2014年三級秘書資格考試常見重點"事務(wù)管理"

　　第一節(jié) 信息管理

　　1、信息開發(fā)的特性：多次性

　　2、信息開發(fā)的類型：一次信息開發(fā)，二次信息開發(fā)，三次信息開發(fā)

　　3、信息開發(fā)的主要形式：剪報，索引，目錄編制，文摘，信息資料冊，簡訊，調(diào)查報告

　　4、信息編寫的類型：動態(tài)型， 建議型，經(jīng)驗型，問題型，預(yù)測型

　　5、信息開發(fā)的工作程序：確定主題==分析信息材料==選擇信息開發(fā)方法==選擇信息開發(fā)的形式==形成信息產(chǎn)品

　　6、信息利用的特點：周期性，經(jīng)常性，廣泛性和實效性

　　7、信息利用的工作程序：熟悉信息的內(nèi)容===確定利用需求===確定信息利用服務(wù)的途徑===獲取信息===提供信息

　　8、信息反饋的特點為：針對性，及時性，連續(xù)性

　　9、信息反饋的形式：正反饋和負反饋;縱向反饋和橫向反饋信息;前反饋和后反饋

　　10、信息反饋的工作程序：明確目標==選擇信息反饋的方法==獲取反饋信息==加工分析反饋信息==傳遞反饋信息==利用反饋信息

　　第二節(jié) 辦公環(huán)境管理

　　1、辦公環(huán)境的種類：在家工作，遠程工作，虛擬辦公室，臨時辦公桌，彈性時間，兼職工作，合同工作，交叉工作，項目團隊

　　2、不同辦公模式的類型、管理辦法及特點(見課本圖表)

　　3、導致辦公模式變化的原因：費用，交通問題，科技的發(fā)展，人力資源的靈活使用，企業(yè)間的競爭，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)的變化，寬松的社會環(huán)境。

　　4、辦公布局的種類：開放式，封閉式

　　5、合理辦公布局的作用：形成有效率的工作流程，有利于員工的工作分配，有利于工作的順利完成。

　　6、開放式和封閉式辦公布局的優(yōu)缺點(見課本105頁圖表)

　　7、設(shè)計辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素：人數(shù)，面積，機構(gòu)的建制和辦公空間的分類，組織經(jīng)營的性質(zhì)或內(nèi)容，部門間的工作聯(lián)系，辦公室的間隔方式，走廊、樓梯、通道的安排，設(shè)計講究靈活性。

　　第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理

　　1、改進辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路：重新安排===修改===替換===合并===精簡

　　2、工作流程的基本步驟：定義===評價===分析===改進這==實施

　　3、突發(fā)事件的種類：慶火災(zāi)，傷害，疾病，炸彈威脅或恐慌

　　4、處理突發(fā)事件的原則：快速反應(yīng)，控制事態(tài)的發(fā)展;以人為本，保護公共利益;公開透明，真誠面對公眾;重塑形象，置之死地而后生

　　5、《事故情況記錄表》和《工傷情況報告表》的內(nèi)容及用途

　　6、突發(fā)事件的預(yù)防措施和應(yīng)對措施 考試大收集整理

　　7、處理突發(fā)事件的工作流程：及早發(fā)現(xiàn)，馬上報告，并保護好現(xiàn)場===查找問題的原因===成立臨時指揮中心===控制源頭，釜底抽薪====召開新聞發(fā)布會

　　8、秘書督查工作的特點：復(fù)雜性，原則性，時限性，權(quán)威性

　　9、督查工作應(yīng)堅持的原則：實事求是，主動性，分層次落實，時效性，督查與幫辦相結(jié)合

　　10、督查工作的方法：書面，電話，專項，會議，調(diào)研

　　11、上司交辦事項督查的程序：交辦==立項==登記==轉(zhuǎn)辦===承辦==催辦==檢查==辦結(jié)==辦結(jié)回告==審核==立卷==歸檔

　　12、查辦、催辦技巧：與信息工作相結(jié)合，與調(diào)查研究工作相結(jié)合，堅持歸口辦理，分級負責，堅持結(jié)報反饋制度

　　13、督查工作注意事項：實事求是，授權(quán)督查，時限要求，辦實事，謙虛謹慎

　　14、工作計劃的種類，制定方法，內(nèi)容與要求及注意事項

　　15、制定工作計劃的工作程序：估量機會==確定目標=== 確定計劃工作的前提條件==擬定可行方案===評價備選方案==選擇方案===擬訂分計劃===編制預(yù)算

　　16、承辦期限的內(nèi)容，承辦期限制度及意義

　　17、辦公室工作評估的意義：提高了工作效率，明確了組織機構(gòu)的建制，促進了員工承擔責任，有助于進行控制和監(jiān)督工作。

　　18、辦公室工作目標管理過程：建立完整的目標體系==制定目標===組織實施= ==檢查和評估

　　19、辦公室工作評估：數(shù)量目標評估，質(zhì)量目標評估

　　第四節(jié) 辦公用品管理

　　1、獲得設(shè)備使用權(quán)的方式：購買和租用

　　2、政府采購的主體：采購機關(guān)和供應(yīng)商。主要方式：公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源

　　3、辦公用品與設(shè)備的采購程序：提出購買申請==審批、落實經(jīng)費==招標、選擇供應(yīng)商==簽訂供貨合同==貨物入庫==支付貨款

　　4、采購預(yù)算方案制定的原則：真實性，重點性，目標相關(guān)性，經(jīng)濟合理性

　　5、編制采購預(yù)算的一般程序：確定預(yù)算的核算基數(shù)==進行市場調(diào)研==確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格===編寫預(yù)算方案===征求意見，完善方案

　　6、預(yù)算方法：傳統(tǒng)預(yù)算法，零基預(yù)算法

　　第五節(jié) 接待

　　1、涉外接接待的原則：不卑不亢，依法辦事，內(nèi)外有別，尊重個人，女士優(yōu)先，入鄉(xiāng)隨俗

　　2、禮賓次序5種排列方式：所在國家或地區(qū)的拉丁字母，來賓的具體身份和職務(wù)的高低，來賓抵達的具體時間，來賓告知將要到訪的具體時間，不排列。

　　3、禮賓次序確定步驟：確定方案====提前通知====按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

　　4、安排涉外迎送儀式的工作步驟：確定迎候人員====準備迎賓的物品===見面講究禮節(jié)====送行前的拜訪====安排送行儀式

　　5、會見和會談的區(qū)別

　　6、安排涉外會見會談的工作程序：約定==通知對方有關(guān)事項===準備工作(背景資料，會見場所布置，人員安排)===會談===結(jié)束

　　7、涉外宴請的原則

　　8、西餐禮儀：赴宴前的準備，西餐的座次安排，入席、退席禮節(jié)，餐具的使用方法與席間禮節(jié)，西餐的飲酒禮儀

　　9、招待會的禮儀：招待會的請柬，冷餐會的禮節(jié)，酒會的禮節(jié)

　　10、饋贈禮品的要求：各國禁忌，饋贈禮品的禮節(jié)(送禮和受禮)

　　11、選擇禮品的注意事項：與受禮者的關(guān)系，明確送禮的原因，了解受禮者的特點為，經(jīng)濟方面的限定

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