2013年秘書資格考試:錄像答題技巧
一般:(1)看秘書的著裝,看是否著職業(yè)裝(2)辦公桌是否整潔、信函要分類放置(3)在打電話時,注意:①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語,如您好等?③上班時間不得占用電話聊天(4)保密:①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀,泄密③不能因為老板吵你,賭氣泄密
一、關(guān)于商務(wù)活動中的簽字儀式:書上第389頁
注意:迎客:秘書在大門口迎接,領(lǐng)導(dǎo)在會議室等待迎接;客人應(yīng)坐在右邊;簽字廳應(yīng)整潔干凈;簽字桌應(yīng)為長桌,桌布應(yīng)為綠色;實現(xiàn)應(yīng)準(zhǔn)備好簽字用具:如合同文本、簽字筆、吸墨器等;桌上要擺放雙方國旗;入座座位,助簽人應(yīng)在主簽人的后面;其他隨從人員的位置要注意;合同第一次交換由助簽人完成,第二次交換由簽字人完成;到最后要照相留念,注意站的位置;共飲香檳酒互相慶祝;最后談話要注意:不談?wù)?、宗?不問婚否;身子預(yù)言:注意OK在不同國家的意思不同。
二、宴請
注意:場地的選擇;點菜時要注意對方有無忌口;迎客的方式;入座的順序;關(guān)于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項;可能涉及到招標(biāo)書的準(zhǔn)備工作和投標(biāo),注意其日期;秘書要為上司準(zhǔn)備好信息資料;電話保密工作;會議通知包括哪些內(nèi)容;管理上司日志時,若上司日志發(fā)生變化,則應(yīng)當(dāng)先調(diào)整上司日志,再調(diào)整自己的日志,然后提醒上司日志已變化,最后通知對方,并致歉
三、有關(guān)商務(wù)旅行:詳見書上第397頁(秘書與領(lǐng)導(dǎo)一起出行,可能還有其他人員)
注意:做好出行前的準(zhǔn)備,擬定出訪方案;包括意圖和目的,出訪時間、地點和路線,費用情況和簡單要求等。仔細(xì)看書上399頁的表格,準(zhǔn)備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預(yù)備會,給上司提醒。
四、有關(guān)溝通:可能員工家屬來鬧事
注意:好好看看書上的第239頁的溝通策略,這是一個對外的橫向溝通問題。
秘書有無做到換位思考;耐心傾聽;秘書有無做到日常接待,如倒水等;如果對方著急,秘書不可以急,應(yīng)該有耐心;秘書在接待過程中要注意保密工作;與對方說話時,不能出現(xiàn)有“讓我告訴你……的電話和地址”,即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下,不能說出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對方提出一些要求,秘書要向上級請示;若上級正在開會或接待他人,秘書不能直接進(jìn)去向領(lǐng)導(dǎo)說,而應(yīng)寫成便條形式,把領(lǐng)導(dǎo)叫出來匯報。領(lǐng)導(dǎo)在未吱聲的情況下,秘書不應(yīng)該說出該如何如何決定。
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