2011年秘書資格考試復習筆記(三級)五章

　　信息與檔案 $lesson$

　　多為選擇題，這部分也可能出現(xiàn)大題(可能在檔案與溝通中選擇一個)

　　1.多選：信息開發(fā)的主要形式：P401下轉自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　2.剪報的優(yōu)點：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時效性、可靠性 P402上

　　3.信息資料索引可分為篇目索引和內(nèi)容索引。 P402中

　　4.文摘的類型：指示性文摘(適用于信息篇幅長河內(nèi)容復雜的情況)和報道性文摘 P402

　　5.多選題：信息編寫的類型：5點 書上第403頁下面

　　6.信息開發(fā)的方法：主要注意第三點(縱深發(fā))和第四點(連橫法) P404中

　　7.仔細看書上第405頁信息開發(fā)的類型，一次信息的形式有剪報、外文文獻的編譯等;二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等;三次信息提供的是評述性的、動態(tài)性的、預測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調查報告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息?二次信息?三次信息?

　　8.信息開發(fā)技巧：抓住熱點、針對難點、找準亮點、超前預測、突出特色 P405中

　　9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

　　10.信息咨詢服務的表現(xiàn)形式：報刊索引服務、信息線索咨詢服務、統(tǒng)計資料的咨詢服務。P407 考題形式：在給出別的一個，構成四個選項

　　11.信息反饋的形式：正反饋和負反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408

　　了解前反饋的定義：在信息發(fā)出之前，向信息發(fā)出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發(fā)出后，信息接受者對信息做出的反應 P408

　　12.信息反饋的特點：針對性、及時性和連續(xù)性 P409中

　　13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：(1)開設閱覽室(2)檔案外借(3)制發(fā)檔案復制本 (4)出具檔案證明 P411

　　14.開架閱覽的做法是：(1)科技檔案副本(2)非密的或密級較低的(3)編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P411

　　15.檔案外借的制度：(1)辦審批手續(xù)(2)外借期限不易過長(3)數(shù)量要有所限制(4)保證按期歸還 P411

　　16.檔案復制本分為副本和摘錄兩種 P411

　　17.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。轉自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　在證明中只能對有關材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關鍵性作用的內(nèi)容應做到與原件的字、句，甚至標點完全吻合。 P412中

　　18.印發(fā)目錄包括內(nèi)部印發(fā)(向內(nèi)部各機構和下屬單位印發(fā))和外部交流兩種 P412

　　1. “提供檔案利用”是針對檔案管理者而言;“利用檔案”是針對利用者而言 P412下

　　2. 檔案參考資料具有問題集中、內(nèi)容準確、文字精煉、概括性強的特點 P413中

　　1. 把書上第413頁下的幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下 他的考題類型可能是根據(jù)一定的背景，讓你選擇。如對于一個搞科技的企業(yè)來說，編寫檔案參考資料的一句詩()則選書上第415頁的第八點、第九點和第十點。 因此要知道，對于不同類型的企業(yè)，其依據(jù)不同。

　　2. 大事記的概念 P413中

　　秘書編寫的大事記主要是持續(xù)反映本單位情況的單位大事記。 在編寫的時候，具體要求是：(三點)第一，觀點正確，用材真實;第二，大事突出，要是不漏，小事不記;第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要 P413

　　大事記的內(nèi)容有大事時間和大事記述兩部分組成。

　　23.組織機構沿革和企業(yè)年鑒 可能要反過來考。 如：選擇題：系統(tǒng)記錄一個單位或專業(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構和人員編制變革的情況的一種文字材料是() 選擇：組織機構沿革 同時，企業(yè)年鑒也是如此的考法 P414

　　24.統(tǒng)計數(shù)字匯集按其內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種 P414中

　　25.針對性地提供檔案服務的人員：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術人員P416中的四個大標題

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