解析招標采購流程再造和風險管理

　　招標流程再造是指以國家現(xiàn)行的招標投標相關(guān)法律法規(guī)尤其是2012年實施的《招標投標法實施條例》為依據(jù)，以規(guī)范招標操作程序為手段，加強招標流程重要節(jié)點的控制，圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，實施流程再造，目的在于降低企業(yè)運營風險。

　　一、實施步驟

　　(一)建立一套完整的招標流程體系

　　首先從企業(yè)的最高主管部門開始，然后自上而下地逐級確定流程職責。在上下級之間建立一種“流程―職責”的關(guān)系，上下級之間明確各自的權(quán)責及流程風險控制節(jié)點，按照流程順序順推下去，直至作業(yè)層的作業(yè)目標得以實現(xiàn)，從而構(gòu)成一種一環(huán)扣一環(huán)的完善的招標流程。

　　(二)細化風險節(jié)點控制

　　招標流程體系建立后，為了便于操作，在付諸實施前，要將招標流程的風險節(jié)點控制加以細化。完成合同管理，招標技術(shù)參數(shù)審核，開評標階段，招標監(jiān)督，中標通知書的發(fā)放，國債、國補、省市重點項目子流程的規(guī)范完善等環(huán)節(jié)的風險節(jié)點控制，招標流程體系才算完成。細化風險節(jié)點控制是招標流程與實際操作之間的一個重要環(huán)節(jié)，也是招標流程得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)。

　　(三)組織實施

　　流程已經(jīng)確立，公司管理層、各部門工作人員根據(jù)流程對自己進行定位，按照流程規(guī)定的工作順序，一步步完成自己的工作。而上級管理者可以放手將自己的權(quán)力交給下級成員，自己則重點抓好綜合管理工作。而完成流程所規(guī)定的工作，還要靠上級管理者的協(xié)調(diào)、幫助以及創(chuàng)造實現(xiàn)目標的良好工作環(huán)境。

　　(四)激勵、考核和評價

　　要相應(yīng)出臺嚴格的管理制度，建立激勵、考核和評價體系，建立起完整而有效的流程，并不斷調(diào)整優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，以保證流程的順利執(zhí)行。建立自我評價提升機制，分析各項操作規(guī)范的合法性、可行性，認真總結(jié)采取的措施、方法和經(jīng)驗，并針對具體問題出具分析報告，不斷優(yōu)化規(guī)范、優(yōu)化流程。

　　二、在實施過程中應(yīng)做好的幾項工作

　　(一)做好風險控制管理的基礎(chǔ)工作

　　1.建立管理協(xié)調(diào)小組。建立招標流程再造管理協(xié)調(diào)小組，小組負責人由主要領(lǐng)導(dǎo)擔任，并構(gòu)建制度體系，制定相關(guān)配套措施，明確實施者之間的相互分工，為項目的具體實施提供各項保障。

　　2.注重企業(yè)文化層面建設(shè)。大力宣傳流程再造的現(xiàn)實意義和必要性，統(tǒng)一思想，統(tǒng)一認識。深入對標企業(yè)調(diào)研、學習，效仿榜樣，取長補短。建立信息資料庫，加強信息資料收集、分析和整理，準確掌握對標企業(yè)和有關(guān)競爭對手管理創(chuàng)新的相關(guān)信息。

　　3.建立流程管理信息系統(tǒng)。以會議方式和人與人之間的直接交流獲取信息，進行管理決策，發(fā)布管理指令，了解管理效果，往往會出現(xiàn)管理上信息傳遞的失誤，造成管理者和被管理者的迷失。在信息技術(shù)時代，要實現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化和制度化，首先要擺脫人為管理，走向信息化的企業(yè)流程管理。

　　4.培養(yǎng)復(fù)合型人才。在執(zhí)行流程時，插手的人越少越好;在流程服務(wù)對象看來，越簡單越好。因此，培養(yǎng)項目負責人成為一專多能的復(fù)合型人才，作為一個長期目標應(yīng)不斷完善。

　　(二)建立起順暢、科學、高效、安全的招標流程

　　1.對各部門按照業(yè)務(wù)流程重新進行職能劃分。各部門在整個業(yè)務(wù)流程中的各個階段，分別扮演不同的角色，既具有管理職能又具有業(yè)務(wù)職能。最終的經(jīng)營成果是各部門協(xié)調(diào)配合、共同實施的結(jié)果。

　　2.規(guī)范招標流程信息管理。使流程內(nèi)容涉及的數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流、資金流實現(xiàn)有機交互，實現(xiàn)實時動態(tài)管理、控制、預(yù)警和決策支持。

　　3.建立子流程。因為招標業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)較多，可建立不同層次的子流程，建立子流程與招標業(yè)務(wù)流程之間的銜接，形成一個閉合循環(huán)。

　　4.招標流程再造。新流程包括招標準備，開標前準備階段，開標、評標，中標公示、發(fā)放中標通知書，招標綜合資料整理、存檔、備案、統(tǒng)計等五個大環(huán)節(jié)，在總流程下根據(jù)項目類別設(shè)計中央投資項目、業(yè)務(wù)部等子流程。通過流程解決各部門間的工作接口問題，建立起相互制約的管理機制。做到職責分明，工作有序，有效提高工作效率。通過細化風險節(jié)點控制，按照級別和部門進行協(xié)商分配，將節(jié)點控制和工作目標實行高度統(tǒng)一，最后將細化的節(jié)點化為個人工作目標，形成一個層層支撐，環(huán)環(huán)相扣，責、權(quán)、利明確的工作目標體系，使各級、各部門以及每一個員工明確：自己在招標流程中所承擔的具體任務(wù)是哪些，所擔負的責任是什么，以及完成的期限等。由于節(jié)點控制的細化，確保招標流程的順利實施，有效防范風險。

　　(三)建立相應(yīng)的風險控制點

　　1.在合同管理方面。根據(jù)代理協(xié)議以及招標文件中的合同條款，分析風險控制點。在接收采購計劃的同時要求招標人簽訂委托協(xié)議。為避免以后合同執(zhí)行中的糾紛，必須在前期規(guī)避風險，對風險點加以嚴格控制。比如合同計價類型的選擇、合同條款的設(shè)置、合同的平衡性、合同的完備性等都是應(yīng)該控制好的關(guān)鍵節(jié)點。同時，在招標代理協(xié)議中，應(yīng)附招標人需提供的項目批準、規(guī)劃許可等文件，設(shè)置招標設(shè)備(材料)技術(shù)商務(wù)要求提綱、企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目采購清單、招標資料交接登記表等作為合同附件，以保證招標采購工作的順利進行，同時防止發(fā)生爭議時有明確的合同條款進行追溯，降低風險。

　　2.在招標技術(shù)參數(shù)方面。這個環(huán)節(jié)的風險控制點尤其重要，在招標技術(shù)參數(shù)的審核階段就要建立風險控制點。技術(shù)參數(shù)設(shè)高級技術(shù)人員審核，防止出現(xiàn)技術(shù)參數(shù)提交不齊或技術(shù)參數(shù)存在問題不能按原計劃招標的情形。

　　3.在開評標階段設(shè)置風險控制點。在此階段按照流程設(shè)計進行規(guī)范操作，避免引起質(zhì)疑和投訴。

　　4.在招標監(jiān)督方面設(shè)置風險控制點。秉承《招標投標法》公開、公平、公正和誠實信用的原則。明確監(jiān)管的監(jiān)督邊界，注重規(guī)范操作，避免監(jiān)督凌駕于程序之上。在開標前準備階段規(guī)定：開標前1個工作日，業(yè)務(wù)部門要協(xié)同招標人聯(lián)系本次招標活動的行業(yè)監(jiān)督機構(gòu);在評標結(jié)束后，項目負責人填制中標結(jié)果確認函，經(jīng)招標人確認后交監(jiān)督人審核;在發(fā)放中標通知書階段規(guī)定，項目負責人在媒體上公示中標結(jié)果，投標人可以提出質(zhì)疑和投訴，公示期結(jié)束、質(zhì)疑和投訴解決處理后，發(fā)放中標通知書。如否決其投標，業(yè)務(wù)部主管與項目部成員應(yīng)分析原因，提出解決辦法。

　　5.在中標通知書的發(fā)放環(huán)節(jié)建立風險控制點。用特殊紙質(zhì)制作中標通知書，并由專業(yè)部門對中標通知書的發(fā)放實行統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)部門登記領(lǐng)取后使用，以防出現(xiàn)仿制中標通知書與客戶簽訂合同的情形。中標通知書必須由招標人發(fā)出，如果由代理機構(gòu)發(fā)出中標通知書，必須有招標人的法律授權(quán)。在實際操作過程中，有很多項目的中標通知書由代理機構(gòu)直接發(fā)出，這是不符合法律規(guī)定的。因為中標通知書是招標人對投標人的承諾，中標通知書的發(fā)出直接導(dǎo)致合同的成立。

　　6.將國債、國補、省市重點項目子流程的規(guī)范完善作為風險控制點。這些項目從立項審批、具體操作、資料報送都有特別規(guī)定，特別是中央投資項目的前期備案、發(fā)布公告、抽取評委、網(wǎng)站發(fā)布中標公示、資料報送的相關(guān)規(guī)定非常嚴格，不進行風險控制將會影響企業(yè)資格延續(xù)或提升，因此在業(yè)務(wù)流程下詳細規(guī)定子流程的操作步驟很有必要。

　　(四)建立健全激勵、考核與評價機制體系

　　為提高人員素質(zhì)，更好完成招標流程再造項目，真正實現(xiàn)流程的規(guī)范操作，有效防范法律風險，要建立健全激勵、考核與評價機制體系。建立健全專業(yè)技術(shù)人員知識培訓體系。在目前，可結(jié)合招標師職業(yè)水平考試培訓展開。因為招標師考試用的四本教材比較系統(tǒng)地把招標采購相關(guān)法律、操作規(guī)范等有關(guān)知識進行了嚴謹?shù)厥崂砗途幣?。通過對這四本書的學習，可以提高相關(guān)從業(yè)人員的理論素養(yǎng)和實踐操作水平。有必要制定員工培訓工作計劃，將培訓應(yīng)用于平時的工作中，這樣更能提高學習培訓的針對性。在實際工作中重點開展適合業(yè)務(wù)發(fā)展需要的崗位專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓，方式可以靈活多樣，比如遠程教育、參加培訓班、從外面聘請高水平的師資團隊前來培訓授課等形式，有計劃、有步驟地開展培訓工作。建立經(jīng)營業(yè)績考核體系，制定各項績效考核辦法和獎懲制度，以此對部門及員工進行評價，根據(jù)評價結(jié)果進行獎懲。經(jīng)過評價，改進、優(yōu)化流程，以保證流程能夠順利執(zhí)行。

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