信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師新大綱范文之范圍管理

【摘要】

2016年 7月，我參加了╳╳市物價(jià)局發(fā)起的“智慧物價(jià)”信息綜合管理平臺(tái)系統(tǒng)的建設(shè)工作，擔(dān)任承建方項(xiàng)目經(jīng)理，該信息綜合管理平臺(tái)系統(tǒng)的主要功能有括價(jià)格監(jiān)測(cè)預(yù)警、價(jià)格應(yīng)急監(jiān)測(cè)、價(jià)格監(jiān)督檢查、商品價(jià)格管理、價(jià)格認(rèn)證管理、成本信息管理、價(jià)格信息發(fā)布、價(jià)格行政審批、價(jià)格調(diào)節(jié)基金監(jiān)管、 12358投訴舉報(bào)聯(lián)動(dòng)、價(jià)格信息互動(dòng)服務(wù)、收費(fèi)管理、協(xié)同辦公平臺(tái)及物價(jià)門(mén)戶網(wǎng)站等 14個(gè)業(yè)務(wù)管理模塊，建設(shè)費(fèi)用 780萬(wàn)元，系統(tǒng)上線之前用單一系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行信息管理與業(yè)務(wù)處理，信息孤立、統(tǒng)計(jì)繁瑣、周期長(zhǎng)，該項(xiàng)目于 2017年 6月通過(guò)了業(yè)主方的驗(yàn)收上線運(yùn)行后 ,贏得了用戶的一致好評(píng)，使項(xiàng)目獲得了圓滿成功。本文結(jié)合我的實(shí)際經(jīng)驗(yàn) ,以該項(xiàng)目為例 ,討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的范圍管理 ,主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行了闡述 :規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建 WBS、確認(rèn)范圍、控制范圍等內(nèi)容，有效提高了范圍管理水平，滿足了項(xiàng)目干系人需求和期望。

【正文】

╳╳市“智慧物價(jià)”信息綜合管理平臺(tái)系統(tǒng)項(xiàng)目是在政府加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)物價(jià)調(diào)控能力的背景下于 2016年 7月由╳╳市物價(jià)局啟動(dòng)的，我公司中標(biāo)該項(xiàng)目，中標(biāo)金額為 780萬(wàn)元，其中軟件部分為 360萬(wàn)元。本人在該項(xiàng)目中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理。項(xiàng)目歷時(shí)一年于 2017年 6月通過(guò)客戶方的驗(yàn)收。

該項(xiàng)目旨在建立一套集物價(jià)信息采集、分析、處理、發(fā)布于一體的系統(tǒng)，包括價(jià)格監(jiān)測(cè)預(yù)警、價(jià)格應(yīng)急監(jiān)測(cè)、價(jià)格監(jiān)督檢查、商品價(jià)格管理、價(jià)格認(rèn)證管理、成本信息管理、價(jià)格信息發(fā)布、價(jià)格行政審批、價(jià)格調(diào)節(jié)基金監(jiān)管、 12358投訴舉報(bào)聯(lián)動(dòng)、價(jià)格信息互動(dòng)服務(wù)、收費(fèi)管理、協(xié)同辦公平臺(tái)及物價(jià)門(mén)戶網(wǎng)站等十四個(gè)子模塊，涵蓋了該單位的主要業(yè)務(wù)工作。系統(tǒng)采用 J2EE體系結(jié)構(gòu)，可實(shí)現(xiàn) B/S、手機(jī)客戶端等多客戶端接入，開(kāi)發(fā)環(huán)境采用 eclipse(Helios Service Release 1)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用 Oracle11g。

由于該系統(tǒng)具有建設(shè)規(guī)模大(涵蓋物價(jià)部門(mén)幾乎所有業(yè)務(wù))，建設(shè)時(shí)間緊(建設(shè)期限為一年)，涉及的干系人多(內(nèi)部干系人包括項(xiàng)目組各類成員、公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)人員，外部干系人不僅包括市局各科室，也包括 12個(gè)區(qū)縣物價(jià)局的相關(guān)人員、運(yùn)營(yíng)商等)，參與的項(xiàng)目成員多(高峰時(shí)達(dá)到 60人，我將小組成員分為硬件集成部署組、數(shù)據(jù)中心組、軟件開(kāi)發(fā)組、平臺(tái)測(cè)試組(四個(gè)小組)，采購(gòu)的貨物眾多(網(wǎng)絡(luò)及安全設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、負(fù)載均衡、統(tǒng)一認(rèn)證、虛擬化平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)、觸摸屏、信息采集設(shè)備等)等特點(diǎn)，為了保證項(xiàng)目圓滿完成，我組建了強(qiáng)矩陣的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)，通過(guò)有效的項(xiàng)目管理，特別是出色的范圍管理，帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員經(jīng)過(guò)奮戰(zhàn)獲得了良好的績(jī)效，取得了項(xiàng)目的成功。本文將圍繞該項(xiàng)目的范圍管理進(jìn)行重點(diǎn)討論。

一、規(guī)劃范圍管理

凡事遇則立，不預(yù)則廢。進(jìn)行項(xiàng)目的范圍管理也是如此。項(xiàng)目啟動(dòng)后不久，在了解項(xiàng)目初步范圍的基礎(chǔ)上，我就組織項(xiàng)目成員制定了一個(gè)大致的《項(xiàng)目管理計(jì)劃》，然后和項(xiàng)目組一起，在《項(xiàng)目管理計(jì)劃》的總體輪廓下，依據(jù)該項(xiàng)目的章程和項(xiàng)目的初步范圍，制定了《項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃》(初稿)，為范圍管理的后續(xù)過(guò)程提供指南和依據(jù)。我們制定的《范圍管理計(jì)劃》的大致內(nèi)容是：如何進(jìn)行范圍的定義、確認(rèn)和控制，以及如何進(jìn)行 WBS的分解。

二、收集需求

在定義范圍方面，我花了相當(dāng)多的時(shí)間和精力，目的就是要把項(xiàng)目需求這一源頭搞清楚;在調(diào)研需求和定義范圍過(guò)程中，我們主要采用的是訪談、會(huì)議和原型展示相結(jié)合的需求調(diào)研方法。初期我們主要采用訪談和會(huì)議，我將分析人員分成幾個(gè)小組，每組 2-3人，各小組根據(jù)區(qū)域劃分深入市局各科室和區(qū)縣物價(jià)局，與一線科員進(jìn)行深入交流，了解他們的工作過(guò)程、存在的問(wèn)題，以及他們對(duì)未來(lái)系統(tǒng)的期望等，每個(gè)地方駐點(diǎn)一周，每個(gè)地點(diǎn)駐點(diǎn)完成后要提交一份調(diào)研報(bào)告給我，每周(一般是周一早上)所有系統(tǒng)分析人員要召開(kāi)一次碰頭會(huì)，總結(jié)和交流需求調(diào)研的情況，會(huì)后形成匯總的需求調(diào)研報(bào)告。第一輪調(diào)研工作完成后，我們形成了《項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)(初步)》，然后我組織開(kāi)發(fā)人員根據(jù)初步的范圍說(shuō)明書(shū)開(kāi)發(fā)出系統(tǒng)原型，再由分析人員到各單位向系統(tǒng)未來(lái)的使用人員進(jìn)行演示，進(jìn)行了第二輪的需求調(diào)研?？蛻粼谶@一輪的需求調(diào)研中表現(xiàn)出了較高的積極性，提出了很多建設(shè)性的意見(jiàn)，我們匯總這些意見(jiàn)后形成了《項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)(2.0版)》。

三、定義范圍

根據(jù) 2.0版的范圍說(shuō)明書(shū)，我再次組織開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行原型開(kāi)發(fā)，如此反復(fù)了幾次之后客戶對(duì)系統(tǒng)的需求基本定下，我找建設(shè)方的項(xiàng)目經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)》進(jìn)行了簽字確認(rèn)，后續(xù)的變更就需要走變更流程才能對(duì)其進(jìn)行修改了。同時(shí)我們也編制了一份《系統(tǒng)需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)》，作為項(xiàng)目組內(nèi)部設(shè)計(jì)及后續(xù)開(kāi)發(fā)、測(cè)試等的依據(jù)。在《項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)》中我們以客戶能懂的語(yǔ)言描述了系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的功能、項(xiàng)目過(guò)程中需要提交的交付物、項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、約束假設(shè)條件和項(xiàng)目的進(jìn)度里程碑等。另外，我們對(duì)系統(tǒng)不實(shí)現(xiàn)哪些功能、不提交哪些交付物也進(jìn)行了明確說(shuō)明。

四、創(chuàng)建 WBS

《項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)》得到用戶確認(rèn)后，我們進(jìn)行了 WBS分解。WBS的分解是一項(xiàng)非常重要的工作，好的 WBS結(jié)構(gòu)能使得原來(lái)看起來(lái)非常籠統(tǒng)、模糊的項(xiàng)目目標(biāo)一下子清晰起來(lái)，使得項(xiàng)目管理有依據(jù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)變清晰。由于WBS分解涉及到將要開(kāi)展的具體工作，所以將來(lái)要做這些工作的項(xiàng)目成員最有發(fā)言權(quán)，我讓小組的組長(zhǎng)和骨干成員都參與到 WBS的分解中。實(shí)踐證明這樣做既符合后續(xù)軟硬件設(shè)計(jì)、編碼、實(shí)施人員的實(shí)際水平，又能得到他們最大程度的認(rèn)同。我們進(jìn)行 WBS分解時(shí)制定了如下原則：在各層次上都保證項(xiàng)目的完整性;一個(gè)工作單元只從屬于一個(gè)上層工作單元;相同層次的工作包應(yīng)有相同性質(zhì);工作單元應(yīng)便于進(jìn)行進(jìn)度和成本的控制;工作包一般不大于 80小時(shí);采用滾動(dòng)規(guī)劃，不求一次把所有工作包都分解出來(lái)。據(jù)此我們的 WBS分成四層，第一層是按照子系統(tǒng)劃分的，包括十四個(gè)子系統(tǒng)和項(xiàng)目管理;第二層是按定義需求、設(shè)計(jì)、編碼、測(cè)試、驗(yàn)收等生命周期來(lái)劃分的;第三層是對(duì)第二層的進(jìn)一步細(xì)化，比如定義需求又分成需求調(diào)研、需求分析、需求定義和需求驗(yàn)證等;第四層是對(duì)第三層的進(jìn)一步細(xì)分，比如需求調(diào)研又分成客戶現(xiàn)場(chǎng)訪談、會(huì)議、建立原型等。對(duì)于 WBS中工作單元的細(xì)節(jié)信息，我們?cè)?WBS字典中加以描述。WBS分解是一項(xiàng)很重要的工作，在這一過(guò)程中我們發(fā)現(xiàn)《項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)》中存在較多不明確的方面，通過(guò) WBS分解而得到明確。WBS分解工作完成后，項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)就確定了。

五、確認(rèn)范圍

項(xiàng)目可交付成果、子功能被開(kāi)發(fā)出來(lái)之后，我們項(xiàng)目組內(nèi)部先對(duì)其進(jìn)行評(píng)審和測(cè)試，通過(guò)后，把這些成果交付給用戶，和用戶一道按范圍基準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求進(jìn)行確認(rèn)范圍(即驗(yàn)收)。由于該項(xiàng)目范圍廣、功能點(diǎn)多，我們找客戶進(jìn)行局部確認(rèn)范圍的頻次較高，在里程碑點(diǎn)一般舉行較為正式的會(huì)議，非里程碑點(diǎn)一般通過(guò)當(dāng)面交流的方式，雖然這樣做增加了不少工作量，但對(duì)于最后一次性通過(guò)竣工驗(yàn)收非常有利。在確認(rèn)范圍時(shí)，對(duì)于局部確認(rèn)范圍，我們主要是邀請(qǐng)客戶方、監(jiān)理方參與評(píng)審和測(cè)試;對(duì)于全局確認(rèn)范圍，主要是由客戶方邀請(qǐng)第三方(按照該市政府的規(guī)定，為市電子政務(wù)項(xiàng)目老師組)進(jìn)行評(píng)審。

六、控制范圍

控制范圍就是監(jiān)督項(xiàng)目的范圍狀態(tài)，管理范圍變更的過(guò)程。該項(xiàng)目用戶范圍廣、功能多(涉及建設(shè)方工作的幾乎所有領(lǐng)域)的特點(diǎn)決定了該項(xiàng)目在開(kāi)發(fā)過(guò)程中避免不了范圍的變更，在項(xiàng)目一開(kāi)始我就很清楚，如果不做好范圍的控制，該項(xiàng)目很難在合同規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，預(yù)算也必然超支，所以項(xiàng)目一開(kāi)始我就高度重視范圍的控制工作。開(kāi)始時(shí)我主要是在與客戶簽訂的合同上下功能，將經(jīng)過(guò)客戶方確認(rèn)的《項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)》作為合同的附件附上，同時(shí)在合同正文上明確范圍變更的審批權(quán)限(即 CCB由哪些人組成)和變更進(jìn)行的流程;在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，果然有很多人提出這個(gè)那個(gè)新需求，要求添加進(jìn)去，我讓他們提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)之后才能實(shí)施，開(kāi)始的時(shí)候很多人認(rèn)為我們很難講話，開(kāi)始不配合工作，我拿出很多時(shí)間與他們溝通，說(shuō)明這樣做是為他們好。經(jīng)過(guò)苦口婆心的說(shuō)明，部分客戶有所好轉(zhuǎn)，但有部分客戶很難講話，我的工作一度陷入困境，這個(gè)時(shí)候我一方面對(duì)哪些“刁難的人”采用剛性的合同來(lái)“說(shuō)話”，但更多的還是用“柔性”的溝通來(lái)解決存在的問(wèn)題。功夫不負(fù)有心人，到項(xiàng)目結(jié)束的時(shí)候，大家都理解了我的做法，說(shuō)我“做事很穩(wěn)，有路數(shù)”。

╳╳市“智慧物價(jià)”信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目于 2017年 6月 20日全部上線并順利通過(guò)了用戶的驗(yàn)收，在合同規(guī)定的日期前 10天左右圓滿完成了各項(xiàng)任務(wù)，至今已運(yùn)行 5個(gè)多月的時(shí)間，運(yùn)行狀況良好，得到用戶的一致好評(píng)。在本項(xiàng)目的范圍管理中，我總結(jié)了如下幾條經(jīng)驗(yàn)：事先要有明確的計(jì)劃作為指導(dǎo);關(guān)于范圍控制方面，一定要在項(xiàng)目正式開(kāi)始前與用戶就變更的審批權(quán)限和變更的流程達(dá)成一致意見(jiàn)，最好能寫(xiě)進(jìn)合同中(或簽訂補(bǔ)充協(xié)議作為合同的一部分)，在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中一定要嚴(yán)格按照變更的規(guī)定流程進(jìn)行，要死死的扛住，多用溝通來(lái)化解客戶的不理解;必須在《項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)》上多花一些時(shí)間，比如，把范圍確認(rèn)(驗(yàn)收)的標(biāo)準(zhǔn)事前就在《項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)》中盡量說(shuō)明清楚，并且經(jīng)過(guò)客戶確認(rèn)，這樣可以避免客戶當(dāng)事人(特別是政府部門(mén)的人)“不敢輕易簽字”的問(wèn)題; WBS的分解最好讓執(zhí)行候選工作任務(wù)的當(dāng)事人參與，因?yàn)槲ㄓ袇⑴c，才有認(rèn)同。

項(xiàng)目雖然取得了不錯(cuò)的成績(jī)，但也存在需要改進(jìn)的地方，如：對(duì)項(xiàng)目邊界之外可能會(huì)有哪些工作描述得還是比較粗糙，如果能在《范圍說(shuō)明書(shū)》中對(duì)不應(yīng)該包括在項(xiàng)目范圍之內(nèi)的工作描述得更細(xì)一點(diǎn)，就可以很輕松地排除客戶的一些變更要求，避免一些無(wú)謂的爭(zhēng)執(zhí);在范圍確認(rèn)環(huán)節(jié)，常常因?yàn)榭蛻裘?，不能及時(shí)參與而耽誤了不少時(shí)間，對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，應(yīng)該找客戶方的領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)清楚地知道，客戶方的項(xiàng)目經(jīng)理是需要投入很多時(shí)間在該項(xiàng)目上的，讓客戶方的項(xiàng)目經(jīng)理專職(基本上很難)或?qū)㈨?xiàng)目的工作納入其主要(至少也是重要)工作事項(xiàng)和績(jī)效考核中，這樣項(xiàng)目經(jīng)理才有時(shí)間和積極性參與到項(xiàng)目中。

牢記不足，吸取教訓(xùn)，相信通過(guò)不斷的積累和不懈的努力，我的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理能力一定可以得到不斷提高。