秘書資格考試復習筆記四級秘書部分第五章(2)

　　14.選擇題：信息存儲的方式有：4種 書上P310下$lesson$

　　手工存儲包括兩個方面：信息原件存儲和目錄、索引存儲 P310下

　　15.對文件柜的知識看一下即可，了解 P313

　　16.信息分散管理系統(tǒng)的特征：靈活性和專門性 p314上

　　17.信息存儲的載體：紙質載體和磁性載體。紙質載體依然是辦公室的主角。常用的磁性載體有軟盤、硬盤和磁帶 P315

　　18.計算機存儲的保護措施：(1)制作備份(2)需要密碼(3)磁盤要經(jīng)常殺毒 P316

　　19.關于檔案的分類方法：主要記住：職能分類法、問題分類法、型號分類法。P317

　　題目：有一企業(yè)開發(fā)了一項新產(chǎn)品，則原產(chǎn)品要立檔歸案，采取什么樣的分類法?答：型號分類法

　　20.復式分類法是指幾種分類方法結合使用。

　　21.第九大題：復式分類法的形式主要有哪幾種?

　　答：書上第318頁中間的十個。記憶技巧：前五個由年度、機構和保管期限分類法這三個詞排列。后五個由年度、問題和保管期限分類法這三個詞的排列。

　　22.選擇題：電子檔案的分類，按信息存在形式分，有文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件和命令文件 P318下――P319上

　　23.法律、法令和條例等法規(guī)性文件，以批準日期為根據(jù);計劃、總結、預算、決算、統(tǒng)計報表以內容針對時間為根據(jù)，如跨年度的計劃可放在開始年度，跨年度的總結可放入最后年度 P319中下

　　24.選擇題：編制檢索工具包括：4個：歸檔文件目錄;分類目錄;人名索引;全宗指南 P320

　　25.檔案檢索是檔案提供利用工作的基礎和先前條件。檔案檢索包括檔案信息存儲和查檢兩方面的工作內容。 P322上

　　26.檔案鑒定工作的內容包括：價值、內容、來源、外行特征 P322下

　　27.定稿、正本的價值大，草稿、副本的價值小一些 P323上

　　28.我國現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。 P323中下

　　29.只做一般了解：P324檔案管理中，建立庫房管理制度包括：安全制度、檔案進出庫、檔案定期檢查、設備管理、清潔衛(wèi)生制度等。

　　關于錄像答題技巧：轉自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　一般：(1)看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝(2)辦公桌是否整潔、信函要分類放置(3)在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內接電話②要用禮貌用語，如您好等?③上班時間不得占用電話聊天(4)保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密

　　具體可能涉及到的：(1)宴請 P287

　　注意：場地的選擇;點菜時要注意對方有無忌口;迎客的方式;入座的順序;宴請開始時敬酒，領導先敬，秘書后跟著敬;在夾菜時要用公筷;在宴席過程中有電話，要先向客人道歉，說明后，再出去接電話。

　　(2)與領導一起出去出差

　　注意：作好差旅準備，如訂機票，預定房間等。取票。交通、食宿。參見五級部分的商務旅行P211;帶上地圖和日常用藥;必帶的文件資料和上司隨身攜帶的物品。在預定房間時，若價格超出已定價格，要先向上級請示。關于費用報銷，一定要保存好票據(jù)。參見書上第290頁

　　(3)接待一個小型訪團

　　注意：文件資料準備好;為參觀所做準備(例如特定的衣服或禮物);要熱情迎客(到大門口或電梯口迎接);正確的導引(在客人右側或右手邊上);認真待客(讓的座次、敬茶方式、接待室的環(huán)境要保持整潔和安靜)等;在談話時注意，避免宗教和政治問題;男士不能問錢包;若上司改變日程，秘書影響客人道歉、并解釋;上司委托他人接待，秘書應把所做的準備想委托人報告。

　　(4)電話處理問題：綜合性較強(可能涉及電話處理事務)

　　注意：書上對外橫向溝通那部分好好看看

　　打電話要注意的禮儀;如果打電話過程中需要某些資料事先未準備好，應先對對方說：對不起，稍等5分鐘后，我給您回電話;如果與預定有出入，應先請示上級，再下決定。

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