秘書二級檔案管理工作：檔案收集工作操作

　　1) 確定歸檔范圍

　　凡是反映公司開發(fā)、經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動，并具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄均屬歸檔范圍，《企業(yè)檔案管理辦法》對此做了如下規(guī)定。

　　(1) 產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(2) 經(jīng)營銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

　　(3) 設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。

　　(4) 技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

　　(5) 計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動中形成的各種文件材料。

　　(6) 物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

　　(7) 勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。

　　(8) 財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊、報(bào)表、憑證和文件等。

　　(9) 教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。

　　(10) 黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會工作中的各種文件材料等。

　　(11) 科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面。按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　(12) 其他方面。

　　2) 明確歸檔時間

　　確定企業(yè)歸檔時間時要注意針對不同類型的文件確定具體的歸檔時間。

　　(1) 各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料在第二年上半年內(nèi)歸檔。

　　(2) 工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后3個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(3) 外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后及時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

　　(4) 會計(jì)文件材料在會計(jì)年度終了后由會計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

　　(5) 電子文件邏輯歸檔實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

　　(6) 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。

　　(7) 下列文件材料應(yīng)隨時歸檔。

　?、?變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。

　?、?企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。

　?、?企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。

　　4)其他臨時活動中形成的文件材料。

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