2015年三級秘書資格電子檔案復習：電子檔案的利用

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　　電子檔案的利用

　　(1)電子檔案提供利用的方式

　　1)電子閱覽室閱覽。電子閱覽室配備專用的計算機閱覽設備，為利用者提供良好的閱檔環(huán)境，方便對利用者進行指導，利于控制電子檔案的使用情況和保護電子檔案。不便在計算機網(wǎng)絡上瀏覽的以及具有機密性的電子檔案，可以在電子閱覽室提供利用。要建立相關(guān)的閱覽制度，對利用者閱覽、拷貝、摘抄檔案的手續(xù)、權(quán)限等作明確的規(guī)定，保證電子檔案安全。

　　2)復制。按照有關(guān)規(guī)定，向利用者提供復印文件以及拷貝在各種載體上的電子檔案復制件的利用方式。

　　3)出借。在單位內(nèi)部，因工作的特殊需要，會有借出電子檔案磁盤或光盤在工作崗位上利用的方式。電子檔案必須建立嚴格的審查與借閱制度。借出電子檔案要履行借閱手續(xù)。

　　4)在線利用。在線利用是指在網(wǎng)絡上進行電子檔案的利用活動，包括局域網(wǎng)服務 和互聯(lián)網(wǎng)服務。

　　局域網(wǎng)有特定的服務范圍，主要用于電子檔案的查詢。尚未開放的檔案信息應在局 域網(wǎng)進行利用，根據(jù)利用者的利用權(quán)限提供利用。

　　互聯(lián)網(wǎng)用于開放檔案的提供利用，其服務的具體形式多種多樣，包括提供檔案信息 檢索、提供開放的檔案目錄、公布檔案原件、網(wǎng)上展覽、電子檔案匯編成果展示等?，F(xiàn) 在很多單位可以通過內(nèi)部建立網(wǎng)站來實現(xiàn)文件信息的共享，這對于那些有許多分支機 構(gòu)、營業(yè)網(wǎng)點比較分散的單位尤其便利。建立網(wǎng)站后，這些散布在不同地點的分支機構(gòu) 或網(wǎng)點，查閱或檢索信息尤其方便，不需要跑到總部而在本地即可在網(wǎng)上查找到相關(guān)的 信息。通過在線利用實現(xiàn)信息共享的步驟為：一是建立網(wǎng)站，以提供電子文件網(wǎng)絡檢 索;二是對檔案信息進行加工，主要是著錄和標引，組織檢索數(shù)據(jù)庫，編制數(shù)字形式的 檢索工具和著錄條目，在對它們之間的聯(lián)系進行分析的基礎(chǔ)上，設計站點體系結(jié)構(gòu)和導 航方案;三是根據(jù)導航方案，設計數(shù)據(jù)庫;四是通過互聯(lián)網(wǎng)在單位內(nèi)部實現(xiàn)文件信息的 共享(也可根據(jù)需要選擇可對外界開放的檔案信息與社會公眾進行共享)。

　　(2)電子檔案利用中應當注意的問題

　　1)提高電子檔案信息安全意識。由于電子檔案在利用方面具有上述特點，對利用過程中的控制比紙質(zhì)檔案要困難，如果秘書人員缺乏足夠的知識和經(jīng)驗，有時不能及時發(fā)現(xiàn)問題，因此必須具有信息安全意識。目前對提供電子檔案應持謹慎態(tài)度，在無確定把握時可限制利用方式(如限檔案室內(nèi)閱覽、轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件提供利用等)，以防出現(xiàn)泄密、信息失真、損失、病毒入侵等方面的問題。具有保密要求的電子文件，上網(wǎng)時要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

　　2)制定電子檔案的利用制度。除了檔案利用的一般制度外，對于利用電子檔案應有專門的制度，包括利用資格審查、利用權(quán)限控制、閱覽操作、復制等方面的限制。

　　3)加強電子檔案綜合利用技術(shù)的研究和開發(fā)。隨著計算機技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的利用具有廣闊的前景。但是每一種利用方式的應用都要靠人的設計和操作，因此，秘書人員應努力開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，為利用者提供更多、更方便的服務。

　　【注意事項】

　　(1)可以采用雙套制歸檔。目前電子文件的法律效力在我國尚未得到完全認可，電子檔案的管理體制和管理方法還有諸多缺陷，計算機技術(shù)的應用并不十分成熟，電子檔案和紙質(zhì)檔案處于并存、共用的局面。很多單位將電子檔案轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案，或代為履行其文件職能(如文件打印蓋章后方有效)，或作為證實電子信息真實性的副本。為了在計算機系統(tǒng)或網(wǎng)絡系統(tǒng)出現(xiàn)意外故障時能夠確保電子檔案的完整性和真實性，可以采取“雙套制”歸檔?！半p套制”歸檔指采取物理歸檔或邏輯歸檔的電子檔案，同時制成紙質(zhì)檔案予以歸檔的方式。實行“雙套制”歸檔主要是指具有法律憑證作用的，需要確保其安全、秘密和真實性的電子檔案。

　　(2)電子檔案在歸檔時要進行技術(shù)鑒定。鑒定的內(nèi)容包括：檔案的技術(shù)狀況是否完好，支持軟件以及配套的紙質(zhì)文件和登記表是否完整，文件各個要素是否完備，包括可視和不可視部分;文件各要素的手段是否有效，如超級鏈接等。由于電子檔案保管環(huán)境的變換需要進行多次，技術(shù)鑒定第一次是在文件歸檔前進行，以后每次遷移后一般都需要重新鑒定檔案的技術(shù)狀況。檢驗的結(jié)果應填寫《電子檔案接收檢驗登記表》。

　　(3)要維護電子檔案信息的安全。應運用電子信息安全防護的技術(shù)手段，如信息加密、電子簽名、身份識別、防止計算機病毒、信息備份、信息遷移等，保護電子檔案信息的安全。

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