2012年四級秘書考試筆記講義：會議善后

　　需要搜集文件是會前會中會后產(chǎn)生分發(fā)的文件$lesson$

　　立卷歸檔的意義：(1)是文件轉(zhuǎn)為檔案的重要步驟和基礎(chǔ)(2)保持了歷史聯(lián)系，便于查找利用 (3)保持了歷史聯(lián)系，反映了客觀進(jìn)程 (4)保護(hù)了文件的完整安全，便于保管利用

　　(5)保證了工作的連續(xù)性，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)

　　不需要立卷歸檔的文件：重份文件 事務(wù)性 臨時性 無查考價值的文件 草稿 修改稿

　　會議主要文件如領(lǐng)導(dǎo)講話 結(jié)論 決議 報告單獨立卷，大會發(fā)言按日期立卷 書面發(fā)言按單位地區(qū)立卷 通知來往文書 按時間立卷

　　大會文件按重要程度和時間排列

　　整理錄音的技巧：(1)刪除(2)增加(3)修改(4)送審

　　清理方法：收銷帶存轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　會議文件保管分為長期 短期 永久三種

　　會議文件整理注意及時完整，會議文件多帶有參考與草稿性質(zhì)

　　注意：正確區(qū)分保管期限 辦理好移交手續(xù)

　　會議紀(jì)要是在記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步綜合分析提煉而成用于記載傳達(dá)會議情況及議定事項的文件

　　會議紀(jì)要的種類：(1)辦公會議紀(jì)要(2)工作會議紀(jì)要(3)協(xié)調(diào)會議紀(jì)要(4)研討會議紀(jì)要

　　擬寫要求：(1)實事求是(2)集中概括 提煉歸納 (3)條理清楚 一目了然

　　會議紀(jì)要的分發(fā)根據(jù)其印發(fā)范圍和查看等級 印發(fā)范圍根據(jù)其會議性質(zhì)和紀(jì)要內(nèi)容來確認(rèn)。絕密會議紀(jì)要只印發(fā)與領(lǐng)導(dǎo)

　　會議經(jīng)費決算：(1)會議擬定開支預(yù)算 (2)準(zhǔn)備專用賬冊(3)對開支進(jìn)行詳細(xì)記錄(4)會后按預(yù)算決算 (5)遵循勤儉節(jié)約原則

　　催辦要求：準(zhǔn)確及時到位 不可拖延 斷章取義 搞本位主義

　　業(yè)務(wù)范圍明確專一的工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé) 綜合信不過 交叉性工作交由秘書部門 聯(lián)合會議決議由牽頭部門負(fù)責(zé) 領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)本身形成決定交由秘書部門和指定單位

　　催辦方式：(1)發(fā)文催辦 (2)電話催辦 (3)派員催辦

　　電話催辦快速方便，可直接找當(dāng)事人，可進(jìn)行雙向溝通，適于本部一般工作部署，但容易被忽視，頻率間隔短

　　派員催辦直接，有督促作用，容易受到重視，但較為花費精力

　　對于難辦事項可以采用會議催辦

　　傳達(dá)落實要求：(1)迅速果斷 保證質(zhì)量 (2)忠于決策 不打折扣 (3)解放思想 有創(chuàng)造性落實

　　瀏覽景觀一般分為人文景觀和自然景觀

　　娛樂活動分為觀看項目和參與項目

　　制定方案時注意：(1)安排好人員 (2)參觀地點檢查 (3)提前預(yù)定好門票 (4)人數(shù)過多時，可外包旅行社

　　在制定接待計劃考慮客人的信仰 忌諱 身份 性別 年齡 是否帶有家屬

　　預(yù)定餐廳時注意：事項確定好時間 地點 宴請人員 桌次座次 菜單

　　選擇賓館時考慮(1)交通便利與否 (2)檔次是否合適(3)環(huán)境是否優(yōu)雅

　　正式宴請晚上居多，以中高檔餐廳為佳，多為包間。根據(jù)其主人主賓身份來確定檔次，在根據(jù)事由 規(guī)模確定地點大小

　　撰擬出國申請內(nèi)容：(1)路線 (2)時間 (3)地點 (4)交通工具 (5)具體事項 (6)備注

　　辦理護(hù)照的相關(guān)證件：(1)任務(wù)批件 (2)政審批件 (3)邀請書 (4)2寸免冠照

　　申辦簽證的途徑：(1)我國大使館和領(lǐng)事館(2)權(quán)威簽證代辦機(jī)構(gòu)(3)目的國使館

　　商務(wù)旅行制訂程序：(1)制訂計劃(2)制訂旅程表(3)準(zhǔn)備發(fā)言提綱(4)辦理好簽證 護(hù)照 黃皮書 出境登記卡的手續(xù)(5)訂購機(jī)票

　　準(zhǔn)備工作：(1)審查最佳旅程表(2)兌換外幣(3)準(zhǔn)備隨身用品(4)準(zhǔn)備文件 相關(guān)證件

　　(5)做好旅行安排 (6)注意時差 (7)搜集資料

　　辦公室布置要求：(1)優(yōu)先采用光線 通風(fēng) 監(jiān)督 溝通占優(yōu)的辦公室 (2)使用同樣大小高度的桌椅柜子 (3)將接待部門置于入口處 (4)預(yù)留充分空間 (5)常用設(shè)備檔案置于使用者附近 背對背放置檔案柜(6)設(shè)置休息區(qū)

　　光線應(yīng)來自桌子左上方和斜后上方

　　辦公室布置三原則：(1)利于溝通(2)協(xié)調(diào)舒適(3)便于監(jiān)督

　　協(xié)調(diào)要求：(1)連續(xù)性(2)協(xié)同性(3)有序和諧

　　內(nèi)部監(jiān)督特點：(1)是種日常監(jiān)督(2)具有雙向多維監(jiān)督特點(3)是一種內(nèi)部力量的約束

　　辦公桌按直線對稱原則排列，以最佳線路最佳 防止逆流交叉

　　布置程序：(1)對工作內(nèi)容加以考察分析，明確關(guān)系并以此確定員工的工作位置。(2)記載各部門人員及其工作(3)選配相應(yīng)家具桌椅并予以記載(4)繪制布置圖(5)對設(shè)備安放提出合理建議

　　信息保密工作：(1)口頭信息(2)書面信息(3)電子信息

　　保密信息內(nèi)容：(1)人事信息(2)財務(wù)信息(3)產(chǎn)品信息 (4)客戶信息

　　印章和介紹信是對外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證管理

　　印章種類：(1)單位印章(2)單位印章(3)秘書公章

　　單位印章是對外行使權(quán)利的標(biāo)志

　　印章作用：(1)標(biāo)志作用(2)權(quán)威作用(3)法律作用(4)憑證作用

　　印章使用要求：(1)專人負(fù)責(zé)(2)確保安全(3)防止污損

　　印章的刻制啟用需經(jīng)上一級主管單位批準(zhǔn)，在公安部門登記后，由公安部門指定單位刻制，啟用時選用選定啟用時間，發(fā)出啟用通知，填寫印模卡

　　用印時，蓋印位置保證恰當(dāng)，正式公文在文本落款出蓋章，帶存根公函 介紹信分別加蓋騎縫章和文本落款章，蓋印文件應(yīng)于用印申請單分?jǐn)?shù)一致

　　印章取回銷毀都應(yīng)該有兩人參與

　　上司交辦事項：(1)會議通知(2)查問回復(fù)(3)接待工作(4)轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)(5)上司生活服務(wù)工作

　　公務(wù)接洽制度(1)崗位責(zé)任制度(2)登記記錄制度(3)轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)(4)交接班制度(5)保密制度

　　匯報技巧：(1)問明情況 及時報告(2)作好記錄 避免失誤

　　值班日志以天為單，它有利與下一班人員;了解情況 保持工作的聯(lián)系性 有利于了解檢查考核值班工作和編寫參考資料

　　電話是值班工作中使用最頻繁的工具

　　快匯匯票由秘書認(rèn)購

　　零用現(xiàn)金數(shù)額以企業(yè)規(guī)模和平時指出次數(shù)確定，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，用于支付本市交通費 郵資 茶點費 停車費和少量辦公用品費

　　文書形成程序：草擬 審核 簽發(fā) 復(fù)核 繕印 用印 登記 分發(fā)

　　上司臨時交辦事項特點：(1)廣泛性(2)臨時性 基本特點 (3)具體性 (4)緊迫性

　　辦理原則：(1)積極主動 千方百計這是應(yīng)有態(tài)度(2)符合政策，靈活變通(3)有著落 有回音

　　要點記錄法用于電話 來訪 會議記錄

　　詳細(xì)記錄法用于上級重要講話插話發(fā)言，重要會議討論決議 反應(yīng)問題建議調(diào)查 領(lǐng)導(dǎo)指示

　　用ABCD法排出工作等級，先做A類，重要緊急的，在做B類，急而不重，在做C類 重而不急的，最后做C類，不重不急的

　　上司日志內(nèi)容：(1)上司接待信息(2)上司會議信息(3)上司個人安排(4)上司私人信息

　　秘書日志內(nèi)容：(1)上司所需秘書協(xié)助事宜(2)上司交辦自己的工作(3)自己應(yīng)作活動

　　注意事項：(1)確保保密，只給上司授權(quán)的人查閱(2)保持一致準(zhǔn)確，每天檢查更新(3)熟悉約會時間和工作習(xí)慣，每天最早最晚約會時間(4)熟悉上司用餐和休息時間

　　在安排活動時遵循先重急后輕緩原則，并留出10分鐘左右間隔。

　　檢驗辦事效率原則：(1)工作質(zhì)量(2)工作速度(3)產(chǎn)生影響

　　復(fù)命三注意(1)不失真(2)不吹噓(3)不邀利

　　庫存卡作用：(1)保證資金不被占用 (2)保證空間充足(3)監(jiān)督物品使用(4)防止損失

　　(5)正確估計

　　庫存概念(1)最大庫存量，庫存物品都不應(yīng)該超過這個數(shù)量(2)最小庫存量，當(dāng)余額達(dá)到這個量時，即采取措施(3)重新訂購線，即再訂貨標(biāo)準(zhǔn)

　　訂購數(shù)量以剩余庫存量為基礎(chǔ)

　　保管措施(1)房間柜子上鎖(2)各類物品貼好標(biāo)簽(3)新物品置于舊物品之下(4)體積大 分量重的物品放置最下(5)小物品 常用物放在較大物品前面(6)注意通風(fēng) 有良好照明

　　選擇供應(yīng)商時考慮：(1)價格費用 (2)質(zhì)量交貨 (3)服務(wù)和位置(4)安全和可靠性

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