秘書資格考試辦工自動化：Excel使用技巧(2)

　　選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關(guān)閉(英文模式)”，單擊“確定”按鈕。 之后，當(dāng)插入點處于不同的單元格時，Excel 2000能夠根據(jù)我們進(jìn)行的設(shè)置，自動在中英文輸入法間進(jìn)行切換。就是說，當(dāng)插入點處于剛才我們設(shè)置為輸入漢字的單元格時，系統(tǒng)自動切換到中文輸入狀態(tài)，當(dāng)插入點處于剛才我們設(shè)置為輸入數(shù)字或字母單元格時，系統(tǒng)又能自動關(guān)閉中文輸入法。$lesson$

　　⒍自動調(diào)整小數(shù)點轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　如果你有一大批小于1的數(shù)字要錄入到Excel工作表中，如果錄入前先進(jìn)行下面的設(shè)置，將會使你的輸入速度成倍提高。

　　單擊“工具”菜單中的“選項”，然后單擊“編輯”選項卡，選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框，在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)。在此，我們鍵入“2”單擊“確定”按鈕。

　　完成之后，如果在工作表的某單元格中鍵入“4”，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?.04”。方便多了吧!此時如果你在單元格中鍵入的是“8888”，則在你結(jié)束輸入之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?8.88”。

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　　有時我們需要在一個工作表中的某一列輸入相同數(shù)值，這時如果采用“記憶式輸入”會幫你很大的忙。如在職稱統(tǒng)計表中要多次輸入“助理工程師”，當(dāng)?shù)谝淮屋斎牒?，第二次又要輸入這些文字時，只需要編輯框中輸入“助”字，Excel2000會用“助”字與這一列所有的內(nèi)容相匹配，若“助”字與該列已有的錄入項相符，則Excel2000會將剩下的“助理工程師”四字自動填入。

　　按下列方法設(shè)置“記憶式輸入”：選擇“工具”中的“選項”命令，然后選擇“選項”對話框中的“編輯”選項卡，選中其中的“記憶式鍵入”即可。

　　⒏用“自動更正”方式實現(xiàn)快速輸入

　　使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤，也可能把一段經(jīng)常使用的文字定義為一條短語，當(dāng)輸入該條短語時，“自動更正”便會將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的“自動更正”項目：首先，選擇“工具”中的“自動更正”命令;然后，在彈出的“自動更正”對話框中的“替換”框中鍵入短語“愛好者”，在 “替換為”框中鍵入要替換的內(nèi)容“電腦愛好者的讀者”;最后，單擊“確定”退出。以后只要輸入“愛好者”，則整個名稱就會輸?shù)奖砀裰?/P>

　　⒐用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來實現(xiàn)。創(chuàng)建下拉列表方法為：首先，選中需要顯示下拉列表的單元格或單元格區(qū)域;接著，選擇菜單“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，從有效數(shù)據(jù)對話框中選擇“序列”，單擊“來源”欄右側(cè)的小圖標(biāo)，將打開一個新的“有效數(shù)據(jù)”小對話框;接著，在該對話框中輸入下拉列表中所需要的數(shù)據(jù)，項目和項目之間用逗號隔開，比如輸入“工程師，助工工程師，技術(shù)員”，然后回車。注意在對話框中選擇“提供下拉箭頭”復(fù)選框;最后單擊“確定”即可。

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