2012年秘書資格考試三級(jí)實(shí)務(wù)考點(diǎn)（八）

　　事務(wù)管理$lesson$

　　1、禮賓次序確定步驟

　　亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對(duì)參觀訪問(wèn)、出席活動(dòng)、參加儀式的來(lái)自不同國(guó)家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個(gè)人的尊卑、先后的順序和位次，所進(jìn)行的合乎禮儀慣例的具體排列。

　　(1)確定禮賓次序方案

　　(2)提前通知有關(guān)各方

　　(3)按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序

　　2、安排涉外迎送工作程序轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1)確定迎候人員

　　(2)準(zhǔn)備迎賓的物品

　　(3)見(jiàn)面講究禮節(jié)

　　(4)送行前的拜訪

　　(5)安排送行儀式

　　3、會(huì)見(jiàn)會(huì)談工作程序

　　會(huì)見(jiàn)也叫禮節(jié)性會(huì)晤，通常是半小時(shí)左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會(huì)談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實(shí)質(zhì)性問(wèn)題交流情況、交換意見(jiàn)、達(dá)成協(xié)議等，專題性較強(qiáng)。

　　(1)約定

　　(2)通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)

　　(3)準(zhǔn)備工作：背景資料、會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所布置、人員安排

　　(4)迎接客人

　　(5)會(huì)見(jiàn)、會(huì)談

　　(6)送別客人

　　4、西餐禮儀

　　(1)赴宴前的準(zhǔn)備

　　1)接到邀請(qǐng)后，要看清請(qǐng)柬的各項(xiàng)內(nèi)容

　　2)如果決定接受邀請(qǐng)并已答復(fù)主人，就不要輕易改變

　　3)到別人家赴宴需要帶禮物

　　4)要根據(jù)請(qǐng)柬上的要求選擇赴宴的服裝

　　5)要準(zhǔn)時(shí)赴宴

　　(2)西餐的座次安排轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開(kāi)而坐

　　(3)入席、退席禮節(jié)

　　1)客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席

　　2)入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

　　3)暫時(shí)離開(kāi)應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上

　　4)主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進(jìn)餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

　　(4)餐具的使用方法與席間禮節(jié)

　　1)左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

　　2)吃雞、蝦、魚(yú)的方法

　　3)吃面包時(shí)要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

　　4)吃意大利面條的方法

　　5)吃水果的方法

　　6)喝咖啡或茶的方法

　　7)每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi)

　　8)進(jìn)餐速度應(yīng)該與大家一致

　　9)談話聲音一定要輕

　　(5)西餐的飲酒禮儀

　　1)上菜次序：湯或冷食、魚(yú)、主菜、色拉、甜食、咖啡

　　2)上酒次序：宴會(huì)開(kāi)始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚(yú)、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

　　5、招待會(huì)的禮儀

　　(1)招待會(huì)的請(qǐng)柬：表明時(shí)段、不需要客人回復(fù)

　　(2)冷餐會(huì)的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

　　(3)酒會(huì)的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時(shí)要照顧到所有在場(chǎng)者，不要大聲喧嘩

　　6、不同辦公模式的特點(diǎn)

　　(1)在家辦公。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費(fèi)的時(shí)間，更靈活的管理自己的時(shí)間，減少交通的擁擠、污染和費(fèi)用。缺點(diǎn)：需計(jì)算機(jī)和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會(huì)的聯(lián)系。

　　(2)彈性時(shí)間。優(yōu)點(diǎn)：時(shí)間靈活，更好的安排工作時(shí)間，提高效率。缺點(diǎn)：難以監(jiān)督員工

　　(3)遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點(diǎn)：減少總部辦公空間的開(kāi)銷，工作時(shí)間更靈活。缺點(diǎn)：加大了對(duì)員工監(jiān)督和控制的難度。

　　(4)虛擬辦公。優(yōu)點(diǎn)：減少工作空間和辦公用品的耗費(fèi)，信息能夠存儲(chǔ)、歸檔和通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點(diǎn)：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。

　　(5)兼職工作。優(yōu)點(diǎn)：兼職人員可控制自己的工作時(shí)間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長(zhǎng)。缺點(diǎn)：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報(bào)酬。

　　(6)定期合同制。優(yōu)點(diǎn)：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動(dòng)力，效率高。缺點(diǎn)：難以控制員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)，缺乏工作保障。

　　(7)交替工作。優(yōu)點(diǎn)：能激勵(lì)工作人員。缺點(diǎn)：交接不當(dāng)，會(huì)出現(xiàn)工作混亂。

　　(8)臨時(shí)辦公桌。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時(shí)間。缺點(diǎn)：?jiǎn)T工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

　　7、選擇辦公模式的工作程序

　　(1)深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問(wèn)題

　　(2)根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式

　　(3)根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度

　　(4)先在部分部門實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn)，逐步推廣新模式

　　(5)不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式，評(píng)估啟用新模式的得失

　　8、設(shè)計(jì)辦公室的工作程序

　　(1)分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求

　　(2)設(shè)計(jì)平面圖

　　(3)選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾

　　(4)采光、溫度和通風(fēng)

　　9、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序

　　(1)定義一個(gè)需要加以分析和改進(jìn)的流程

　　(2)確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對(duì)該流程進(jìn)行評(píng)價(jià)

　　(3)尋找所存在問(wèn)題和差距的原因

　　(4)根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案

　　(5)實(shí)施改進(jìn)方案

　　10、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程

　　(1)確定問(wèn)題

　　(2)分析有關(guān)資料

　　(3)確定造成問(wèn)題的可能的原因

　　(4)提出可能的解決方案

　　11、突發(fā)事件的預(yù)防措施

　　發(fā)生的事情是不可預(yù)見(jiàn)的或突然發(fā)生的，并帶來(lái)危險(xiǎn)，需要立即采取應(yīng)對(duì)措施，盡力控制。主要有火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

　　(1)以書面形式確定緊急情況處理程序

　　(2)根據(jù)書面程序，對(duì)所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

　　(3)讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名

　　(4)實(shí)行緊急情況模擬演練

　　(5)明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)

　　(6)保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況

　　(7)保證定期檢查和更新設(shè)備

　　12、突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施

　　(1)準(zhǔn)備清楚的書面緊急情況處理程序

　　(2)用這些程序培訓(xùn)所有人員

　　(3)在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序

　　(4)實(shí)行緊急情況模擬演練來(lái)測(cè)試編寫的程序

　　(5)明確員工在緊急情況下的職責(zé)

　　(6)保證工作場(chǎng)所有受過(guò)緊急情況處理培訓(xùn)的人員

　　(7)保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況

　　(8)保證定期檢查和更新設(shè)備

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