2014年三級秘書資格檔案參考資料復(fù)習(xí)：編寫檔案參考資料工作程序

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　　編寫檔案參考資料的工作程序

　　【操作流程】

　　確定編寫檔案參考資料種類----確定選題----收集檔案資料----進(jìn)行編寫

　　【操作步驟】

　　步驟1 確定編寫檔案參考資料的種類

　　檔案的參考資料的種類主要有大事記、組織沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會議簡介、科技成果簡介、企業(yè)年鑒、企業(yè)史志和科技簡報(bào)八類，在編寫檔案參考資料之前，要熟悉八種參考資料的特點(diǎn)及編寫目的，選定所要編寫的參考資料的種類。

　　步驟2確定選題

　　確定編寫檔案資料的選題，是編寫工作的重要一環(huán)。選題時須注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)從實(shí)際出發(fā)，緊緊圍繞本單位的工作需要選題。重點(diǎn)放在反映本單位的主要職能活動和中心工作上，適當(dāng)兼顧利于長遠(yuǎn)流傳史料和服務(wù)社會之用。

　　(2)先易后難，急用先編。秘書人員在確定選題時，應(yīng)考慮先易后難，從普遍適用的題目開始。如“重要會議簡介”“××年大事記”等，取得經(jīng)驗(yàn)后再逐步擴(kuò)大選題范圍和種類，編一些帶研究性、綜合性的參考資料。對工作急需的參考資料，秘書人員應(yīng)作為優(yōu)先選題，及時滿足工作所需。

　　(3)兼顧不同利用者的不同要求。不同工作人員對檔案參考資料的要求不同，一般說來，領(lǐng)導(dǎo)人對綜合性、分析性的材料比較感興趣，如法規(guī)文件匯編、綜合性統(tǒng)計(jì)資料等。業(yè)務(wù)部門工作人員則對有關(guān)主管業(yè)務(wù)方面的資料感興趣。如稅收工作人員對稅收政策和具體實(shí)施辦法等資料感興趣。秘書人員在選題時應(yīng)盡可能考慮不同利用者的需要編制不同主題的參考資料。

　　步驟3收集檔案材料

　　編寫檔案參考資料一定要獲取大量的檔案材料，在掌握豐富的檔案材料的基礎(chǔ)之上，選擇準(zhǔn)確、典型的材料。編寫時要問題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝煉，概括性強(qiáng)。

　　秘書人員編寫參考資料時，材料主要來源于室藏檔案。收集材料時，一般可先借助于檔案室的案卷目錄和其他檢索工具(如案卷目錄、人名索引等)，了解檔案中哪些部分、哪些卷包括參考資料所需要的材料，然后把有關(guān)的案卷從庫房里調(diào)出來進(jìn)行閱讀摘錄。必要時也可以從書刊和人物專訪中收集補(bǔ)充材料。

　　步驟4進(jìn)行編寫

　　檔案參考資料不是簡單的材料羅列和堆積，而是根據(jù)一定的目的和要求，對收集起來的大量分散的原始檔案信息進(jìn)行選擇、甄別和價值鑒定，，按照各種檔案參考資料的構(gòu)成和形式進(jìn)行編寫，揭示相關(guān)檔案的主要內(nèi)容。編寫過程中，如果需要節(jié)錄原材料，需要經(jīng)過一定的編輯加工。對選用的材料，其中的錯字、別字等編寫時要加以更正;對所選材料的內(nèi)容，要持慎重態(tài)度，一般不作改動，如非改動不可，不可有損材料原意。

　　秘書人員在編寫參考資料時重心不是議論，而主要是綜合原始檔案材料。需要為參考資料編寫序言、目錄、注釋和指明材料的出處。

　　序言(或前言、導(dǎo)言、凡例、說明、編者的話)，用于說明編寫參考資料的目的和用途，參考資料的材料來源和可靠程度，選擇材料的原則和編寫結(jié)構(gòu)，以及在編寫過程中發(fā)現(xiàn)和遇到的一些需要交代和說明的問題等，以便用戶順利地利用參考資料。

　　注解，主要是對參考資料中所提到的某些不易為人們了解的專門名詞、人物或史實(shí)作必要的解釋和補(bǔ)充，要力求少而精和言簡意明。它的作用在于使利用者能更清楚地了解參考資料的內(nèi)容。

　　材料出處，即注明所記史實(shí)的材料來源(標(biāo)明卷宗號或年度、案卷目錄號、案卷號及卷內(nèi)文件頁號)。其作用是便于利用者在需要深入研究重大史實(shí)的詳細(xì)情況時，查找原始材料。并不是所有的參考資料都需要注明材料出處，這主要是看編寫參考資料的目的和實(shí)際需要。

　　【注意事項(xiàng)】

　　(1)檔案參考資料改變了檔案原來的形式，具有問題集中、內(nèi)容系統(tǒng)、概括性強(qiáng)的特點(diǎn)，屬于三次文獻(xiàn)。

　　(2)檔案參考資料是根據(jù)一定的專題對有關(guān)檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行加工編寫而形成的系統(tǒng)材料。

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