2013年三級(jí)秘書(shū)講解：辦公用品管理

　　一、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序

　　1.獲得設(shè)備使用權(quán)主要有兩種方式：一種是購(gòu)買;一種是租用。

　　2.政府采購(gòu):我國(guó)政府采購(gòu)的主要方式有五種,即公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源等采購(gòu)方式。

　　(二)采購(gòu)工作程序:1.提出購(gòu)買申請(qǐng);2.審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi);3.招標(biāo)，選擇供應(yīng)商;4.簽訂供貨合同;5.貨物入庫(kù);6.支付貨款

　　二、采購(gòu)預(yù)算方案的制定

　　采購(gòu)預(yù)算方案制定的原則有：(1)真實(shí)性原則;(2)重點(diǎn)性原則;(3)目標(biāo)相關(guān)性原則;(4)經(jīng)濟(jì)合理性原則。

　　(二)制定采購(gòu)預(yù)算方案的工作程序

　　1.確定預(yù)算的核算基數(shù);2.進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研;3.確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格;4.編寫(xiě)預(yù)算方案;5.征求意見(jiàn)，完善方案

　　(三)預(yù)算方法:在具體的預(yù)算編制過(guò)程中，有兩種預(yù)算方法可供選擇:1.傳統(tǒng)預(yù)算法;2.零基預(yù)算法

　　三、調(diào)配辦公資源

　　1.辦公資源范圍:辦公資源包括的范圍比較廣,包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會(huì)議室、日常用品、圖書(shū)等。

　　2.辦公資源管理:辦公資源管理就是實(shí)行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理地調(diào)配與利用工作資源，提高辦公資源的使用效率。

　　(二)調(diào)配辦公資源的工作程序:無(wú)論是使用人工還是計(jì)算機(jī)，辦公資源管理的基本程序都是一致的，具體如下：

　　(1)了解本單位所有辦公資源的基本情況，包括名稱、放置的地點(diǎn)、功能情況等。(2)對(duì)單位所有辦公資源進(jìn)行分類，對(duì)不同資源進(jìn)行分類管理。(3)對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況。(4)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

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