2014年秘書二級"辦工事務(wù)和管理"筆記:五大法則

    秘書管理五大法則:

　　“刺猬”法則

　　“刺猬”法則可以用這樣一個有趣的現(xiàn)象來形象地說明：兩只困倦的刺猬由于寒冷而擁在一起，可怎么也睡不舒服，因為各自身上都長著刺，緊挨在一塊，反而無法睡得安寧。幾經(jīng)折騰，兩只刺猬拉開距離，盡管外面寒風(fēng)呼呼，可它們卻睡得甜乎乎的。

　　“刺猬”法則就是人際交往中的“心理距離效應(yīng)”。管理心理學(xué)老師的研究認(rèn)為：領(lǐng)導(dǎo)者要搞好工作應(yīng)該與下屬保持親密關(guān)系，但這是“親密有間”的關(guān)系。特別要提醒的是，領(lǐng)導(dǎo)者與下屬親密無間地相處，還容易導(dǎo)致彼此稱兄道弟、吃喝不分，并在工作中喪失原則。

　　“南風(fēng)”法則

　　“南風(fēng)”法則也稱“溫暖”法則，源于法國作家拉?封丹寫過的一則寓言：北風(fēng)和南風(fēng)比威力，看誰能把行人身上的大衣脫掉。北風(fēng)首先來一個冷風(fēng)凜凜寒冷刺骨，結(jié)果行人為了抵御北風(fēng)的侵襲，便把大衣裹得緊緊的。南風(fēng)則徐徐吹動，頓時風(fēng)和日麗，行人因之覺得春暖上身，始而解開紐扣，繼而脫掉大衣，南風(fēng)獲得了勝利。

　　這則寓言形象地說明一個道理：溫暖勝于嚴(yán)寒。領(lǐng)導(dǎo)者在管理中運用“南風(fēng)”法則，就是要尊重和關(guān)心下屬，以下屬為本，多點“人情味”，盡力解決下屬日常生活中的實際困難，使下屬真正感受到領(lǐng)導(dǎo)者給予的溫暖，從而激發(fā)工作的積極性。

　　“木桶”法則

　　“木桶”法則的意思是：一只沿口不齊的木桶，它盛水的多少，不在于木桶上那塊最長的木板，而在于木桶上最短的那塊木板。要想多盛水――提高木桶的整體效應(yīng)，不是去增加最長的那塊木板的長度，而是要下功夫依次補齊木桶上最短的那塊木板。

　　“木桶”法則告訴管理者：在管理過程中要下功夫狠抓薄弱環(huán)節(jié)，否則，單位的整體工作就會受到影響。人們常說“取長補短”，即取長的目的是為了補短，只取長不補短，就很難提高工作的整體效應(yīng)。

　　“金魚缸”法則

　　金魚缸是玻璃做的，透明度很高，不論從哪個角度觀察，里面的情況都一清二楚。

　　“金魚缸”法則運用到單位管理中，就是要求領(lǐng)導(dǎo)者增加單位各項工作的透明度。單位的各項工作有了透明度，領(lǐng)導(dǎo)者的行為就會置于全體下屬的監(jiān)督之下，就會有效地防止領(lǐng)導(dǎo)者享受特權(quán)、濫用權(quán)力，從而強化領(lǐng)導(dǎo)者的自我約束機制。

　　務(wù)必記住：透明公開是防止腐敗和不正之風(fēng)的法寶之一。

　　“熱爐”法則

　　每個單位都有規(guī)章制度，單位中的任何人觸犯規(guī)章制度都要受到懲處。“熱爐”法則形象地闡述了懲處原則：

　　1、熱爐火紅，不用手去摸也知道爐子是熱的，是會灼傷人的――警告性原則。領(lǐng)導(dǎo)者要經(jīng)常對下屬進(jìn)行規(guī)章制度教育，以警告或勸戒不要觸犯規(guī)章制度，否則會受到懲處。

　　2、每當(dāng)你碰到熱爐，肯定會被火灼傷――一致性原則。“說”和“做”是一致的，說到就會做到。也就是說只要觸犯單位的規(guī)章制度，就一定會受到懲處。

　　3、當(dāng)你碰到熱爐時，立即就會被灼傷――即時性原則。懲處必須在錯誤行為發(fā)生后立即進(jìn)行，決不能拖泥帶水，決不能有時間差，以便達(dá)到使犯錯人及時改正錯誤行為的目的。

　　4、不管是誰碰到熱爐，都會被灼傷――公平性原則。不論是管理者還是下屬，只要觸犯單位的規(guī)章制度，都要受到懲處。在單位規(guī)章制度面前人人平等。

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