秘書資格考試考試會(huì)議管理之會(huì)前籌備(1)

　　一、 擬訂會(huì)議議程、日程

　　(一)會(huì)議議程和會(huì)議日程的內(nèi)容及作用

　　1、會(huì)議議程的內(nèi)容轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　會(huì)議議程是為完成議題而做出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。會(huì)議議程是會(huì)議具體的概略安排，它通過會(huì)議日程顯示出來。大中型會(huì)議的議程一般安排如下：開幕式;領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭;領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告;分組討論;大會(huì)發(fā)言;參觀或其他活動(dòng);會(huì)議總結(jié);宣讀決議;閉幕式。

　　2、會(huì)議日程的內(nèi)容

　　會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

　　3、會(huì)議議程和日程的作用

　　通過了解會(huì)議議程和日程，與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。會(huì)議議程更是一個(gè)溝通的平臺(tái)，一個(gè)高效的市場管理工具。

　　(二)會(huì)議議程的制定程序

　　1、明確目標(biāo)和參加者

　　2、安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　3、確定每一項(xiàng)議程

　　4、決定會(huì)議討論形式

　　(三)會(huì)議日程的編制方法

　　1、制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

　　2、 制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。

　　3、 宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問題。

　　4、 盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會(huì)和退席。

　　5、 保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

　　二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

　　(一)會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求

　　1、交通便利。

　　2、會(huì)場的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。

　　3、場地要有良好的設(shè)備配置。

　　4、場地應(yīng)不受外界干擾。

　　5、選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所。

　　6、 場地租借的成本必須合理。

　　(二)會(huì)議場地選擇的工作程序

　　1、 會(huì)議的目的與形態(tài)

　　2、 實(shí)質(zhì)上的需要、與會(huì)者的期望

　　3、 列出選擇會(huì)議場地需求的工作清單，確定會(huì)議場地

　　4、 對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn) 考試大編輯整理

　　5、簽訂書面合同

　　(三)實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)

　　1、 會(huì)見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

　　2、 只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

　　3、 不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。

　　4、 不要帶家屬同行參觀。

　　5、 要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對(duì)客人的接待情況。

　　6、 要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動(dòng)局面。

　　三、布置會(huì)場和安排座次

　　(一)會(huì)場整體布局安排

　　1、會(huì)場整體布局的要求

　　(1)莊重、美觀、舒適 。

　　(2)會(huì)場的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

　　(3)中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心。

　　(4)小型會(huì)場要注意集中和方便。

　　2、會(huì)場整體布局的類型

　　(1)較大型會(huì)場的座次安排。

　　(2)中小型會(huì)議的座次安排。

　　3、會(huì)場整體布局安排的工作程序

　　(1)確定會(huì)場形式。

　　(2)合理擺放桌椅。

　　(3)布置附屬性設(shè)備

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