秘書資格(三級)復習資料：辦公環(huán)境的管理

　　1.辦公布局：開放式辦公室的優(yōu)點：易于溝通，便于交流;缺點：房間易有噪音，如說話聲，打電話等影響他人 ; 封閉式辦公室的優(yōu)點：易于保證工作的機密性 (把書第353頁上表格看一下)

　　2.封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室。P352

　　3.預防緊急情況的措施有：主要是第二點和第六點(P354)其中，第二點可能考選擇題;第六點在錄像中可能出現(xiàn)

　　4.發(fā)生事故時，秘書要填寫《事故情況記錄表》;如果事故中有人受傷，則涉及到的每個人都要填寫一張《工傷情況報告表》，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見證人、填寫表格的人員簽名和日 期。注意一定不要有傷情鑒定醫(yī)生。

　　5.第二題：改進日常辦公事務工作流程的方案。

　　答：改進日常辦公事務工作流程的基本思路是：合并和精簡。認識到存在的問題后，提出如下改進建議。書上第356頁的表格，把大標題寫上，然后在自己添寫一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁注意事項中：(1)流程應由職權明確的專人來負責(2)要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當結合(3)流程本身要有不斷改善的空間和彈性。

　　6.選擇題：文稿審定的步驟：(1)文秘人員打印文件，首先應瀏覽一遍文稿。(2)校對人員應認真校對。(3)章監(jiān)管員用印前，對文件內(nèi)容、文件格式、簽發(fā)手續(xù)再次認真核對一遍。 P358上

　　7.選擇題：文稿審核的內(nèi)涵：法律審核、政策審核、實施審核、體式審核、程序?qū)徍薖358

　　8.選擇辦公設備和易耗品供應商時要比較：(1)價格和費用，如批量購買，節(jié)日削價或?qū)⑵渲付ㄎ┮坏霓k公用品供貨商，但注意一定不要處理的產(chǎn)品(2)質(zhì)量和交貨(3)服務和位置(4)安全和可靠性 要仔細比較供應商的報價單、訂貨單、交貨單和發(fā)票是否一致P359

　　9.第三題：作為秘書，你如何做到對辦公用品的控制和監(jiān)督?

　　答：第一：要做好庫存控制，就要確定好庫存卡，既確定最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。其中最大庫存量是(定義，在書上第360頁中間)，最小庫存量是(定義，在書上第360頁)，再訂貨量是：(定義，在書上第360頁)

　　第二：加強對辦公設備和耗材的庫存管理和監(jiān)督，要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。(P261)進貨卡即記錄所有接收信息;出貨卡即是申請領用單，記錄發(fā)放物品的數(shù)量;庫存卡是每一次計算物品的庫存余額，該余額代表庫存物品的實際數(shù)量。(P260)

　　第三：最后(書上第360頁下)①檢查庫存物品申請表和庫存卡，從而了解各部門和某個人使用物品的情況②定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項目和最大、最小庫存量和再定購量③檢查實際庫存，將庫存中實際存放的物品余額對照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費和被盜。

　　10.小題：租用或租借合同無法提前終止，否則可能是昂貴的. P361

　　11.辦公用品的采購，①由購買貨物的人填寫《購買申請表》，經(jīng)部門領導批準后交給采購人員。并復制一份給會計部門。②采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進庫③會計部門收到發(fā)票后，對照交貨單、入庫單和訂購單，要做到三單一致，經(jīng)財務主管簽字，支付款額或支票。 P362

　　12.做時 間表應按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號標記出任務完成時 間的前后順序。(P363中)并指明每一項任務的負責部門或承擔人以及負責人

　　13.行動計劃的內(nèi)容：書上第364頁第一、二、三、四點

　　14.現(xiàn)代企業(yè)管理要求工作的時效性。制定承辦周期的內(nèi)容和期限要考慮：(1)時 間期限(2)確定多長的時 間期限做標準適宜，包括能體現(xiàn)組織的形象。 P365中

　　15.承辦周期是企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復的時 間規(guī)定。 P365下

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