2013年秘書資格基礎(chǔ)知識：會議與商務(wù)活動

　　1.會議前我們應(yīng)該做好哪些方面?(1)確定會議的議題(2)確定會議的議程(3)確定會議時間、會期(4)確定經(jīng)費(fèi)預(yù)算和餐飲安排

　　2.確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù);二是必須要結(jié)合本單位的事跡;三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化

　　3、會務(wù)組是負(fù)責(zé)會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協(xié)調(diào)工作

　　4、開遠(yuǎn)程會議，預(yù)算我們應(yīng)重點(diǎn)考慮：郵電通信費(fèi)用，電話和電視費(fèi)用

　　5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C..馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD

　　6.選擇題：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負(fù)責(zé)人座位相間排列?答案：報告會、表彰會、聯(lián)席會

　　7.遠(yuǎn)程會議的優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省時間、節(jié)省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀(jì)錄8.第七題：秘書如何做好會議協(xié)調(diào)?

　　答：在總協(xié)調(diào)中，先要準(zhǔn)備工作協(xié)調(diào)，即答書上面的表格，然后再添加兩列，一列的標(biāo)題是：不完成，存在問題;另一列的標(biāo)題是：落實日期

　　在組織工作協(xié)調(diào)中，秘書要引導(dǎo)會議進(jìn)程，秘書發(fā)言(1)著裝要得體，注意表情(2)在時機(jī)成熟時，適時引導(dǎo)(3)發(fā)言時要與領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)向相同。 秘書還應(yīng)做到在會上認(rèn)真傾聽，最大限度地給予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產(chǎn)生積極的影響。

　　9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點(diǎn)、第三點(diǎn)、第四點(diǎn)和第五點(diǎn)。

　　10.導(dǎo)致會議承銷不高的主要方面：看一下即可，了解

　　11.第八題：某公司開業(yè)。請你做好開業(yè)典禮的前期準(zhǔn)備

　　答：書上第392頁到393頁，一共9個點(diǎn)。其中在第四點(diǎn)，闡述來賓邀請的人士包括上級領(lǐng)導(dǎo)，社會名流，新聞界人士和同行業(yè)代表。第六點(diǎn)中，開業(yè)現(xiàn)場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內(nèi)的大廳。第九點(diǎn)中，向來賓贈送的禮品時，應(yīng)選擇有宣傳性、榮譽(yù)性和獨(dú)特性的禮品。

　　典禮的程序包括：1――7點(diǎn)(書上第394頁)，其中第五點(diǎn)，詳細(xì)闡述揭幕人要由本單位負(fù)責(zé)人和一位上級領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業(yè)的正式成立

　　以上用自己的語言組織一下。即為答案

　　12.信息發(fā)布會的主題大致有兩類：(1)說明性主題(2)解釋性主題

　　13.選擇：信息發(fā)布會的時間選擇要注意：(1)避開節(jié)日與假日(2)避免與重大社會活動相沖突(3)防止與新聞界的宣傳報道重點(diǎn)撞車

　　14.選擇：確定信息發(fā)布會的地點(diǎn)要考慮：(1)本單位所在地(2)事件發(fā)生地(3)當(dāng)?shù)刂馁e館、會議廳等

　　15.信息發(fā)布會的主賓是新聞記者 廣告公司、客戶、同行業(yè)是受邀請的對象

　　17. 信息發(fā)布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關(guān)部部長擔(dān)任。

　　18. 選擇：圖片、實物、模型、錄像、光碟等也是新聞發(fā)布會準(zhǔn)備的材料。

　　19. 信息發(fā)布會上要注意：(1)講話重點(diǎn)突出(2)各發(fā)言人口徑統(tǒng)一(3)對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397

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