秘書考試（四級）復習筆記之會議管理(1)

　　案例一 $lesson$

　　英豪公司將舉行銷售團隊會議，研究銷售工作下一季度的目標以及人員招聘、銷售二部經(jīng)理人選等問題，在會上，還將進行東部地區(qū)銷售情況的總結(jié)、銷售一部關于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。如果你是秘書，請制定一個會議議程表。

　　英豪公司銷售團隊會議議程表轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　公司銷售團隊會議將于5月25日星期一上午九點在公司總部的三樓會議室舉行。

　　宣布議程。

　　說明有關人員缺席情況。

　　宣讀并通過上次會議的記錄。

　　東部地區(qū)銷售情況總結(jié)。

　　銷售一部經(jīng)理關于加強團隊溝通問題的發(fā)言。

　　公司銷售人員的招聘和重組。

　　銷售二部經(jīng)理的人選。

　　下季度銷售目標。

　　案例二

　　公司準備在暑假召開一個各部門負責人的培訓會議，經(jīng)理讓秘書鐘苗選擇一個會議地點，鐘苗經(jīng)過仔細考慮，預定了位于市郊風景區(qū)的一家酒店，價格相對便宜，而且風景宜人。經(jīng)理及參加培訓的人員都很滿意。

　　點評：由于該會議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價位適中，而且位于風景區(qū)，可使與會者身心放松。

　　案例三

　　名山公司要召開2003年度總結(jié)大會，作為大會工作人員的王琴主要負責會議文件材料工作。會前王琴進行會議籌備有關信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準備。年度大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結(jié)、體會或者經(jīng)驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進展情況。會議期間王琴認真做好會議記錄，力求會議記錄準確、完整，忠實發(fā)言人的原意，并進行會議發(fā)言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報、使會議達到良好的效果。會后王琴認真編寫會議紀要，作為與會代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動會議精神的貫徹落實，她還搜集齊會議期間所有文件材料，及時整理有關會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎。王琴大會期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評。

　　點評：會議信息流動和處理是否科學、務實、有效，直接影響會議的質(zhì)量和效率，影響會議的實際效果。王琴的會議信息工作實際上是確保會議信息有效流動，實現(xiàn)會議目的的工作。

　　案例四轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會，會后共進晚餐。負責接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應便在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場面。

　　點評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應有的禮遇，給組織的公關工作造成了不良的影響。

　　案例五

　　某公司要舉辦成立大會，請了有關單位的領導參加，秘書小李負責嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認。對于重要嘉賓發(fā)出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結(jié)果開會那天，來的嘉賓很少。

　　點評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項重要的工作，一定要抓住確認環(huán)節(jié)，這樣才不會使組織很被動。另外，要注意邀請的禮節(jié)，在邀請函和請柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應有的尊重和誠意。

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