2014年三級秘書資格會后落實復(fù)習(xí):會議總結(jié)
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會議總結(jié)
定義:為總結(jié)會務(wù)工作經(jīng)驗,不斷改進(jìn)會議的組織服務(wù)工作,大中型會議在會議結(jié)束后,應(yīng)及時進(jìn)行會務(wù)工作總結(jié),以使全體工作人員肯定成績,找出經(jīng)驗教訓(xùn),妥善解決會議的遺留問題,使會務(wù)工作圓滿結(jié)束。
1.會議總結(jié)的目的
(1)檢查會議目標(biāo)的實現(xiàn)情況。會議在完成了所有的議程后,是否已經(jīng)實現(xiàn)了原定的會議目標(biāo),實現(xiàn)情況怎樣。
(2)檢查各小組分工執(zhí)行情況。會議各小組對職責(zé)范圍內(nèi)工作是否按計劃完成,完成情況怎樣,找出經(jīng)驗與不足,明確今后工作的借鑒之處。
(3)檢查個人工作情況。在會務(wù)工作總結(jié)的基礎(chǔ)上,員工個人也要進(jìn)行總結(jié),找出個人的成績,對會議的貢獻(xiàn),同時也明確個人工作中的不足和影響會議成效的問題。
(4)表彰先進(jìn)人員。大中型會務(wù)組織工作量大、投入的人力也相對較多,對先進(jìn)人員進(jìn)行表彰是會議總結(jié)的重要工作。
(5)妥善解決會議遺留問題。遺留問題解決得如何也在一定程度上反映著會議的目標(biāo)實現(xiàn)情況,是會后不可忽視的重要環(huán)節(jié)。
2.會議總結(jié)的內(nèi)容
會議總結(jié)是會議整體工作的總結(jié),包括會議的所有要素,要根據(jù)崗位責(zé)任和工作任務(wù)書的內(nèi)容,逐條對照檢查。
3.會議總結(jié)的時機(jī)
會議結(jié)束后,應(yīng)盡快安排總結(jié)工作,在工作人員對本次會議還記憶猶新時進(jìn)行總結(jié)效果會更佳。
4.會議總結(jié)的方法和形式
會議總結(jié)的方法和形式不強(qiáng)求一律。有的由會議領(lǐng)導(dǎo)人組織有關(guān)人員進(jìn)行總結(jié);有的由會議秘書長召集會務(wù)人員進(jìn)行總結(jié);有的會議要求寫出會務(wù)工作的總結(jié)報告。不論采取什么方法,在會議之后都要善始善終地完成所有會后事項的落實工作。
(1)會議形式總結(jié)。負(fù)責(zé)會務(wù)工作的秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)召集全體會務(wù)工作人員,對整個會議的組織與服務(wù)工作進(jìn)行全面總結(jié),積累經(jīng)驗,找出不足。
(2)書面形式總結(jié)。重要的會議,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的具體要求,在開好總結(jié)會的基礎(chǔ)上寫出書面的會議總結(jié),并交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱后,作為會議文件,同會議記錄、會議簡報、會議資料等一并立卷歸檔。
(3)問卷調(diào)查表形式。在會議結(jié)束前,向與會者發(fā)放問卷調(diào)查表,對會議的成效包括會議安排、會議服務(wù)等各項內(nèi)容進(jìn)行打分,征求與會者的意見和建議,作為總結(jié)的依據(jù)。
5.會議總結(jié)的要求
(1)找出規(guī)律,揭示本質(zhì)。要切實回顧和檢查會議工作中的成績和存在問題,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),探索出辦好會議的規(guī)律性東西,切勿走過場看表面。
(2)有理有據(jù),實事求是??偨Y(jié)工作要注重實際,對成績或問題既不能夸大,也不能縮小。
(3)點面結(jié)合,突出重點。總結(jié)講究全面,但并非面面俱到。抓主要問題,找典型案例,深刻分析,尋找規(guī)律。
(4)一分為二,激勵為主??偨Y(jié)以成績、經(jīng)驗為主,但要找出問題與不足;以激勵表揚(yáng)為主,但要批評錯誤,查找漏洞
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