秘書考試（四級(jí)）復(fù)習(xí)筆記之文書擬寫

　　第一節(jié) 文書擬寫

　　一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知

　　批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知是指批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)公文的通知，分為三類：批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知、印發(fā)通知。

　　批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+轉(zhuǎn)發(fā)(印)文件原件。

　　在寫批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知時(shí)要注意所有的批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知均有附帶文件。它們屬于“正件”，而不是“附件”。

　　二、報(bào)告轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　報(bào)告是匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問的公文。報(bào)告具有匯報(bào)性、陳述性。報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別在于性質(zhì)要求和行文時(shí)限不同。報(bào)告分為三種：匯報(bào)工作報(bào)告、反映情況報(bào)告、答復(fù)詢問報(bào)告。

　　報(bào)告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

　　寫報(bào)告時(shí)要注意報(bào)告事項(xiàng)要真實(shí)、報(bào)告時(shí)間要及時(shí)、報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　三、請(qǐng)示

　　請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的公文。請(qǐng)示的特點(diǎn)是一文一事、請(qǐng)批對(duì)應(yīng)、事前行文。請(qǐng)示分為求示性請(qǐng)示和求批性請(qǐng)示。

　　請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+附注

　　寫請(qǐng)示時(shí)要注意職能主送一個(gè)機(jī)關(guān)、要逐級(jí)請(qǐng)示、語氣宜溫和謙恭。

　　四、問答函

　　問答函，是不相隸屬機(jī)關(guān)就工作問題進(jìn)行詢問或答復(fù)的函。問答函分為詢問函和答復(fù)函。

　　詢問函與答復(fù)函的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

　　寫問答函時(shí)要注意單位間交往的問答函應(yīng)采用“信函式格式”行文。單位間交往的問答函屬于正式行文，應(yīng)采用“信函式格式”。單位內(nèi)部交往的信函可采用便函形式。

　　五、簡報(bào)

　　簡報(bào)是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“簡訊”、“動(dòng)態(tài)”等。簡報(bào)的特點(diǎn)是簡、快、新、實(shí)。簡報(bào)分為工作簡報(bào)、會(huì)議簡報(bào)、動(dòng)態(tài)簡報(bào)。

　　簡報(bào)的結(jié)構(gòu)是：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾

　　寫簡報(bào)時(shí)要注意文字凝練，篇幅簡短;內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、典型;針對(duì)性、指導(dǎo)性強(qiáng);一是一報(bào)、切忌面面俱到。

　　六、意向書

　　意向書是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對(duì)某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂條約、達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文書。意向書具有協(xié)商性、靈活性和簡略性的特點(diǎn)。

　　意向書按合作關(guān)系的不同可分為多種類型：加工承攬意向書、建設(shè)工程承包意向書、貨物運(yùn)輸意向書、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)意向書、科技協(xié)作意向書等。

　　意向書的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部

　　寫意向書時(shí)要注意語言準(zhǔn)確，表達(dá)清楚;忠實(shí)于洽談內(nèi)容。

　　七、訂貨單

　　訂貨單是訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。訂貨單的特點(diǎn)是協(xié)約性和嚴(yán)肅性。

　　訂貨單的一般結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部

　　寫訂貨單時(shí)要注意制作訂貨單應(yīng)注明有效期限，注意訂貨單與訂貨合同的區(qū)別。

　　八、商品說明書

　　商品說明書是商品的生產(chǎn)者向消費(fèi)者或用戶介紹其商品的特點(diǎn)、成分、性質(zhì)、構(gòu)造及注意事項(xiàng)等有關(guān)知識(shí)的說明文。

　　商品說明書具有真實(shí)性、科學(xué)性、條理性和通俗性的特點(diǎn)。

　　簡單商品說明書由標(biāo)題和正文組成。復(fù)雜商品說明書由封面、目錄、概述、正文、封底構(gòu)成。

　　寫商品說明書時(shí)要注意如實(shí)介紹，真實(shí)可信;抓住特征，突出個(gè)性;語言簡潔。通俗明了;設(shè)計(jì)新穎，美觀大方。

　　第二節(jié) 收發(fā)文處理

　　一、繕印文書

　　文書繕印是對(duì)文件進(jìn)行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機(jī)復(fù)印等工作。

　　文書繕印的要求是：文字準(zhǔn)確、字跡工整清晰;符合規(guī)定體式，頁面美觀大方;不隨意改動(dòng)原稿;裝訂齊整牢固;注意保密。

　　繕印文書的工作程序是確定印制的文書，確定印制格式，完成印制，交付印制的文書。

　　繕印應(yīng)建立登記制度，登記文書名稱、送文單位、印文數(shù)量、印制時(shí)間、印制人姓名等項(xiàng)目。

　　二、校對(duì)文書

　　文書校對(duì)是根據(jù)定稿對(duì)文件校樣進(jìn)行核對(duì)校正。

　　文書校對(duì)的內(nèi)容包括：校訂清樣上的錯(cuò)字、漏字、多字;規(guī)范字體、字號(hào);檢查版式;檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)等是否有誤。

　　文書校對(duì)要求把握原則，仔細(xì)校對(duì);認(rèn)真仔細(xì)，一絲不茍;正確使用校對(duì)符號(hào);進(jìn)行一校、二校、三校3個(gè)校次。

　　文書校對(duì)的工作程序是準(zhǔn)備好原稿和校樣，選定校對(duì)方法，核對(duì)校正。

　　進(jìn)行文書校對(duì)時(shí)要注意對(duì)同音異體、字形相近的字的核查;注意對(duì)數(shù)字、人名、地名的核查;校出的錯(cuò)漏，要以規(guī)定的符號(hào)標(biāo)明。

　　三、 傳閱文書

　　文書傳閱即在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

　　文書傳閱的要求是迅速、準(zhǔn)確地將文書送達(dá)閱文人;文書的傳閱要區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責(zé)分工;傳閱的順序是由管理層到一般人員。

　　文書傳閱的工作程序是確定傳閱對(duì)象，選擇傳閱方式，傳遞文書，履行傳閱手續(xù)，檢查清理文件。

　　傳閱文書時(shí)要注意嚴(yán)格傳閱范圍、嚴(yán)禁文件橫傳、調(diào)控文件運(yùn)行。

　　第三節(jié) 文檔管理

　　一、檔案的分類

　　檔案分類是按照來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作。

　　常用的檔案分類方法有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法。

　　檔案分類要求正確判定檔案文件所屬年度、正確判斷檔案文件所屬機(jī)構(gòu)。

　　檔案分類的工作程序是了解文件的形成情況，分析檔案形成單位情況，選擇檔案分類方法，文件歸類。

　　二、檔案檢索工具的編制

　　檔案檢索工作是對(duì)檔案信息進(jìn)行加工和存儲(chǔ)，并根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，包括檔案信息存儲(chǔ)和信息查檢兩方面工作。檔案檢索工具是揭示檔案內(nèi)容和成分，報(bào)道和查找檔案的工具。

　　檔案檢索工具分為歸檔文件目錄、分類目錄、主題目錄、人名索引和全宗指南。

　　檔案檢索的工作程序是選擇檢索工具，分析檔案的內(nèi)容，形成檔案條目，構(gòu)成檢索工具。

　　檔案檢索要注意檢索工具有書本式檢索工具、卡片式檢索工具;為了滿足多方面的利用需求，應(yīng)編制不同功能的檢索工具。

　　三、檔案的鑒定

　　檔案鑒定是按照一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務(wù)工作。檔案保管期限分永久、長期和短期3種。

　　檔案鑒定工作要求逐件、逐頁閱讀檔案內(nèi)容，綜合分析文件的各方面特征，結(jié)合檔案的需求判定檔案價(jià)值。

　　檔案鑒定的工作程序是判斷文件是否需要保存，分析檔案價(jià)值，確定文件的保管期限，對(duì)保管的檔案進(jìn)行復(fù)審。

　　檔案鑒定時(shí)要注意經(jīng)鑒定要銷毀的檔案，應(yīng)辦理批準(zhǔn)手續(xù);對(duì)要銷毀的檔案要編制銷毀清冊(cè)。

　　四、檔案的保管

　　檔案保管是根據(jù)檔案的成分和狀況所進(jìn)行的存放管理和維護(hù)完整與安全的活動(dòng)。

　　檔案保管工作要求做到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵，保持庫房的清潔衛(wèi)生。

　　檔案保管的程序是了解檔案庫房的編號(hào)，熟悉檔案柜架的擺放與編號(hào)，調(diào)節(jié)保管場所的溫濕度，進(jìn)行衛(wèi)生、安全檢查，進(jìn)行檔案流動(dòng)中的保護(hù)。

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