2012年秘書資格三級考試：秘書實務(wù)考點總結(jié)(5)

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　　第五章 信息與檔案

　　多為選擇題，這部分也可能出現(xiàn)大題(可能在檔案與溝通中選擇一個)

　　1.多選：信息開發(fā)的主要形式：P401下

　　2.剪報的優(yōu)點：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時效性、可靠性 P402上

　　3.信息資料索引可分為篇目索引和內(nèi)容索引。 P402中

　　4.文摘的類型：指示性文摘(適用于信息篇幅長河內(nèi)容復(fù)雜的情況)和報道性文摘 P402

　　5.多選題：信息編寫的類型：5點 書上第403頁下面

　　6.信息開發(fā)的方法：主要注意第三點(縱深發(fā))和第四點(連橫法) P404中

　　7.仔細看書上第405頁信息開發(fā)的類型，一次信息的形式有剪報、外文文獻的編譯等;二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等;三次信息提供的是評述性的、動態(tài)性的、預(yù)測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調(diào)查報告等 P405中其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息?二次信息?三次信息?

　　8.信息開發(fā)技巧：抓住熱點、針對難點、找準亮點、超前預(yù)測、突出特色 P405中

　　9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

　　10.信息咨詢服務(wù)的表現(xiàn)形式：報刊索引服務(wù)、信息線索咨詢服務(wù)、統(tǒng)計資料的咨詢服務(wù)。P407 考題形式：在給出別的一個，構(gòu)成四個選項

　　11.信息反饋的形式：正反饋和負反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408

　　了解前反饋的定義：在信息發(fā)出之前，向信息發(fā)出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發(fā)出后，信息接受者對信息做出的反應(yīng) P408

　　12.信息反饋的特點：針對性、及時性和連續(xù)性 P409中

　　13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：(1)開設(shè)閱覽室(2)檔案外借(3)制發(fā)檔案復(fù)制本 (4)出具檔案證明 P411

　　14.開架閱覽的做法是：(1)科技檔案副本(2)非密的或密級較低的(3)編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P411

　　15.檔案外借的制度：(1)辦審批手續(xù)(2)外借期限不易過長(3)數(shù)量要有所限制(4)保證按期歸還 P411

　　16.檔案復(fù)制本分為副本和摘錄兩種 P411

　　17.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。

　　在證明中只能對有關(guān)材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關(guān)鍵性作用的內(nèi)容應(yīng)做到與原件的字、句，甚至標點完全吻合。 P412中

　　18.印發(fā)目錄包括內(nèi)部印發(fā)(向內(nèi)部各機構(gòu)和下屬單位印發(fā))和外部交流兩種 P412

　　20. “提供檔案利用”是針對檔案管理者而言;“利用檔案”是針對利用者而言 P412下

　　21. 檔案參考資料具有問題集中、內(nèi)容準確、文字精煉、概括性強的特點 P413中

　　22. 把書上第413頁下的幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下他的考題類型可能是根據(jù)一定的背景，讓你選擇。如對于一個搞科技的企業(yè)來說，編寫檔案參考資料的一句詩()則選書上第415頁的第八點、第九點和第十點。因此要知道，對于不同類型的企業(yè)，其依據(jù)不同。

　　23. 大事記的概念 P413中

　　秘書編寫的大事記主要是持續(xù)反映本單位情況的單位大事記。 在編寫的時候，具體要求是：(三點)第一，觀點正確，用材真實;第二，大事突出，要是不漏，小事不記;第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要 P413

　　大事記的內(nèi)容有大事時間和大事記述兩部分組成。

　　23.組織機構(gòu)沿革和企業(yè)年鑒 可能要反過來考。 如：選擇題：系統(tǒng)記錄一個單位或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機構(gòu)和人員編制變革的情況的一種文字材料是() 選擇：組織機構(gòu)沿革 同時，企業(yè)年鑒也是如此的考法 P414

　　24.統(tǒng)計數(shù)字匯集按其內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種 P414中

　　25.針對性地提供檔案服務(wù)的人員：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術(shù)人員P416中的四個大標題

　　關(guān)于錄像答題技巧：

　　一般：(1)看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝(2)辦公桌是否整潔、信函要分類放置(3)在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語，如您好等?③上班時間不得占用電話聊天(4)保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密

　　(一) 關(guān)于商務(wù)活動中的簽字儀式：書上第389頁

　　注意：迎客:秘書在大門口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會議室等待迎接;客人應(yīng)坐在右邊;簽字廳應(yīng)整潔干凈;簽字桌應(yīng)為長桌，桌布應(yīng)為綠色;實現(xiàn)應(yīng)準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等;桌上要擺放雙方國旗;入座座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面;其他隨從人員的位置要注意;合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成;到最后要照相留念，注意站的位置;共飲香檳酒互相慶祝;最后談話要注意：不談?wù)?、宗?不問婚否;身子預(yù)言：注意OK在不同國家的意思不同。

　　(二) 宴請

　　注意：場地的選擇;點菜時要注意對方有無忌口;迎客的方式;入座的順序;關(guān)于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項;可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期;秘書要為上司準備好信息資料;電話保密工作;會議通知包括哪些內(nèi)容;管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉

　　(三)有關(guān)商務(wù)旅行：詳見書上第397頁(秘書與領(lǐng)導(dǎo)一起出行，可能還有其他人員)

　　注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案;包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細看書上399頁的表格，準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預(yù)備會，給上司提醒。

　　(四) 有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事

　　注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。

　　秘書有無做到換位思考;耐心傾聽;秘書有無做到日常接待，如倒水等;如果對方著急，秘書不可以急，應(yīng)該有耐心;秘書在接待過程中要注意保密工作;與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示; 若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領(lǐng)導(dǎo)說，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來匯報。領(lǐng)導(dǎo)在未吱聲的情況下，秘書不應(yīng)該說出該如何如何決定。

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