2013年三級秘書資格考試講解：擬訂會議的應(yīng)急方案概述

　　1.會議應(yīng)急方案的內(nèi)容包括：(1)會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題;(2)出現(xiàn)問題時負(fù)責(zé)解決的會議工作人員

　　2.會議應(yīng)急方案的作用:(1)會議應(yīng)急方案可使會議的策劃和籌備做到早做準(zhǔn)備，未雨綢繆。(2)應(yīng)急方案可以有效的地緩解危機(jī)，提高會議管理的效率。比如關(guān)鍵人員不能到會如何處理，住宿的預(yù)訂不夠如何解決，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障如何等。(3)使會議工作人員能夠統(tǒng)一步調(diào)，當(dāng)問題出現(xiàn)時，能夠有回旋余地。

　　3.會議應(yīng)急方案特點(diǎn):1.有的放矢;2.預(yù)防為主;3.留有余地。

　　4.會議應(yīng)急方案實(shí)施的原則:1思想上充分重視;2在人、財、物方面要措施到位;3在實(shí)施的過程中要堅(jiān)持定期檢查。

　　5.處理會議突發(fā)事件的方法:1處理人員問題;2處理場地問題;3處理設(shè)備問題;4處理資料問題5處理健康與安全問題;6處理行為問題。

　　(二)會議應(yīng)急方案的工作程序預(yù)測情況 準(zhǔn)備應(yīng)對備選方案 討論會議緊急情況 確定會議應(yīng)急方案。

　　一、會議總結(jié)工作的內(nèi)容和要求

　　1.會議總結(jié)的目的具體來講主要有以下幾點(diǎn)：(1)檢查會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。(2)檢查各個小組的分工執(zhí)行情況。(3)將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，以積累經(jīng)驗(yàn)，找出不足，從而明確今后搞好同類型會議組織與服務(wù)工作的借鑒之處，不斷改進(jìn)會議的組織服務(wù)工作。(4)獎懲相關(guān)人員，并要妥善解決會議的遣留問題。

　　2.會議總結(jié)的內(nèi)容:總結(jié)內(nèi)容包括會議名稱、時間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人，會議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點(diǎn)，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

　　(二)會議總結(jié)的工作程序?yàn)椋簩h征詢意見，擬就工作總結(jié)稿→向領(lǐng)導(dǎo)報告會議結(jié)論→總結(jié)定稿→印發(fā) →歸檔 →組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)。

　　二、會議評估工作的內(nèi)容和要求

　　1.會議評估工作的內(nèi)容:(1)構(gòu)成有效會議的要素

　　一個有效會議應(yīng)該具有清晰的目標(biāo)、適當(dāng)?shù)臅r間、合適的地點(diǎn)、恰當(dāng)?shù)谋匾?、順暢緊湊的議程、準(zhǔn)確的信息傳遞、周密的前期準(zhǔn)備、精心挑選的參會人員、參會人員得當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)、領(lǐng)導(dǎo)人員良好的控制勇和、合理的內(nèi)容安排等。

　　(2)影響會議效率的主要原因:影響會議效率的因素很多，主要可以歸結(jié)為三個方面：1會議的必要性;2會議前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量;3會議責(zé)任分工。

　　2.會議評估的標(biāo)準(zhǔn):(1)是否達(dá)到目標(biāo)。(2)會議時間性評估。(3)與會人員參與會議狀態(tài)與收獲;對會議的滿意程度與理由;提出改進(jìn)的意見或建議。(4)會議服務(wù)評估。會議服務(wù)是否到位，會議中的合作精神如何。(5)會議實(shí)際費(fèi)用支出、會議成本評估。(6)再度召開同樣的會議時，繼續(xù)推進(jìn)與維持的事項(xiàng)。

　　3.會議評估工作的方法和要求

　　(1)會議評估工作的方法”1.評估方法可以在會議結(jié)束時以意見調(diào)查的方式進(jìn)行。2.告知與會人員有義務(wù)一同提高會議質(zhì)量。

　　(2)會議評估工作要求:會議評估力求科學(xué)、高效。最好在確定了會議目的的早期策劃階段就高計一份問卷。要避免與會人員的反感。

　　(二)會議效果評估的工作程序”會議效果評估的基本程序?yàn)椋悍治鲇绊憰h效果的主要因素 設(shè)計會議效果評估表 匯總評估結(jié)果。

　　(三)注意事項(xiàng)

　　會議結(jié)束后，應(yīng)注意避免以下情況：(1)欠缺會議記錄。(2)對決議實(shí)不力。(3)不對會議的成敗得失進(jìn)行總結(jié)。(4)不解散已完成任務(wù)的委員會或工作小組。(5)與會人員對會議感到不滿。