秘書二級輔導(dǎo)：檔案整理工作操作要點(diǎn)(2)

　　5) 文件的排列

　　事由的界定可以有較大的靈活性。例如，一次請示或報(bào)告，批復(fù)收到后，就可視為事由辦理完畢;一項(xiàng)工程、一次活動或一次會議，可以視為一個(gè)事由;一項(xiàng)工作如果辦理時(shí)間長需要跨年度，為了及時(shí)歸檔，也可以按不同階段分為幾個(gè)事由;一次會議也可以分為籌備、開幕、不同議程、閉幕等幾個(gè)事由。事由具體劃分尺度由整理者根據(jù)辦理時(shí)間的長短、形成文件的數(shù)量以及文書處理程度的不同等，本著便于整理和利用的原則自行掌握。

　　排列的實(shí)際操作可以分為兩步：在最低一級類目內(nèi)，先按照事由原則將屬于同一事由的文件按文件的形成時(shí)間或文件的重要程度排列;對不同事由間的文件，可以按不同事由形成時(shí)間的先后順序或事由的重要程度排列。

　　6) 文件的編號轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1) 確定編號項(xiàng)目。必備項(xiàng)目包括全宗號、年度、保管期限和件號，選擇項(xiàng)因?yàn)闄C(jī)構(gòu)(問題)、種類等，可以根據(jù)實(shí)際需要選擇使用。

　?、?件號。件號是歸檔文件的排列順序號，分為室編件號和館編件號。室編件號即歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)的排列順序號。室編件號應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。

　　以采用“年度―組織機(jī)構(gòu)―保管期限”進(jìn)行分類為例，室編件號應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一組織機(jī)構(gòu)的一個(gè)保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號。例如，辦公室1999年形成的永久、長期、短期3個(gè)保管期限的歸檔文件，編號后形成3個(gè)流水號，即永久的從“1”開始編一個(gè)流水件號，長期的從“1”開始編一個(gè)流水件號，短期的也從“1”開始編一個(gè)流水件號。

　?、?全宗號。全宗號是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號。

　?、?年度。年度指歸檔文件的形成年度，即形成和處理歸檔文件的年度。填寫此項(xiàng)時(shí)，

　　應(yīng)采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　?、?保管期限。按照現(xiàn)行的國家檔案局《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，保管期限分為永久、長期、短期3種，簡稱為“永、長、短”，代碼分別為“Y、C、D”，填寫時(shí)直接采用簡稱或代碼。

　?、?機(jī)構(gòu)(問題)。填寫機(jī)構(gòu)項(xiàng)時(shí)，應(yīng)按照分類方案填寫作為分類方案類目名的機(jī)構(gòu)名稱。如機(jī)構(gòu)名稱太長，可使用機(jī)關(guān)內(nèi)部規(guī)范簡稱。此外，在全宗介紹中，應(yīng)將機(jī)構(gòu)名稱與相應(yīng)簡稱加以對照說明。填寫問題項(xiàng)時(shí)，則可根據(jù)分類方案直接填寫“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”等。機(jī)構(gòu)(問題)項(xiàng)為選擇項(xiàng)。

　　(2) 填寫歸檔章。應(yīng)在歸檔文件材料上逐件加蓋歸檔章，并填寫相關(guān)項(xiàng)目。歸檔章的位置在每份文件首頁的上端居中的空白處，不要壓蓋文件字跡。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　歸檔章的規(guī)格為長45毫米，寬16毫米，分為均勻的6格。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)和機(jī)構(gòu)(問題)、種類等選擇項(xiàng)。

　　7) 文件的編目

　　歸檔文件目錄由不同條目按照一定的體系和方法排列而成。其包括的項(xiàng)目有以下幾個(gè)。

　　(1) 件號。件號指室編件號。

　　(2) 責(zé)任者。責(zé)任者指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱。

　　(3) 文號。文號即文件的發(fā)文字號，是發(fā)文機(jī)構(gòu)按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組成。填寫文號時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄。

　　(4) 題名。題名即文件標(biāo)題，直接表達(dá)文件的內(nèi)容，由責(zé)任者、問題、文種3部分組成。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范時(shí)，可自擬標(biāo)題，并加“[ ]”。

　　(5) 日期。日期即文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如20070526。

　　(6) 頁數(shù)。填寫每件文件的總頁數(shù)。

　　(7) 備注。備注項(xiàng)用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。

　　在編目過程中，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：歸檔文件應(yīng)逐件編目;來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對復(fù)文進(jìn)行編目;歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型;歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面;歸檔文件目錄封面可以根據(jù)需要設(shè)置年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等項(xiàng)目。

　　8) 文件的裝盒

　　歸檔文件應(yīng)按件號順序裝入檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項(xiàng)目。裝盒的具體要求是：形成年度或保管期限不同的文件材料不得裝入同一檔案盒內(nèi);按機(jī)構(gòu)(問題)編件號的，不同機(jī)構(gòu)(問題)形成的文件材料不得裝入同一檔案盒內(nèi)。

　　(1) 檔案盒封面及盒脊。檔案盒封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化的簡稱標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的盒脊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號、盒號等項(xiàng)目。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“-”號連接。

　　(2) 備考表。歸檔文件整理結(jié)束后或者盒內(nèi)文件發(fā)生調(diào)整變化時(shí)，整理者或者文件調(diào)整人應(yīng)填寫文件備考表，放于盒內(nèi)文件之后。備考表的項(xiàng)目設(shè)置包括整理時(shí)間、盒內(nèi)文件情況說明和整理人、檢查人。

　　① 整理時(shí)間是指文件整理結(jié)束后的年、月、日。

　?、?盒內(nèi)文件情況說明是填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移交、銷毀等情況。

　?、?整理人中填寫對盒內(nèi)文件進(jìn)行整理人員的姓名。

　?、?檢查人是填寫對文件整理情況和質(zhì)量進(jìn)行檢查人員的姓名。

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