秘書資格考試之做好協調工作發(fā)揮參謀作用(1)

　　一、協調工作的概念及其特點轉自環(huán) 球 網 校edu24ol.com$lesson$

　　1?協調工作的概念：所謂協調是指人們?yōu)閷崿F一個共同的目的或完成某一項共同的任務而相互溝通，達到步調一致的一種行為方式。任何領導機關，都必須對所屬的各個部門、各個單位、各方面工作經常進行協調，才能使領導機關的工作有序運轉。辦公室是同級領導機關的綜合協調部門。因此，做好協調工作是增強辦公室工作凝聚力、發(fā)揮辦公室參謀助手作用不可缺少的一種工作方法。

　　2?協調工作的特點：①具有一定的行政約束力。辦公室的協調是受領導的委托，代表領導機關行使職能的一種行為。比如，為了部署某一項突擊性工作任務，辦公室受領導的委托召開有關部門或單位參加的協調會，交辦工作任務。這類的協調，不是協調哪個單位可完成或者可以不完成的工作，而是很明確地要求在一定的時間內必須完成某項工作任務。②具有嚴格的程序性要求。協調工作不能隨心所欲，想當然的處理問題，而是按照領導的意見與要求進行辦理。協調處理問題必須有政策依據、法律依據、實事依據。③具有較強的時效性特征。有些突發(fā)性事件的協調處理，時效性很強，協調人員不能拖踏推諉，延誤時機。

　　二、協調工作的作用

　　第一，協調是保證認識統一、步調一致，政令暢通的需要。在改革開放和建設社會主義現代化的進程中，各種新情況、新矛盾、新問題不斷出現，社會各階層和廣大群眾的思想空前活躍，社會分工越來越細，每個部門、每個單位所處位置和利益關系也不同，在理解和貫徹領導決策時，難免會出現一些認識上的分歧和行動上的不一致，這就需要通過協調來統一大家的思想，協調各方的行動，以保證決策的貫徹和政令的暢通。比如城市創(chuàng)建活動，涉及到城區(qū)的各個單位、各個行業(yè)、每個家庭和每一個人，對少數單位、少數個人來說，甚至直接影響其自身的利益。如常德市禁止占道經營，撤除違章建筑等等，就牽涉到個人的切身利益。當時，有些人認為，這不符合老百姓的心愿，不切合常德的實際。為了協調大家的行動、統一市民的認識，市委市政府領導帶頭分片包干，市直單位和社區(qū)負責人以及創(chuàng)建工作人員上街入戶做協調工作。最后，“四個城市一起創(chuàng)“均摘得了牌子，無不包含了協調的成果?？梢哉f，在創(chuàng)建過程中，協調處理的矛盾之多，協調處理的難度之大，協調處理牽涉面之廣，都是前所未有的。創(chuàng)建成效也是顯著的，城市變美了，環(huán)境變優(yōu)了，人們對創(chuàng)建的認識提高了。

　　第二，協調是使領導擺脫繁瑣事務，集中精力謀大事、抓大事的需要。黨政機關日常事務千頭萬緒，各方面的問題矛盾較多，如接待群眾上訪、籌辦各類會議和組織各項活動等等，如果都事無巨細地集中到領導那里去解決，既不可能，也沒必要。像一些涉法涉訴、涉軍群體上訪問題，上訪人員都要求與領導直接見面，這些上訪人員到市委機關來了以后怎么辦?作為辦公室負責接訪的人員，就要主動處理、主動協調。一方面，聽取上訪人員代表的意見與要求，耐心做好解釋和勸阻工作;另一方面，通知信訪等相關部門和單位派人共同處理，及時化解矛盾。

　　第三，協調是溝通感情，增強合力，密切黨群干群關系，改進機關工作作風的需要。各級機關辦公室處于溝通上下、聯系左右的樞紐地位，是保持機關正常運轉的”橋梁“和”紐帶“。通過各級機關辦公室的有效協調可以促進各部門之間、上下之間的了解，建立一種和諧有序的關系，從而變分歧為共識，化消極為積極，增強黨政組織的凝聚力和向心力，促進整體功能的發(fā)揮。

　　三、協調工作的主要內容轉自環(huán) 球 網 校edu24ol.com

　　協調工作大致包括八個方面的內容，即政策協調、計劃制定工作中的協調、事務工作中的協調、會議協調、受理請示報告工作中的協調、公務活動協調、公文協調和關系協調。這里，著重討論一下事務工作中的協調、會議協調、公務活動協調和關系協調等四個方面的協調問題。

　　第一，日常事務協調。日常事務協調主要是指各級辦公室在日常工作運轉中處理具體事務的協調。如處置突發(fā)性事件、接待上訪群眾、接待上級領導和外地來客等方面的協調。處置突發(fā)性事件的協調工作是辦公室一項重要的協調工作。當辦公室人員接到發(fā)生突發(fā)性事件的情報后，應立即按程序報告有關領導，然后根據領導的批示，與有關部門或有關的區(qū)縣 (市)及時進行銜接協調。像前幾年發(fā)生的9?1大案、學生群體中毒事件等，辦公室主要是圍繞領導的決策做好銜接聯絡工作。處置突發(fā)性事件協調工作要注意把握三個重點：一是時效性。協調工作應快捷及時，切勿貽誤時機。二是程序性。辦公室人員接到突發(fā)性事件的情況報告后，不能自作主張，應逐級向有關領導報告，主管領導不在或一時找不到的，可以直接向機關主要領導報告。三是及時了解和掌握事態(tài)發(fā)展情況，為領導決策提供參謀意見。如接待上級領導等重大接待活動的協調工作，包括擬定接待方案報領導審批、落實分解任務，即食宿、考察點及路線、安全保衛(wèi)等。一次重大接待活動要涉及到中央、省委辦公廳和警衛(wèi)部門，市本級的公安、接待、信訪、交通、衛(wèi)生、供電、供水等部門，以及相關的區(qū)縣 (市)等，做好這些相關部門和單位的協調工作，是確保順利完成接待任務的關鍵。接待活動協調工作要注意把握兩個重點：一是周到細致;二是及時準確。接待活動協調工作有很多細微末節(jié)，也有很多藝術技巧，搞得好可以讓領導滿意;搞不好，可能使客人不高興。

　　第二，會議協調。承辦會議是一個系統工程，它包括會前準備、會中服務、會后服務等工作。近年來，我們根據會議服務工作經驗，總結制定了大型會議服務規(guī)范，還創(chuàng)新地制定完善了會議服務規(guī)范40項。辦一個大型會議，不是一個部門或單位能夠完成的，需要幾個或若干個部門的協作與配合，這就有一個協調的問題。會議協調主要有哪些?我想應該包括以下幾點：一是會前準備工作的協調。包括對會議議題、會議規(guī)模、會議地點、會議資料、會議餐宿、會議交通等方面與有關部門的協調。如會議議題的協調，以市委常委會議議題協調為例，通常有兩種情況，一種是根據書記或秘書長的意見收集議題，對議題進行綜合歸納，拿出初審意見報領導審定;第二種是對市委常委會研究時會議議題順序的協調，主要是根據領導的工作中心和工作部署，按照工作的輕重緩急排列順序，報請主持會議的領導審定。二是會議期間的協調。包括協調會議發(fā)言的安排、參觀點和參觀路線、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、供水供電、音響空調等。比如市委召開的全市推進工業(yè)化城鎮(zhèn)化工作會議、全市推進社會主義新農村建設會議等。在日程安排中，會議前2天要進行參觀。會議參觀就涉及到各區(qū)縣(市)、市城區(qū)參觀點的選點、參觀路線、參觀車輛、參觀人員及乘車安排等事項。這些事項的安排落實涉及很多單位，就需要做很多的協調銜接工作。三是會后事項的協調。包括協調會議議定事項的落實、會議經費的申報和結算以及會務工作的總結。比如市委常委會議議定事項的落實，往往以紀要形式下發(fā)，市委督查室進行跟蹤督查，督查的過程實際上就是一個協調落實的過程。

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