2014年秘書資格五級考試"會議與商務活動"重點詳解

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　　“會議與商務活動”鑒定大致重點:掌握發(fā)送會議通知的方法及注意事項，能夠擬寫帶回執(zhí)的會議通知;掌握各種會議證件的制發(fā)和會議文件資料的發(fā)放;了解與會人員的接站、報到、簽到工作的基本內容和程序;做好會議的善后工作，包括安排與會人員返程、會議文件資料的清退及會議室的整理。 掌握會見與會談、開放參觀準備工作的內容及活動的基本程序;商務旅行準備工作的主要內容。熟悉會議構成的要素;會議的種類與作用;內部會議室的預訂方法。

　　重點詳解：

　　1、會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。會議構成要素可分為基本要素(會議目的、召開時間、會議地點、主持者、與會者、主題、議題、日程)和選擇要素(會議名稱、服務機構、秘書機構、經(jīng)費、文件材料、專用設備工具、各種消耗材料等)

　　2、會議種類

　　(1)按組織類型可分為內部會議或外部會議，正式會議和非正式會議

　　(2)按時間方面的規(guī)定性可分為定期和不定期兩類

　　(3)按出席對象可分為聯(lián)席會、內部會、代表會、群眾會

　　(4)按功能性質可分為法定性會議、決策性會議、執(zhí)行性會議、告知性會議、學術性會議、顯示性會議

　　(5)按議題性質可分為專業(yè)性、專題性、綜合性等

　　(6)按規(guī)模可分為特大型、大型、中型、小型

　　(7)按會議采用的方式手段可分為常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會等

　　(8)按與會者的國籍及議題可分為國內會議和國際會議

　　3、公司常見會議的各類與作用

　　(1)經(jīng)理例會

　　(2)部門員工例會

　　(3)股東會*(P3)

　　(4)董事會

　　(5)公司年會

　　(6)客戶咨詢會

　　(7)產(chǎn)品展銷定貨會

　　(8)業(yè)務洽談會

　　(9)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會

　　4、發(fā)送會議通知

　　(1)發(fā)送方法或形式：口頭通知和書面通知、正式通知和非正式通知。

　　(2)發(fā)送內容

　　會議通知的主要內容：被通知部門、人員、職務、通知事由、會議時間、會議地點、出席對象或范圍、會議程序、議事內容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務、通知日期。

　　1)會議相關材料：預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況。

　　2)回復時需要的信封、郵票等。需要回復的會議通知或預備通知中可加入明信片，上面應注明本公司的公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名等。

　　3)會議中使用的有關票據(jù)。

　　4)附說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，標明交通工具及線路。

　　(3)發(fā)送通知程序(P8)

　　(4)發(fā)送會議通知的注意事項

　　1)明確會議通知發(fā)送對象。

　　2)落實發(fā)送的回復確認環(huán)節(jié)。

　　3)對書面會議通知的地址、郵編要填寫正確。

　　(5)處理回執(zhí)

　　1)回執(zhí)一定要注明寄回的截止時間。

　　2要明確會議組織者所需了解的重要信息。

　　3)回執(zhí)寄回后要認真統(tǒng)計，及時確認。

　　5、會議的各種準備工作

　　(1)制作姓名卡片、會議證件、會議指示標識的方法

　　會議證件的作用：證明身份、保證會議安全、統(tǒng)計到會人數(shù)、維持會議程序

　　會議指示標識分為標識牌、區(qū)域圖、名簽與臺簽

　　1)內容設計上有會議名稱、與會者姓名、稱呼、身份、組織名稱。

　　2)重要的大型會議要貼本人照片，并加蓋印章。

　　3)證件的形式應反映出會議的內容

　　4)應區(qū)分與會者的身份。會議證件有類型主要有代表證、列席證、工作證、記者證、來賓證

　　5)應在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放姓名卡片，在主席臺放置臺簽式姓名卡片

　　6)注意會議證件中的文化理念

　　(2)會議文件資料發(fā)放的基本方法

　　1)按照與會者名單，準備好每人一個文件袋。

　　2)分發(fā)重要文件要編號、登記，保密文件要注明密級。

　　3)征求意見稿或保密文件應附文件清退目錄。

　　4)適時適量。

　　5)內容重要又需要事先送達與會者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達。

　　(3)會議所需用品和設備的準備

　　1)準備會議所需物品要盡量考慮全面，有備無患。

　　2)會議用品和設備的類型分為必備用品和特殊用品。

　　(4)預訂內部會議室的方法

　　1)要打出一定的提前量，在確定準確的會期后，應盡早預訂。

　　2)在使用的前一天，一定要再次落實。

　　3)會議室的大小、格局、設備的配備與會議的人數(shù)、性質和類型相匹配。

　　4)留有足夠的自由使用空間，會議之間的間隔不宜太緊。

　　5)事先查看會議議程，了解會議是否需要音像輔助設備，并事先將設備調整到最佳狀態(tài)。

　　(6)會議住宿工作

　　(5)接站報到工作的主要步驟

　　1)掌握與會者到達的時間和聯(lián)系方式。

　　2)備有足夠的車輛和接待人員。

　　3)有統(tǒng)一的指揮調度系統(tǒng)，人車要值班。

　　4)所有車輛和人員要按時間、路線接送

　　5)如設接待站要制作醒目的牌子或橫幅，表明“××公司接待處”的字樣;并設立引導牌或標識牌，表明報到的具體位置。

　　6)事先準備好文件袋發(fā)給報到人員。

　　(6)會議簽到和引導工作

　　會議簽到包括迎賓、簽到登記、交費、領取會議資料和各種票證

　　會議簽到方式：

　　1)小型會議可由秘書逐一進行簽到。

　　2)大型會議可用簽到卡或電子簽到機進行簽到。

　　3)準備好登記本、簽字筆等用具，必要時準備好嘉賓的留言簿。

　　4)按禮儀規(guī)范引導與會者入場。

　　簽到工作程序(P28)

　　引導與會人員就座的方法(P28)

　　(7)會議接待的基本程序

　　1)迎接

　　2)會議簽到和引導

　　3)安排合影

　　4)引領會議嘉賓進入會場或登上主席臺

　　5)會議結束后送別

　　6、會議的善后工作

　　(1)安排與會人員返程工作

　　1)征詢與會人員要求并進行登記。

　　2)預訂車、船、機票

　　3)分發(fā)返程票

　　4)結清會議經(jīng)費，開好發(fā)票，提醒歸還物品，避免遺忘物品，準備資料袋及幫助搬運等。

　　5)安排車輛送站，分批送站，調配車輛

　　6)安排暫留人員。

　　(2)會議文件資料清退的方法

　　1)小型內部會議可在會議結束時請與會者將文件放在桌上，由文秘人員統(tǒng)一收集或由文秘人員在會議室門口收集。

　　2)大中型會議可提前發(fā)出清退目錄，先由與會者個人清理，再統(tǒng)一交秘書處或下發(fā)收集目錄，限時交退。

　　(3)整理會議室：將會議室整理恢復到備用狀態(tài)。

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