2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)（38）

　　(二)秘書的文檔管理工作

　　※※※公文的發(fā)文程序

　　1、 交擬、擬稿：

　　l 交擬時，交擬人和執(zhí)筆人均必須透徹地搞清4方面內(nèi)容，即擬文的背景、依據(jù)、意圖、要求。

　　l 擬稿時，注意講究語法、字斟句酌;講究邏輯、表達(dá)準(zhǔn)確;講究格式、遵規(guī)循俗。

　　2、審核、簽發(fā)：

　　l 審核，主要是抓住文稿內(nèi)容、體式、行文規(guī)則，進(jìn)行綜合審查與核定。

　　l 簽發(fā)，是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對已審核的文稿進(jìn)行審批，簽署表示核準(zhǔn)發(fā)出的意見。它是文稿形成定稿的最后環(huán)節(jié)，是保證公文質(zhì)量的最后關(guān)口。因此也是制發(fā)公文的決定性環(huán)節(jié)。簽發(fā)的關(guān)鍵是時間問題，及時簽發(fā)對文書極為重要。

　　3、印制、校對

　　l 印制工作要求：內(nèi)容準(zhǔn)確;格式規(guī)范;頁面整潔;字跡清楚;美觀大方，便于閱讀和保管。

　　l 校對工作要求：校對人員必須嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍。

　　4、用印、登記

　　l 發(fā)文用印要注意：確認(rèn)有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并且適合規(guī)定;蓋印份數(shù)必須與原稿上標(biāo)明的相同;印章要蓋得規(guī)范。

　　l 發(fā)文登記要注意：對準(zhǔn)備發(fā)出的公文作統(tǒng)一記載，一般應(yīng)使用《發(fā)文登記簿》或一文一頁登記表，以便于日后對公文進(jìn)行清點、控制、查找和回收。

　　5、封發(fā)、傳遞

　　l 封發(fā)，即裝封發(fā)出，分5個步驟。

　　l 傳遞。根據(jù)文件密級高低和緩急時限的不同，采用合適的渠道和方式進(jìn)行傳遞。

　　發(fā)文回執(zhí)(發(fā)文回簽單)

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