2013年秘書資格四級考前必備考點(八)

　　會議與商務(wù)活動

　　鑒定要點與重點提示

　　一、鑒定要點

　　掌握會議議程、日程的擬定方法;正確選擇會址;做好會議記錄、會議中的信息溝通和會議期間值班、保衛(wèi)工作以及會議經(jīng)費結(jié)算工作;掌握開放參觀活動方案的擬定和安排宴請活動的要求、商務(wù)旅行計劃和旅程表的制定方法。

　　熟悉會議議程與日程的區(qū)別;掌握會議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式;學(xué)會會議文件資料立卷歸檔的步驟和國外商務(wù)旅行準備工作的主要內(nèi)容。

　　二、重點提示

　　1.會議議程表的設(shè)計方法

　　(1)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

　　(2)議程表中第一項是宣布議題，安排討論問題時應(yīng)盡量將同類性質(zhì)問題集中安排在一起。

　　(3)保密性較強的議題一般安排在后面。

　　2.會議日程表的設(shè)計方法

　　(1)會議的日程表一般采用簡短文字或表格形式。

　　(2)將會議時間按每天上午、下午、晚上三個單元將議題具體化。

　　3.安排會議議程和日程應(yīng)注意的問題

　　(1)會議議程和會議日程的功能不同。

　　(2)會議議程的編制在前，一旦確定不應(yīng)再改變。會議日程如遇到一些變化可相應(yīng)調(diào)整。

　　(3)會議議程與日程必須吻合。

　　(4)會議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實施。

　　4.選擇會址應(yīng)考慮的因素

　　(1)交通便利。

　　(2)會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模、主題相符。

　　(3)場地要有良好的設(shè)備配置。

　　(4)應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，場地應(yīng)不受外界干擾。

　　(5)選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場。

　　(6)場地租借的成本必須合理。

　　5.做好會議記錄

　　(1)會議記錄的準備工作

　　1)準備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機和磁帶。

　　2)備有會議議程表和相關(guān)文件資料，了解與會人員的座位圖。

　　(2)會議記錄的內(nèi)容：會議描述;與會者姓名;會議過程;主席、記錄員簽名。

　　(3)會議記錄的方法

　　1)重點應(yīng)將會議主要討論的觀點、決議、決定、重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，其他內(nèi)容概括記錄。

　　2)漏記內(nèi)容對照錄音磁帶進行修改，也可提示會議主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做簡要的解釋。

　　3)與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

　　(4)會議記錄的修改

　　1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準。

　　2)經(jīng)會議批準，會議記錄如有錯誤，主席或秘書可以更改。

　　3)會議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動。

　　(5)會議記錄的要求：準確、完整、簡潔、條理清楚。

　　6.會議期間的信息溝通

　　(1)做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作

　　1)秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，全面收集信息。

　　2)要深入實際，掌握第一手資料。

　　3)注重信息的加工。

　　4)注重實效，狠抓反饋信息的收集。

　　(2)會議期間的對外宣傳工作

　　1)妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。

　　2)注意內(nèi)外有別，嚴守單位秘密。

　　3)在傳遞方式、內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、實效、費用的原則綜合考慮。

　　4)注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的報道。

　　5)為召開記者招待會提供必需的信息資料。

　　6)信息收集力求全面、真實、及時、適用、重點突出。

　　7)與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠相待、平等相待、迅速及時。

　　(3)信息加工的形式：綜合加工;提煉加工;推導(dǎo)加工。

　　(4)信息傳遞的方式：口頭傳遞;影像傳遞;電子系統(tǒng)傳遞;專人傳遞。

　　7.會議的值班、保衛(wèi)工作

　　(1)會議值班工作的內(nèi)容

　　1)搜集有關(guān)情況，傳遞各種信息。

　　2)控制與會議無關(guān)人員隨便出入會場。

　　3)備有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤部門主管的聯(lián)絡(luò)方式。

　　4)堅守崗位、人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。

　　(2)會議保衛(wèi)工作的內(nèi)容：與會人員的人身安全的保衛(wèi)、重要文件的保衛(wèi)、會場和駐地的保衛(wèi)、各種設(shè)備和物品的保衛(wèi)、私人貴重物品的保衛(wèi)。

　　8.會議文件資料立卷歸檔的步驟

　　(1)會議文件的收集整理工作：收集范圍、收集渠道、收集方法。

　　(2)會議文件收集整理工作的方法

　　1)責任落實到人。

　　2)嚴格履行文件登記手續(xù)，認真檢查文件缺損情況，并及時采取補救措施。

　　3)注意保密。

　　9.會議經(jīng)費結(jié)算工作

　　(1)會議收款的方法和時機

　　1)在會議通知中注明收費標準、可采用的支付方式。

　　2)如用信用卡收費，要問清姓名、卡號、有效期等。

　　3)與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序。

　　(2)會議付款的方法和時機：演講者費用、場租費、租用設(shè)備費等事先商定好費用，會議結(jié)束后付費。

　　10.擬定開放參觀活動方案

　　(1)開放參觀活動方案的主要內(nèi)容

　　1)確定開放參觀活動的主題。

　　2)安排開放參觀的內(nèi)容。

　　3)選擇開放參觀的時機。

　　4)確定邀請對象。

　　5)選擇參觀路線。

　　6)策劃宣傳工作。

　　7)做好解說及接待準備。

　　(2)安排開放參觀活動的注意事項

　　1)目的明確。

　　2)時機選擇要得當。

　　3)處理好公開與保密的關(guān)系。

　　4)安排好細節(jié)問題。

　　5)精心做好展示工作。

　　11.安排宴請活動的方法與要求

　　(1)宴請活動的準備工作

　　1)列出賓客名單，發(fā)出正式請柬。

　　2)確定宴請時間、選好宴請場所。

　　3)確定菜單。

　　4)排定桌次、座次。

　　5)宴請程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。

　　(2)宴請形式：正式宴會、便宴、酒會、冷餐會、茶會、工作餐等。

　　(3)宴請目的：為代表團來訪;為慶祝某一節(jié)日、紀念日;為展覽會的開幕、閉幕;為某項工程動工、竣工等。

　　12.擬定商務(wù)旅行計劃

　　(1)商務(wù)旅行計劃的內(nèi)容：時間、啟返日期、住宿安排、會晤人員、交通工具的選擇、上司或接待人的特別要求、天氣狀況、行程安排、差旅費用。

　　(2)旅程表的主要內(nèi)容：日期、時間、地點、交通工具、具體事項、備注。

　　13.出國商務(wù)旅行的準備工作

　　(1)辦理各種必要的出國手續(xù)：撰寫出國申請，辦理護照，辦理簽證，辦理《國際預(yù)防接種證書》，辦理出境登記卡，訂購機票，辦理保險。

　　(2)出行前的準備：編制旅行方案，辦理兌換外幣，準備隨身攜帶物品，為上司準備攜帶的文件，檢查相關(guān)證件，收集所到國的背景資料。

　　(3)出人境手續(xù)：邊防檢查;海關(guān)檢查;安全檢查;健康檢疫。