秘書四級(jí)輔導(dǎo)筆記之會(huì)議管理會(huì)中服務(wù)

　　一、 安排會(huì)議值班$lesson$

　　(一)會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

　　1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容

　　(1)值班電話記錄。

　　(2)值班接待記錄。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(3)值班日記。

　　(4)做好信息傳遞。

　　2、會(huì)議值班的意義

　　會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。

　　(二)安排會(huì)議值班的工作程序

　　1、制定值班工作制度

　　(1)信息處理制度。

　　(2)崗位責(zé)任制度。

　　(3)交接班制度。

　　2、明確值班工作任務(wù)

　　(1)在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

　　(2)要加強(qiáng)與會(huì)議無(wú)關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制。

　　(3)手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問(wèn)題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

　　(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

　　(5)要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。

　　(6)必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

　　(7)做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

　　(8)必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

　　3、編制會(huì)議值班表

　　會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1) 會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。

　　(2) 會(huì)議值班人員姓名。

　　(3) 會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。

　　(4) 會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。

　　(5) 用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

　　(6) 表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

　　二、 接待采訪會(huì)議的新聞媒體

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則

　　(1)報(bào)道的內(nèi)容必須與會(huì)議基本內(nèi)容相吻合。

　　(2)掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

　　(3)報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。

　　(4)要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

　　(5)在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

　　(6)在會(huì)議中，秘書要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道。

　　(7)在會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料。

　　2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

　　(1)由會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

　　(2)在會(huì)議召開期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。

　　(3)在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問(wèn)題。

　　(二)工作程序

　　1、媒體人員登記

　　2、為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料

　　3、安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)

　　4、安排媒體溝通會(huì)

　　(三)妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道

　　(1)快速作出反應(yīng)。

　　(2)聯(lián)合或聘請(qǐng)專業(yè)公關(guān)公司處理危機(jī)。

　　(3)讓負(fù)責(zé)人出面。

　　(4)對(duì)未知的事實(shí)不要推測(cè)。

　　(5)不要隱瞞事實(shí)真相。

　　(6)為媒體采訪敞開大門。

　　(7)統(tǒng)一口徑，用同一個(gè)聲音說(shuō)話。

　　(8)頻繁溝通。

　　三、做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

　　(一)做好會(huì)議的記錄工作

　　1、會(huì)議記錄的內(nèi)容

　　(1)會(huì)議描述。

　　(2)與會(huì)者姓名。

　　(3)缺席者請(qǐng)假條。

　　(4)宣讀上次會(huì)議記錄。

　　(5)有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題。

　　(6)通訊記錄。

　　(7)一般事務(wù)。

　　(8)其他事務(wù)。

　　(9)下次會(huì)議日期。

　　(10)主席簽名。

　　2、會(huì)議記錄的要求

　　(1)速度要求。

　　(2)真實(shí)性要求。

　　1)準(zhǔn)確

　　2)清楚

　　3)突出重點(diǎn)

　　(3)資料性要求。

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