的模擬效果，比傳統(tǒng)的認知測驗和人格測驗更能吸引被試者投入測試，也有利于考官根據(jù)考生的處理態(tài)度、處理方式、處理結(jié)果來直觀而準確地判斷考生潛在的素質(zhì)是否能夠與職位崗位要求形成最佳匹配。文件筐測驗高度仿真和接近管理實戰(zhàn)，非常有利于激發(fā)被測評者的積極性和創(chuàng)造性，對于在很短的時間內(nèi)全面、準確掌握管理者的能力、潛能以及個性心理特征的某些關(guān)鍵要素具有不可替代的重要作用，是不折不扣的“管理者實戰(zhàn)演習(xí)”。兩小時左右的文件筐測驗對被測評者自身綜合素質(zhì)狀況、工作經(jīng)驗積累、專業(yè)知識和相關(guān)知識的系統(tǒng)整合與嫻熟應(yīng)用的考察效果為其他許多人事測驗所望塵莫及。據(jù)統(tǒng)計，歐美發(fā)達國家和日本在選拔、評價管理人員時最常用的技術(shù)就是評價中心，而評價中心中文件筐測驗的使用頻率高達95%。文件筐測驗效度和信度極高(信度相關(guān)系數(shù)為0.92)。研究表明文件筐測驗具有良好的內(nèi)容效度。雖然文件筐在測驗過程中采用的是靜態(tài)的考察方式，但是其材料包羅萬象，范圍廣泛，任何靜態(tài)的測評要素，比如背景知識、專業(yè)知識、操作經(jīng)驗以及能力傾向等都可以隱含于文件之中，通過文件處理這種形式對被試者的潛在能力和綜合素質(zhì)進行考察。

　　文件筐測驗中的成績與實際工作中的表現(xiàn)有很大的相關(guān)，對被試者未來工作績效有很好的預(yù)測能力，即該測驗具有良好的預(yù)測效度。因此，只要被試者能夠妥善處理文件筐中的各類文件，評價者就有理由認為被試者在一定程度上具備了勝任新職位所需要的素質(zhì)。西方有研究者觀察了51人的工作實際績效后發(fā)現(xiàn)，工作績效與文件筐測驗之間的相關(guān)度高達0.42;還有人發(fā)現(xiàn)文件筐測驗的績效與日后三年內(nèi)的晉升之間的相關(guān)度為0.32。

　　4.公平性

　　文件筐測評的技術(shù)手段，與其他面試手段不同，它常常采用團體測評的方式。所有考生同時對一個文件筐進行處理。由于這種處理一般都是以書面形式完成的，因此基本上可以排除相互之間的影響和干擾，也排除了結(jié)構(gòu)化面試入場次序不同所導(dǎo)致的不公平現(xiàn)象(比較典型的是：結(jié)構(gòu)化面試中，最后一個入場接受測評的考生，在表現(xiàn)相同的情況下，成績往往會比先入場的考生要低，這與考官的心理變化有關(guān))。與結(jié)構(gòu)化面試考官獨立打分不同，文件筐常常由考官組進行討論之后，才對考生的表現(xiàn)做出綜合評價，這有助于提高公文處理的信度。

　　5.復(fù)雜性

　　文件筐測驗的復(fù)雜性體現(xiàn)在老師命題、培訓(xùn)考官、考生答題、考官評分整個面試過程。老師在命題的過程中，必須考慮到考生所報考職位的特點與要求，考慮到題目所涉及的公務(wù)在日常工作中的代表性與全面性，還要盡可能降低外在因素對準確判斷考生潛質(zhì)的消極影響，很大的題量、很長的考試時間，對考官自身的素質(zhì)提出了較高的要求，采用文件筐測驗，會使得面試時間成倍地增加，也使得面試的成本大大增加，這無疑也加大了面試的難度。

　　6.評分的困難性

　　由于文件筐測評具有很強的針對性，因此就不僅僅對考生的素質(zhì)提出了更高的要求，對考官評分的要求也大大提高。在我國公務(wù)員面試中，考官組成的規(guī)則決定了同一個考官要對大量報考不同部門不同職位的考生進行面試與測評。而不同部門、不同職位所面臨的日常公文又具有一定的區(qū)別，考官很難對所有部門與職位的日常工作都相當(dāng)了解，加之個人素質(zhì)、機構(gòu)性質(zhì)、工作理念的差異，使得文件筐測評從工作分析、能力分析到選擇材料、題目成型，都存在著較大的困難。

　　一份文件的處理，除了個人素質(zhì)的原因外，機構(gòu)、氛圍、管理觀念等不同的組織，具有不同的評價標(biāo)準。顯然政府機關(guān)與公司企業(yè)、私營企業(yè)與國有企業(yè)對有關(guān)文件的處理是大相徑庭的。在我國從事實際工作的人們往往缺乏對招聘單位管理或經(jīng)營狀況的深入了解，因而文件如何處理才能充分表明考生具備招聘職位所需素質(zhì)，專業(yè)人員與實際工作者往往存在理解上的差異。因此，評分不容易把握。

　　二、文件筐測驗的題目編制

　　文件筐測驗的題目編制與結(jié)構(gòu)化面試大同小異，除了共性之外，其題目編制還有以下幾個特點：

　　(一)工作分析

　　工作分析是文件筐測驗題目編制的第一步，也是文件筐測驗題目編制的根本指針。命題人需要根據(jù)招考職位說明書，對各個與文件筐測驗相關(guān)職位工作的特點、必備的知識、經(jīng)驗、能力進行充分的調(diào)研了解，以便題目的編制能夠充分體現(xiàn)出招考職位的素質(zhì)要求。工作分析的方法可以是面談、現(xiàn)場觀察或問卷。通過工作分析，命題人基本上可以確定文件筐測驗需要測評哪些要素，各個要素能夠得到測評的程度以及所占權(quán)重。

　　文件筐測驗一般可以考查以下要素：

　　1.書面表達及其理解;

　　2.統(tǒng)籌計劃能力;

　　3.組織協(xié)調(diào)能力;

　　4.洞察問題和判斷、決策能力;

　　5.任用授權(quán)能力;

　　6.指導(dǎo)控制能力;

　　7.崗位特殊素質(zhì)，如法規(guī)條例知識。

　　(二)文件設(shè)計

　　在進行了充分的職位調(diào)研，確定需要測評的要素及所占權(quán)重之后，命題人就需要進行文件設(shè)計的工作。文件設(shè)計工作的第一步，是選擇文件種類，例如報表、備忘錄、批示、請示、信函、通知、報告等。一般情況下，命題人可以選擇其中的一個文件種類，如統(tǒng)計報告，也可以選擇幾個文件種類進行組合式命題。文件設(shè)計工作的第二步，是確定每個文件的具體內(nèi)容，如文件假定的背景(包括考生的身份設(shè)定、考生所處場景)，文件的具體要求、具體格式，工作的具體內(nèi)容。如果文件數(shù)量較多，則時間以2～3小時為宜。文件的簽發(fā)方式及其行文規(guī)定可以忽略，但文件的行文方向(對上與對下，對內(nèi)與對外等)應(yīng)有所區(qū)別，特別要注意各個文件測評要素的設(shè)計。一個文件不同的處理常?？梢泽w現(xiàn)不同的要求，對文件的處理方式要有所控制，確定好計分規(guī)則或計分標(biāo)準，要求測評要素與評分標(biāo)準做到一一對應(yīng)，須盡量避免一個測評要素對應(yīng)兩個及兩個以上評分標(biāo)準，或者測評要素與評分標(biāo)準無法對應(yīng)的現(xiàn)象。

　　整個文件筐測驗的設(shè)計要特別注意兩點：

　　一是測驗材料難度的把握。目前國內(nèi)對各個職位應(yīng)具備何種程度的知識、經(jīng)驗和能力缺乏客觀可靠的依據(jù)，難度的把握比較困難。把握不準，材料過易或者過難，都容易導(dǎo)致考試成績?nèi)狈茖W(xué)的區(qū)分度，不利于選拔最優(yōu)秀的人才。

　　二是要注意材料真實性程度的把握。完全杜撰的材料，考生可以根據(jù)一般知識推理，處理的結(jié)果沒有針對性，看不出考生的水平差異，考生被錄取后需要經(jīng)過較長時間的培訓(xùn)和適應(yīng)才能勝任工作。完全真實的材料，過于偏重經(jīng)驗的考查，忽視潛能的考查，最后選拔到的人無疑是完全與招聘單位文化氣氛相同的人，違背了引入外來人才、給單位輸入新鮮血液的本來目的。同時完全真實的材料，使招聘考試本身對單位內(nèi)部考生和單位外部考生不公平，同樣的能力水平，內(nèi)部考生被錄取的可能性更大，結(jié)果給人留下“一切都是內(nèi)定，考試不過是走形式”的印象，這對真正想引進外部人才的單位尤其不利。

　　三、文件筐測驗的實施

　　文件筐測驗可以單獨測試，但為了節(jié)約時間和成本，也可以集體施測，實施過程分準備、測試和評分三個步驟。

　　1.準備

　　主要指測驗材料和測試場所的準備。給每個考生的測驗材料，事前要編上序號，答卷紙也要有相應(yīng)序號，實施前要注意清點核對。答卷紙主要由三部分內(nèi)容構(gòu)成：一是考生姓名(或編號)、應(yīng)聘單位和職位、文件序號等;二是處理意見(或處理措施)、簽名及處理時間;三是處理的理由。文件序號只是文件的標(biāo)識順序，不代表處理的順序，應(yīng)允許考生根據(jù)輕重緩急調(diào)整順序，但給所有考生的文件順序必須相同，以示公正。測試的場所要求比較寬敞、安靜，每個人一桌一椅，相互之間無干擾。為了保密，最好所有考生在同一時間完成。如果文件內(nèi)容涉及到招聘單位內(nèi)部的一些情況，測試前應(yīng)對所有考生提供培訓(xùn)，介紹相關(guān)情況，縮小內(nèi)部考生和外部考生對職位熟悉程度的差別。

　　2.實施

　　主試者要對測驗要求做一個簡單介紹，說明注意事項，然后發(fā)給考生測試指導(dǎo)語和答卷紙，回答考生的提問，當(dāng)考生沒有問題后，再發(fā)測試用的文件。考生人數(shù)比較少時，也可以一次將材料發(fā)給考生，但要求考生嚴格遵從主試的要求，先看指導(dǎo)語再看文件。測試指導(dǎo)語是測試情景、考生扮演的角色、考生任務(wù)和測試要求的說明，必須明確、具體，一目了然。

　　有時在初級人員的文件筐測驗中，發(fā)給考生指導(dǎo)語后，讓考生完成一個指導(dǎo)語的測驗，這種測驗一般都是客觀題，其內(nèi)容是針對考官文件筐測驗指導(dǎo)語，目的是強迫考生熟悉理解指導(dǎo)語，這在文件水平低的群體中有時十分有用，尤其是在公務(wù)員面試過程中，絕大多數(shù)考生(尤其是我國公務(wù)員考試中，應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生占了相當(dāng)?shù)谋壤?都沒有相應(yīng)的工作經(jīng)驗，而且大多是第一次參加文件筐測驗的面試，因此很有必要增加引導(dǎo)語的測驗環(huán)節(jié)，避免考生因陌生而對測試注意的事項不清楚、不明白導(dǎo)致不能發(fā)揮出正常水平，這也有利于公平、公正地選拔最優(yōu)秀的人才進入公務(wù)員隊伍，符合公務(wù)員文件筐測驗面試的初衷。

?2009年國家公務(wù)員考試申論輔導(dǎo)
?2009年國家公務(wù)員考試行政能力輔導(dǎo)
?2009年公務(wù)員面試全程指導(dǎo)

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