2013年三級秘書講解：辦公室日常事務管理2

　　一、完成督促檢查工作

　　1.督查工作的內(nèi)容:(1)上級領導和本單位上司批示進行督查的事項。(2)上級直屬單位的重要工作部署與重要會議精神的貫徹落實情況。(3)本單位的中心工作、重要會議及文件決定事項的貫徹落實情況。(4)新聞媒體和重要客戶對本單位的批評、建議的答復與處理情況。(5)人大代表、政協(xié)委員以及職代會、股東會的議案、提案和建議的辦理情況。(6)下級單位請示事項的答復與辦理情況，以及基層請求上級機關幫助解決問題的辦理情況。(7)秘書在日常工作中發(fā)現(xiàn)和了解到的、提議列入專項督查，并經(jīng)上司批準的重要事項。

　　2.秘書督查工作的特點有：復雜性，原則性，時限性和權威性。

　　3.督查工作的原則有：(1)實事求是的原則;(2)主動性的原則;(3)分層次落實原則;(4)時效性原則;(5)督查與幫辦相結合的原則。

　　1.督查工作的方法督查工作的方法有：(1)書面督查;(2)電話督查;(3)專項督查;(4)會議督查;(5)調研督查。

　　(一)工作程序:上司交辦事項督查的程序為：交辦→立項→登記→轉辦→承辦→催辦→檢查→辦結→辦結回告→審核→立卷→歸檔。

　　(二)注意事項

　　1. 查辦、催辦技巧:查辦催辦工作應當遵循一定的規(guī)律和方法，但也有其自身的特點和工作方式。一般來說有如下方法：(1)與信息工作相結合;(2)與調查研究相結合;(3)堅持歸口辦理，分級負責;(4)堅持結報反饋制度

　　2. 督查工作的注意事項有：(1)實事求是;(2)授權督查;(3)時限要求;(4)辦實事;(5)謙虛謹慎。

　　一、制定工作計劃

　　1.辦公室工作計劃的種類

　　(1) 按照時間序列，辦公室工作計劃可以分為長期計劃、中期計劃、短期計劃三種類型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計劃、目標型計劃、規(guī)劃型計劃、方法型計劃、程序型計劃五種類型。

　　2.制定工作計劃的方法:

　　(1) 根據(jù)組織確定的工作目標和期限要求，一項項列出本團隊要完成的所有任務?？梢允褂脤ｉT制作好的人物表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務逐項寫下。

　　(2) 區(qū)別重要的任務和緊急的任務，通常按ABCD法則(參見四級秘書)，先做重而急的任務，再做重而不急的任務，后做急而不重的工作，安排好工作的優(yōu)先次序。

　　(3) 按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號標記 出任務完成時間的前后順序，對需要花時間的工作留出充足的時間量。

　　(4) 列出完成每一項任務所需的資源和相關信息，包括人力、物力、財力等。

　　(5) 明確完成每一項任務的各個階段指標和估算的時間要求。

　　(6) 指明每一項任務的負責部門或承擔人以及負責人。

　　(7) 從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應在何時完成，確定后，逐項將其填入計劃表中。

　　(8) 明確工作進展的情況和出現(xiàn)的問題向誰報告，何時報告，確保計劃的順利實施。

　　(9) 明確工作進展的情況的質量如何監(jiān)督和管理。

　　3.計劃的內(nèi)容與要求:行動計劃或計劃表必須指明所管理的項目或團隊工作的其他一些重要方面，具體包括：

　　(1)每一項任務的具體目標。(2)每一項任務的數(shù)量要求和質量要求。(3)每一項任務所需的資源。(4)每一項任務所分配的負責部門或承擔人以及負責人。(5)在計劃的文件中還寫明如何監(jiān)督工作進展和質量。

　　(二)制定工作計劃的工作順序

　　1.制定工作計劃的程序

　　估量機會→確定目標→確定計劃工作的前提條件→擬定可行方案→評價備選方案→選擇方案→擬定分計劃→編制預算。

　　2.編制常見的工作計劃:常的工作計劃中都要指明一段時期預先決定做什么，怎么做，何時做，由誰做等具體問題，它是在為一個團隊的現(xiàn)實狀況與目標之間鋪橋搭路。

　　二、確定承辦期限

　　1.承辦期限的內(nèi)容:謂承辦期限是指企業(yè)接到客戶或查詢者的問題后處理并回復時間規(guī)定，許多企業(yè)都對行政管理工作的行為做了有關承辦期限的明文規(guī)定，明確處理工作花費的時間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進行監(jiān)督管理。

　　2.承辦期限制度:謂承辦期限制度就是針對時效性制定的規(guī)則，是在時效性上指導人們行動的標準，它要求人們按章辦事，不準人們的行為偏離規(guī)定的要求，以提高企業(yè)形象、信譽和效率。

　　(二)制定承辦期限對頂?shù)墓ぷ鞒绦?/P>

　　(1)調查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定。(2)時間期限適宜標準。(3)確定同一任務的不同承辦周期。(4)確定同一任務緊急情況不同的承辦周期。

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