秘書資格考試公文寫作技巧：公文寫作試論

　　秘書資格考試公文寫作技巧:

公文的含義

　　公文──就是公務(wù)文書。指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理各種事務(wù)中形成的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書面材料，或稱文件。

　　公文的特征

　　一、有鮮明的政治性。

　　二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織。

　　三、有法定的權(quán)威和特定的格式。作為機(jī)關(guān)的喉舌，公文可以代表機(jī)關(guān)發(fā)言代表制發(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威。因此，制發(fā)公文必須統(tǒng)一格式，不能各行其是。

　　四、有現(xiàn)實(shí)的效用。

　　公文的作用

　　一、有上傳下達(dá)、互通情報(bào)的作用。

　　二、有工作依據(jù)和憑證的作用。

　　三、有宣傳教育的作用。

　　四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。

　　公文的格式

　　公文的格式一般包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)(或機(jī)關(guān)用章)、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、文件版頭、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。

　　一、標(biāo)題。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標(biāo)題“三要素”。如：《延華集團(tuán)董事局關(guān)于表彰1997年度先進(jìn)工作者的通知》這一文件標(biāo)題中，“延華集團(tuán)董事局”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“關(guān)于表彰1997年度先進(jìn)工作者”是發(fā)文事由，“通知”是公文種類。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容。公文標(biāo)題的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。

　　二、主送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報(bào)等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機(jī)關(guān)都是受文機(jī)關(guān)，也就是發(fā)文的主送機(jī)關(guān);下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告或請(qǐng)示的公文，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)報(bào)送另一機(jī)關(guān)，可彩抄報(bào)形式。主送機(jī)關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫。

　　三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌冗長(zhǎng)雜亂。請(qǐng)示問(wèn)題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。

　　四、發(fā)文機(jī)關(guān)。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機(jī)關(guān)一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機(jī)關(guān)。機(jī)關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文生效的憑證。

　　五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時(shí)開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)的下面并稍向右錯(cuò)開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時(shí)間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

　　六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個(gè)詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財(cái)務(wù) 管理 規(guī)定”等，詞組之間不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，用醒目的黑體字標(biāo)出，以便分類歸檔。

　　七、抄報(bào)、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。送往單位是上級(jí)機(jī)關(guān)列為抄報(bào)，是平級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)列為抄送。抄報(bào)、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁(yè)下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報(bào)抄送單位、印刷機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。

　　八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標(biāo)明是哪個(gè)機(jī)關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××(機(jī)關(guān))文件”，下面加一條紅線(黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星)襯托。

　　九、公文編號(hào)。一般包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。如：“國(guó)發(fā)[1997]5號(hào)”，代表的是國(guó)務(wù)院一九九七年第五號(hào)發(fā)文。“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院的代字，“[1997]”是年號(hào)，(年號(hào)要使用方括號(hào)“[ ]”)，“5號(hào)”是發(fā)文順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文編號(hào)。編號(hào)的位置：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置;無(wú)文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號(hào)的作用：在于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找;在引用公文時(shí)，可以作為公文的代號(hào)使用。

　　十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請(qǐng)示或報(bào)告，需要印有簽發(fā)人名，以示對(duì)所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號(hào)的右下方，字體較編號(hào)稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

　　十一、機(jī)密等級(jí)。機(jī)密公文應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級(jí)，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。機(jī)密等級(jí)由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來(lái)劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機(jī)密的安全。密級(jí)的位置：通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。機(jī)密公文還要按份數(shù)編上號(hào)碼，印在文件版頭的左上方，以便查對(duì)、清退。

　　十二、緊急程度。這是對(duì)公文送達(dá)和輸時(shí)限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急工作問(wèn)題的及時(shí)處理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。

　　十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報(bào)抄送單位之上偏左的地方，并加上括號(hào)。如：“(此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí))”。行政性、事務(wù)性的非機(jī)密性公文，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。

　　十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后 、發(fā)文機(jī)關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。

　　十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。

　　公文的行文關(guān)系

　　行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。注意：

　　一、下級(jí)機(jī)關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級(jí)行文。

　　二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，應(yīng)當(dāng)使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如請(qǐng)示、報(bào)告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)。

　　三、要分清主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。向上級(jí)的請(qǐng)示，不要同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān);向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)所請(qǐng)求的問(wèn)題;上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應(yīng)以政府名義行文;凡屬黨委方面的工作，應(yīng)以黨委名義行文。

　　公文寫作的基本要求

　　不同種類的公文，有著不同的具體要求和寫作方法，但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下同點(diǎn)：

　　一、要符合黨和國(guó)家的方針政策、法律法令和上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。

　　二、要符合客觀實(shí)際，符合工作規(guī)律。

　　三、公文的撰寫和修改必須及時(shí)、迅速，反對(duì)拖拉、積壓。

　　四、詞章必須準(zhǔn)確、嚴(yán)密、鮮明、生動(dòng)。注意幾點(diǎn)：(一)條理要清楚。公文內(nèi)容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。(二)文字要精煉，篇幅要簡(jiǎn)短。(三)遣詞用句要準(zhǔn)確。公文要講究提法、分寸，措詞用語(yǔ)要準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際，做到文如其事，恰如其分。(四)論理要合符邏輯。公文的觀點(diǎn)要明確，概念要準(zhǔn)確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產(chǎn)生岐義，耽誤工作。(五)造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語(yǔ)，對(duì)涉及一些平時(shí)用簡(jiǎn)稱的單位應(yīng)使用全稱。。(六)正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(七)正確使用順序號(hào)[ 一、(一)、1、(1)]。

　　五、要符合保密制度的要求。

　　公文的種類

　　公文的種類簡(jiǎn)稱文種。一九八一年二月，國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》將國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、函。這些文種近視眼行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文：

　　上行文──下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如請(qǐng)求、報(bào)告。

　　平行文──平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。

　　下行文──上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)等。

　　延華集團(tuán)和各成員企業(yè)使用頻率較高的文種只有請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、函五種。

　　請(qǐng)示和報(bào)告

　　一、請(qǐng)示。請(qǐng)示是向主管上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問(wèn)題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文。請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別：請(qǐng)示是要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予答復(fù)的文件，而報(bào)告則是不要求答復(fù)的文件。

　　(一)什么事情應(yīng)該請(qǐng)示?

　　一般而言，凡向上級(jí)請(qǐng)示的問(wèn)題，應(yīng)屬于以下幾種情況：

　　1、屬于主管上級(jí)單位明確規(guī)定必須請(qǐng)示批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)。

　　2、對(duì)現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級(jí)單位明確答復(fù)才能辦理的事項(xiàng)。

　　3、工作中發(fā)生了新情況，而無(wú)章可循，有等上級(jí)明確指示才能辦理的事項(xiàng)。

　　4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級(jí)重新指示才能辦理的事項(xiàng)。

　　5、因意見分岐，無(wú)法統(tǒng)一，難于工作，有待上級(jí)裁決才能辦理的事項(xiàng)。

　　6、有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請(qǐng)示上級(jí)審核的事項(xiàng)。

　　7、按上級(jí)明文規(guī)定，完成一個(gè)任務(wù)，需報(bào)請(qǐng)上級(jí)審核的有關(guān)事項(xiàng)。

　　(二)撰寫請(qǐng)示需掌握的三個(gè)要領(lǐng)：

　　1、詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫明請(qǐng)示事由。不僅應(yīng)在標(biāo)題上寫清，還要在在正文里寫明請(qǐng)示什么問(wèn)題，為什么要向上級(jí)請(qǐng)求。請(qǐng)示事項(xiàng)要專題專文，以便上級(jí)及時(shí)答復(fù)。

　　2、明確提出本單位對(duì)解決這一問(wèn)題的意見，供上級(jí)參考。意見要寫得有理有據(jù)，必要時(shí)可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內(nèi)容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級(jí)權(quán)衡、批復(fù)。

　　3、具體提出對(duì)上級(jí)的要求。包括希望按某個(gè)最佳方案批示;由于時(shí)間限制，或事態(tài)嚴(yán)重，希望上級(jí)盡快答復(fù)，甚至務(wù)請(qǐng)?jiān)谑裁磿r(shí)限內(nèi)答復(fù);提請(qǐng)上級(jí)批復(fù)時(shí)需要注意或強(qiáng)調(diào)的問(wèn)題，否則可能引起什么不良后果;在上級(jí)正式批復(fù)前，建議上級(jí)同意暫先按什么原則進(jìn)行工作;等等。向上級(jí)提出上述要求的目的，是為了得到上級(jí)及時(shí)、準(zhǔn)確的批復(fù)，但行文中切勿使用要挾的言辭。

　　二、報(bào)告。報(bào)告是陳述性文件。它的種類很多，按內(nèi)容可分為專題報(bào)告、綜合報(bào)告、總結(jié)報(bào)告;按時(shí)間可分為年度報(bào)告、季度報(bào)告、月份報(bào)告和工作進(jìn)程報(bào)告等。

　　為了陳述清楚，報(bào)告的擬寫方式一般可分為四個(gè)部分：一、情況;二、經(jīng)驗(yàn);三、問(wèn)題;四、今后意見。如果屬于自我批評(píng)、工作反省的專題報(bào)告，也可分為四個(gè)部分：一、情況;二、原因;三、責(zé)任;四、處理情況和意見。

　　通知

　　通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因?yàn)橥ㄖ阌谑褂枚鵀E用通知。

　　通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會(huì)議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會(huì)議性通知”、“任免通知”三種。

　　一、一般性通知。在上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級(jí)機(jī)關(guān)知道或辦理時(shí)，如：慶祝某個(gè)節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某個(gè)機(jī)構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯(cuò)，請(qǐng)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送有關(guān)材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項(xiàng)，如何辦理，有什么要求等。

　　二、會(huì)議通知。上級(jí)機(jī)關(guān)要召開比較重要的會(huì)議時(shí)，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就是會(huì)議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會(huì)議名稱、主持單位、會(huì)議內(nèi)容、起止時(shí)間、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、報(bào)到地點(diǎn)、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項(xiàng)交待不清，丟三拉四，就可能影響會(huì)議的按時(shí)召開和正常進(jìn)行。

　　三、任免通知。上能機(jī)關(guān)在任免下級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項(xiàng)需要下級(jí)機(jī)關(guān)知道時(shí)要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡(jiǎn)單，一般只要寫清楚決定任免的時(shí)間、機(jī)關(guān)、會(huì)議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。

　　不論哪種類型的通知，都應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

　　一、通知一般都要有一個(gè)符合標(biāo)題“三要素”(即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種)的標(biāo)題，使人一看標(biāo)題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機(jī)關(guān)簡(jiǎn)單地使用“通知”作標(biāo)題，這是不確切的，應(yīng)盡量避免，更不應(yīng)提倡。

　　二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當(dāng)?shù)摹?/p>

　　三、如果所通知的事項(xiàng)需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。

　　通報(bào)

　　通報(bào)是把工作情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、好壞典型事例等，通知所屬下級(jí)單位的文件。

　　通報(bào)的作用在于溝通消息，互通情報(bào)，使有關(guān)單位和組織了解工作的進(jìn)程，樹立全局思想，安排自己的工作;或使其學(xué)習(xí)他地、他人的經(jīng)驗(yàn)，見賢思齊，推動(dòng)自己的工作;或使其記取他地、他人的教訓(xùn)，引以為戒，警惕類似問(wèn)題的發(fā)生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局，拿準(zhǔn)所通報(bào)內(nèi)容的普遍意義。要事實(shí)準(zhǔn)確，把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫清楚。要目的明確，對(duì)其原因、影響、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)進(jìn)行科學(xué)地總結(jié)，使人得到教益。

　　通報(bào)采用敘事的寫法，總的要求：敘事清楚，簡(jiǎn)明扼要。

　　函

　　函，即信;公函即公務(wù)信件。它是上下級(jí)和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題時(shí)所使用的文體。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號(hào)，有時(shí)還可不擬標(biāo)題，因此用起來(lái)極為簡(jiǎn)便。

　　公函大體有以下幾種用法：

　　一、下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)一般事宜，或上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜。

　　二、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，

　　三、用函來(lái)通知一般事項(xiàng)。如通知開一般性的會(huì)議、要求下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送某項(xiàng)材料或統(tǒng)計(jì)某些數(shù)字等時(shí)，也常用公函。

　　四、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示較小事宜也常用函。

　　函件采用書寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。

　　機(jī)關(guān)公文的制發(fā)程序

　　凡以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的各類文件，均須按以下程序處理：

　　制發(fā)文件單位擬稿

　　送機(jī)關(guān)辦公室核稿

　　呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)

　　機(jī)要員登記編號(hào)

　　打字校對(duì)付印裝訂

　　機(jī)要員用印留存

　　發(fā)文單位發(fā)出文件

　　1998年1月22日

　　辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)

　　無(wú)論什么機(jī)關(guān)的辦公室主任，都是那個(gè)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的耳目、參謀和助手。一個(gè)稱職的辦公室主任，應(yīng)該具備以下素質(zhì)：

　　一、具有正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解能力。領(lǐng)導(dǎo)的意見、指示一般都是通過(guò)辦公室主任上傳下達(dá)的。因此辦公室主任必須要正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，以便準(zhǔn)確地上傳和下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見、指示。

　　二、具有組織大型會(huì)議和大型活動(dòng)的組織能力。大型會(huì)議和大型活動(dòng)，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計(jì)劃與周密的安排，包括會(huì)議通知、材料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細(xì)小末節(jié)的事情都必須安排得十分周到，否則就會(huì)貽誤工作。

　　三、具有妥善處理事務(wù)的能力。因?yàn)檗k公室主任有時(shí)候是代表領(lǐng)導(dǎo)者處理事務(wù)的，所以，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)還是領(lǐng)導(dǎo)沒有交辦的機(jī)關(guān)其他事務(wù)，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務(wù)處理得不妥當(dāng)而損害領(lǐng)導(dǎo)的形象。

　　四、具有很強(qiáng)的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會(huì)議記錄、綜合文字材料等簡(jiǎn)單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親自撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話文稿、審核并修改以機(jī)關(guān)名義發(fā)文的各類文稿。所有這些出臺(tái)的文字材料，都代表著機(jī)關(guān)的形象。因此，辦公室主任應(yīng)該具備很強(qiáng)的駕馭語(yǔ)言文字的能力，并不斷努力提高自己的寫作水平。

　　五、要有很強(qiáng)的綜合、平衡、協(xié)凋能力。機(jī)關(guān)辦公室是具有綜合、平衡、協(xié)調(diào)職能的機(jī)構(gòu)，很多時(shí)候都代表領(lǐng)導(dǎo)者綜合情況、平衡關(guān)系、協(xié)調(diào)工作。因此，辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況，站在領(lǐng)導(dǎo)者的立場(chǎng)和角度做好全局各項(xiàng)工作。

　　六、要有一定的公關(guān)能力。辦公室主任經(jīng)常接待來(lái)訪人員和來(lái)客，領(lǐng)導(dǎo)不在場(chǎng)要接待得十分得體;領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)時(shí)，不能喧賓奪主。代表領(lǐng)導(dǎo)者到外面辦事，要想方設(shè)法克服一切困難，千方百計(jì)把事情辦成。

　　七、要有超前的預(yù)測(cè)和參謀能力。某些事預(yù)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)想到，要提前作好準(zhǔn)備;某些事領(lǐng)導(dǎo)暫時(shí)還沒有想到而辦公室主任想到了，要提醒領(lǐng)導(dǎo);領(lǐng)導(dǎo)辦某一件事，辦公室主任要注意學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的辦事方法，設(shè)身處地想想這件事要是由自己來(lái)處理該怎么處理，必要時(shí)還可為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，出主意。

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