2013年秘書資格四級考試復(fù)習(xí)筆記（11）

　　秘書考試(四級)復(fù)習(xí)筆記之文書擬寫

　　第一節(jié) 文書擬寫

　　一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知

　　批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知是指批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)公文的通知，分為三類：批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知、印發(fā)通知。

　　批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+轉(zhuǎn)發(fā)(印)文件原件。

　　在寫批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知時(shí)要注意所有的批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知均有附帶文件。它們屬于“正件”，而不是“附件”。

　　二、報(bào)告

　　報(bào)告是匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問的公文。報(bào)告具有匯報(bào)性、陳述性。報(bào)告與請示的區(qū)別在于性質(zhì)要求和行文時(shí)限不同。報(bào)告分為三種：匯報(bào)工作報(bào)告、反映情況報(bào)告、答復(fù)詢問報(bào)告。

　　報(bào)告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

　　寫報(bào)告時(shí)要注意報(bào)告事項(xiàng)要真實(shí)、報(bào)告時(shí)間要及時(shí)、報(bào)告不得夾帶請示事項(xiàng)。

　　三、請示

　　請示是向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的公文。請示的特點(diǎn)是一文一事、請批對應(yīng)、事前行文。請示分為求示性請示和求批性請示。

　　請示的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+附注

　　寫請示時(shí)要注意職能主送一個(gè)機(jī)關(guān)、要逐級請示、語氣宜溫和謙恭。

　　四、問答函

　　問答函，是不相隸屬機(jī)關(guān)就工作問題進(jìn)行詢問或答復(fù)的函。問答函分為詢問函和答復(fù)函。

　　詢問函與答復(fù)函的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

　　寫問答函時(shí)要注意單位間交往的問答函應(yīng)采用“信函式格式”行文。單位間交往的問答函屬于正式行文，應(yīng)采用“信函式格式”。單位內(nèi)部交往的信函可采用便函形式。

　　五、簡報(bào)

　　簡報(bào)是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“簡訊”、“動(dòng)態(tài)”等。簡報(bào)的特點(diǎn)是簡、快、新、實(shí)。簡報(bào)分為工作簡報(bào)、會(huì)議簡報(bào)、動(dòng)態(tài)簡報(bào)。

　　簡報(bào)的結(jié)構(gòu)是：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾

　　寫簡報(bào)時(shí)要注意文字凝練，篇幅簡短;內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、典型;針對性、指導(dǎo)性強(qiáng);一是一報(bào)、切忌面面俱到。

　　六、意向書

　　意向書是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂條約、達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文書。意向書具有協(xié)商性、靈活性和簡略性的特點(diǎn)。

　　意向書按合作關(guān)系的不同可分為多種類型：加工承攬意向書、建設(shè)工程承包意向書、貨物運(yùn)輸意向書、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)意向書、科技協(xié)作意向書等。

　　意向書的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部

　　寫意向書時(shí)要注意語言準(zhǔn)確，表達(dá)清楚;忠實(shí)于洽談內(nèi)容。

　　七、訂貨單

　　訂貨單是訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。訂貨單的特點(diǎn)是協(xié)約性和嚴(yán)肅性。

　　訂貨單的一般結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部

　　寫訂貨單時(shí)要注意制作訂貨單應(yīng)注明有效期限，注意訂貨單與訂貨合同的區(qū)別。

　　八、商品說明書

　　商品說明書是商品的生產(chǎn)者向消費(fèi)者或用戶介紹其商品的特點(diǎn)、成分、性質(zhì)、構(gòu)造及注意事項(xiàng)等有關(guān)知識的說明文。

　　商品說明書具有真實(shí)性、科學(xué)性、條理性和通俗性的特點(diǎn)。

　　簡單商品說明書由標(biāo)題和正文組成。復(fù)雜商品說明書由封面、目錄、概述、正文、封底構(gòu)成。

　　寫商品說明書時(shí)要注意如實(shí)介紹，真實(shí)可信;抓住特征，突出個(gè)性;語言簡潔。通俗明了;設(shè)計(jì)新穎，美觀大方

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