全國會計(jì)證《會計(jì)電算化》第四章第四節(jié)電子表格軟件講義

　　第四節(jié)電子表格軟件

　　一、Excel概述

　　Excel是一種功能強(qiáng)大、使用方便，并且以“表格”形式進(jìn)行數(shù)據(jù)綜合管理與分析的電子表格軟件，可廣泛應(yīng)用于財(cái)務(wù)、金融、貿(mào)易、統(tǒng)計(jì)、審計(jì)、行政等領(lǐng)域。

　　Excel是運(yùn)行于Windows環(huán)境下的電子表格軟件，具有電子表格處理、圖形處理和數(shù)據(jù)庫管理三大功能。

　　(一)Excel的啟動與退出

　　1.啟動Excel的方法

　　啟動Excel的方法有如下三種。

　　(1)雙擊桌面的Excel的應(yīng)用程序圖標(biāo)。

　　(2)單擊“開始”菜單，選擇“所有程序”菜單中的“Microsoft　Office”下的“MicrosoftOffice　Excel　2003”命令，單擊左鍵即可。

　　(3)在“資源管理器”或“我的電腦”中找到Excel應(yīng)用程序的存儲位置，雙擊Excel應(yīng)用程序圖標(biāo)。

　　2.退出Excel的方法

　　在Excel應(yīng)用程序窗口，可通過以下任何一種方法退出Excel。(1)單擊標(biāo)題欄右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕。

　　(2)單擊“文件”菜單，在“文件”的下拉菜單中單擊“退出”命令。(3)雙擊標(biāo)題欄左側(cè)的控制菜單框。

　　(4)單擊標(biāo)題欄左側(cè)的控制菜單框，然后在對應(yīng)的下拉菜單中單擊“關(guān)閉”命令。(二)Excel窗口簡介

　　Excel工作窗口主要包括標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、工作簿窗口以及狀態(tài)欄等屏幕元素。

　　(1)標(biāo)題欄。標(biāo)題欄中包含控制菜單框、應(yīng)用程序名Excel、文檔名，以及最小化、最大化和關(guān)閉按鈕。

　　(2)菜單欄。菜單欄中有文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、數(shù)據(jù)、窗口和幫助菜單項(xiàng)，它們幾乎包含了Excel的所有命令。

　　(3)工具欄。工具欄中包含了常用命令所對應(yīng)的操作按鈕，當(dāng)鼠標(biāo)指針指向工具欄的某個(gè)按鈕時(shí)，屏幕上就會顯示該按鈕的提示信息，單擊按鈕就會執(zhí)行其對應(yīng)的命令。

　　(4)編輯欄。編輯欄通常顯示當(dāng)前單元格的內(nèi)容，可對當(dāng)前單元格的內(nèi)容進(jìn)行輸入和編輯修改。

　　(5)工作簿窗口區(qū)。Excel工作簿是運(yùn)算和儲存數(shù)據(jù)的文件，它由若干張工作表組成。一個(gè)Excel工作簿中可以包含1～255個(gè)工作表。在系統(tǒng)默認(rèn)狀態(tài)下，一個(gè)Excel工作簿含有3個(gè)工作表，分別被命名為sheet1、sheet2和sheet3，可以對工作表進(jìn)行插入、刪除、移動、復(fù)制和重命名等操作。

　　工作表也稱電子表格，它由若干單元格組成，是Excel存儲和處理數(shù)據(jù)最主要的形式。工作簿窗口區(qū)位于Excel主窗口的下方，除了含有工作簿窗口標(biāo)題欄和窗口控制菜單框以外，還包括以下內(nèi)容。

　　①行號。用1、2、3……等阿拉伯?dāng)?shù)字表示，工作表的最大行號為65536。

　?、诹刑枴Ｃ總€(gè)工作表共有256列，以A、B、c……等字母形式表示，第26列之后的列號分別由AA、AB、AC……AZ、BA、BB……IV來表示。

　?、蹎卧?。工作表中行與列相交的位置稱單元格，它是工作表中最基本的存儲單位。工作表中的每個(gè)單元格由唯一的單元地址標(biāo)識。單元地址由單元格所在列的列號和單元格所在行的行號共同組成，且列號在前，行號在后。如，“B5”表示的單元格處于工作表的第B列與第5行交叉的位置。

　　④全選框。位于行號與列號的交點(diǎn)處，單擊它可將整個(gè)工作表選中。

　?、轁L動條。Excel有水平滾動條和垂直滾動條，其中，水平滾動條位于屏幕的底部，垂直滾動條位于屏幕右側(cè)。使用滾動條可以實(shí)現(xiàn)快速移動。

　?、薰ぷ鞅順?biāo)簽。水平滾動條的左端是工作表標(biāo)簽和工作表標(biāo)簽滾動按鈕。標(biāo)簽顯示內(nèi)容為工作表名稱。

　　(6)狀態(tài)欄。狀態(tài)欄位于屏幕的底部，用于顯示當(dāng)前活動的信息，包括工作狀態(tài)、幫助信息和鍵盤狀態(tài)等。狀態(tài)欄僅顯示當(dāng)前工作區(qū)的工作狀態(tài)。

　　(三)區(qū)域的概念與基本操作

　　1.區(qū)域的概念及其表示方法

　　區(qū)域是指工作表中的單元格組，它是一組單元格。區(qū)域的表示方法是用區(qū)域符(冒號)

　　將區(qū)域的兩個(gè)對角的單元地址隔開，它表示的是兩個(gè)對角單元之間所有的單元格，如D2：E5。

　　2.選擇區(qū)域

　　有時(shí)，Excel的操作是針對某一區(qū)域的，在進(jìn)行具體操作之前需要先選定操作區(qū)域。常見的選擇區(qū)域有矩形區(qū)域、整行、整列或全表區(qū)域，也可以是不連續(xù)的區(qū)域。

　　3.區(qū)域命名

　　對于重復(fù)使用率比較高的單元區(qū)域或者比較復(fù)雜的區(qū)域，可以對其命名，以后再使用時(shí)就不必重新進(jìn)行選擇，只需通過引用它的名字就可以實(shí)現(xiàn)對這一區(qū)域的使用。若要為區(qū)域命名，首先，要選中命名的對象，然后，單擊編輯欄左側(cè)的“名字框”，輸入?yún)^(qū)域的名字，最后按下回車鍵。 二、工作表的基本操作

　　(一)創(chuàng)建工作表

　　創(chuàng)建工作表要通過建立新的工作簿來實(shí)現(xiàn)。

　　1.新建空白工作簿

　　建立新工作簿的方法有以下幾種。

　　(1)每次啟動Excel時(shí)，系統(tǒng)將自動建立一個(gè)新工作簿，文件名為Bookl.xls。用戶在保存工作簿時(shí)，可另存為其他的文件名。

　　(2)單擊常用工具欄中的“新建”按鈕。

　　(3)選擇“文件”菜單中的“新建”命令，在“新建”對話框中選擇“工作簿”，并按下“確定”按鈕。

　　2.根據(jù)模板建立新工作簿

　　在Excel中，系統(tǒng)提供兩大類的模板：常用和電子表格方案。它們包含多種類型的文件模板。

　　(二)輸入數(shù)據(jù)

　　在向單元格輸入數(shù)據(jù)時(shí)，要先將鼠標(biāo)指向某單元，并單擊左鍵，使其成為當(dāng)前單元，然后再進(jìn)行輸入操作。Excel的數(shù)據(jù)有字符型、數(shù)值型、日期型等多種類型。下面分別介紹這三種類型數(shù)據(jù)的輸入特點(diǎn)。

　　(1)輸入字符型數(shù)據(jù)。字符型數(shù)據(jù)是指通常所說的字符串，它可以由字母、漢字、數(shù)字和其他有效的顯示字符組成。字符型數(shù)據(jù)在單元格中自動左對齊;對于超長字符串若右側(cè)相鄰單元格為空，則自動延伸至右側(cè)單元格顯示，若不為空則自動隱藏;輸入不需計(jì)算的數(shù)字字符串時(shí)，需在字符串左側(cè)加入單引號。

　　(2)輸人數(shù)值型數(shù)據(jù)。數(shù)值型數(shù)據(jù)是由0―9這十個(gè)數(shù)字與特殊符號“+、-、-、(、)、%、，E、E、e、$”等組成的。輸入的數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中自動右對齊，超長數(shù)值型數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換為科學(xué)計(jì)數(shù)法的形式。

　　(3)輸入日期型數(shù)據(jù)。當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)符合日期格式時(shí)，Excel將以默認(rèn)的日期格式存儲數(shù)據(jù)。日期的輸入一般是用“一”或“/”將不同的數(shù)字分隔開，而且，各個(gè)數(shù)字必須符合年、月、日的規(guī)則。日期型數(shù)據(jù)在單元格中默認(rèn)右對齊;若單元格首次輸入的內(nèi)容是日期型數(shù)據(jù)，則該單元格就被格式化為日期格式，要變?yōu)閿?shù)值型則需重新設(shè)置格式。

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　　(三)輸入公式

　　Excel中的公式是由運(yùn)算符、常量、單元格地址、函數(shù)和括號等組成的。輸入公式時(shí)必須以“=”開頭。

　　1.運(yùn)算符

　　公式中常用的運(yùn)算符有算術(shù)運(yùn)算符、關(guān)系運(yùn)算符等。

　　(1)算術(shù)運(yùn)算符包括：(　)(括號)、+(加號)、一(減號)、木(乘號)、/(除號)、^(冪)。運(yùn)算的優(yōu)先級別依次為括號、冪、乘除、加減，同級運(yùn)算時(shí)的順序?yàn)閺淖笙蛴乙来斡?jì)算。

　　(2)關(guān)系運(yùn)算符包括：>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于)、<>(不等于)。關(guān)系運(yùn)算符之間沒有優(yōu)先級別。

　　當(dāng)出現(xiàn)算術(shù)和關(guān)系的混和運(yùn)算時(shí)，算術(shù)運(yùn)算優(yōu)先于關(guān)系運(yùn)算。

　　2.公式輸入

　　在輸入公式的過程中，公式同時(shí)顯示在編輯欄和單元格中。一旦確認(rèn)輸入之后，系統(tǒng)的默認(rèn)狀態(tài)是在編輯欄中顯示公式，在單元格中顯示公式的計(jì)算結(jié)果。

　　功能：首先執(zhí)行條件表達(dá)式，根據(jù)不同的計(jì)算結(jié)果，函數(shù)返回不同的值。當(dāng)條件表達(dá)式的值為“真”時(shí)，返回函數(shù)中第二個(gè)參數(shù)的計(jì)算結(jié)果;當(dāng)條件表達(dá)式的值為“假”時(shí)，返回函數(shù)中第三個(gè)參數(shù)的計(jì)算結(jié)果。

　　3.函數(shù)的輸入

　　函數(shù)的輸入可以通過單擊“常用”工具欄的“粘貼函數(shù)”按鈕來實(shí)現(xiàn)。函數(shù)的插入還可通過直接在單元格中輸入的方式來插入，但要注意，輸入函數(shù)和公式一樣，必須以“=”開頭。

　　(五)自動填充

　　在當(dāng)前單元格或選中區(qū)域的右下角有一個(gè)很小的實(shí)心方塊，被稱為填充柄。當(dāng)鼠標(biāo)指針指向填充柄時(shí)，鼠標(biāo)指針的形狀將變?yōu)閷?shí)心十字形狀，此時(shí)，向上、下、左、右某個(gè)方向拖動鼠標(biāo)，凡是鼠標(biāo)經(jīng)過的連續(xù)單元格中將出現(xiàn)自動填充的內(nèi)容。

　　1.自動填充文字序列

　　Excel系統(tǒng)為用戶提供了一些標(biāo)準(zhǔn)的文字序列，例如，星期日、星期一……星期六，一月、二月……十二月，甲、乙、丙……癸，Sunday、Monday……Saturday，等等。當(dāng)需要輸入這些序列時(shí)，只需在第一個(gè)單元格輸入該序列的某個(gè)值，然后拖動填充柄，即可將序列自動填充。

　　2.自動填充有規(guī)律的數(shù)值

　　(1)自動填充等差數(shù)列。首先，在工作表中數(shù)列開始的第一個(gè)和第二個(gè)單元中分別輸入等差數(shù)列的前兩個(gè)值;然后將它們選中，向數(shù)列填充方向拖動選中區(qū)域右下角的填充柄，直至等差數(shù)列完全填人為止。

　　(2)自動填充等比數(shù)列。首先，在工作表中數(shù)列開始的第一個(gè)單元輸入等比數(shù)列的第一個(gè)值，在第二個(gè)單元輸入以第一個(gè)值為基礎(chǔ)的計(jì)算公式(公式中必須含有第一個(gè)值的單元地址)，然后選中公式所在單元，向數(shù)列填充方向拖動當(dāng)前單元右下角的填充柄，直至等比數(shù)列完全填人為止。

　　三、編輯工作表

　　對已經(jīng)存在的工作簿進(jìn)行編輯，首先要將它打開，并在工作表標(biāo)簽中選中要操作的工作表。

　　(一)修改單元格的內(nèi)容

　　當(dāng)工作表中某單元的內(nèi)容需要修改時(shí)，要先選中該單元，通過以下三種方式進(jìn)行修改。

　　(1)重新輸入。選中某單元，重新輸入新內(nèi)容，并“確認(rèn)”，則新輸入的內(nèi)容將取代單元格中原有的內(nèi)容。

　　(2)在編輯欄中進(jìn)行修改。選中某單元格后，該單元格原有的內(nèi)容將自動出現(xiàn)在編輯欄，此時(shí)，可將插入光標(biāo)定位于編輯欄中編輯區(qū)域的適當(dāng)位置，進(jìn)行插入字符、刪除字符等修改，修改完畢后“確認(rèn)”，修改以后的新內(nèi)容將取代原有的內(nèi)容。

　　(3)在單元格中進(jìn)行修改。雙擊待修改內(nèi)容的單元格，插入光標(biāo)將自動定位于單元格中，供用戶對單元格的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)修改，修改完畢后，按回車鍵確認(rèn)。

　　(二)復(fù)制數(shù)據(jù)

　　Excel可以將已輸入的數(shù)據(jù)復(fù)制到其他位置。這個(gè)位置可以是同一張工作表的不同位置，也可以是同一個(gè)工作簿的其他工作表或不同工作簿的工作表。復(fù)制完成后，源區(qū)域的內(nèi)容不變，目標(biāo)位置又復(fù)制了一份新內(nèi)容。

　　若源區(qū)域的內(nèi)容為數(shù)值或字符串，則復(fù)制的結(jié)果與源內(nèi)容完全相同;若源區(qū)域的內(nèi)容為公式，則要根據(jù)公式中所含地址的形式(相對地址、絕對地址和混合地址)自動進(jìn)行調(diào)整?？梢岳霉ぞ邫凇⒉藛魏褪髽?biāo)復(fù)制數(shù)據(jù)。利用鼠標(biāo)復(fù)制數(shù)據(jù)的方法僅適用于復(fù)制的源內(nèi)容與目標(biāo)位置在同一個(gè)工作表的情況。

　　(三)移動數(shù)據(jù)

　　Excel可以將已輸入的數(shù)據(jù)移動到其他位置。移動完成后，原區(qū)域的內(nèi)容和格式將被清除，變?yōu)榭瞻?。如果被移動的單元格中存放著公式，則移動完成后，公式中含有的單元地址不發(fā)生變化，公式的計(jì)算結(jié)果也不變。

　　(四)插入數(shù)據(jù)

　　1.插入整行或整列

　　要在第m行的上面插入一個(gè)整行(或在第n列的左側(cè)插人一個(gè)整列)的操作步驟如下：①選定第m行(或第n列)的任一單元;②選擇“插入”菜單中的“行”(或“列”)命令。

　　2.插入單元格

　　插入單元格的操作步驟如下：①選定要插入單元格的位置;②選擇“插人”菜單中的“單元格”命令(或單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的單元格快捷菜單中選擇“插入”命令)，進(jìn)入對話框;③在對話框中選擇相應(yīng)的插入方式，并按下“確定”按鈕。

　　(五)刪除和清除數(shù)據(jù)

　　1.刪除數(shù)據(jù)

　　刪除數(shù)據(jù)的最終結(jié)果是，選定區(qū)域中存儲的數(shù)據(jù)和存儲這些數(shù)據(jù)的單元格一起從工作表中消失。

　　2.清除數(shù)據(jù)

　　清除數(shù)據(jù)的最終結(jié)果是，選定區(qū)域中存儲的數(shù)據(jù)或存儲這些數(shù)據(jù)的格式被取消，但單元格本身不會從工作表中消失。

　　(六)編輯操作中的公式

　　1.編輯操作中公式的變化

　　(1)相對地址。相對地址的表示形式為列號在前，行號在后的一般地址，如D6。若公式中含有相對地址，系統(tǒng)記錄的是該地址單元與公式所處單元地址之間的相對位置關(guān)系，當(dāng)公式被復(fù)制到目標(biāo)位置后，公式中的相對地址會相應(yīng)地發(fā)生變化。

　　(2)絕對地址。絕對地址的表示形式為在列號與行號的前面同時(shí)加上一個(gè)“$”符號，如$D$6。若某公式中含有絕對地址，系統(tǒng)記錄的就是該地址單元本身。不論公式被復(fù)制到什么位置，公式中的絕對地址不變。

　　(3)混合地址?；旌系刂返谋硎拘问綖榱刑柣蛐刑柕那懊嬗幸粋€(gè)“$”符號，如$D6、D$6等。若某公式中含有混合地址，則在公式的復(fù)制過程中，地址中的相對部分根據(jù)相對地址的變化規(guī)則自動調(diào)整，地址中的絕對部分將不發(fā)生任何變化。

　　2.三維地址引用

　　有時(shí)需要建立同一個(gè)工作簿中不同工作表之間的單元運(yùn)算關(guān)系，這時(shí)就會用到三維地址。所謂三維地址是指在當(dāng)前工作表中引用同一個(gè)工作簿中其他工作表中的單元。三維地址的表示方法為：“工作表名!單元格地址”。如當(dāng)前工作表為sheetl，此時(shí)，使用sheet2表中的F5單元時(shí)，就要用到地址“sheet2!F5”。

　　(七)求和方法綜述

　　對工作表中的單元格或區(qū)域求和是使用頻度非常高的操作。綜合來看，求和的實(shí)現(xiàn)方法主要有三種。

　　(1)利用常用工具欄中的“自動求和”按鈕進(jìn)行求和操作。

　　(2)利用和運(yùn)算進(jìn)行求和。當(dāng)求和單元較少時(shí)，用和運(yùn)算公式進(jìn)行求和比較簡便。

　　(3)利用函數(shù)進(jìn)行求和。當(dāng)求和單元較多時(shí)，用函數(shù)進(jìn)行求和比較快捷。

　　四、格式化工作表

　　在創(chuàng)建和編輯工作表之后，可以對工作表進(jìn)行格式化，以使工作表整齊、美觀。

　　(一)數(shù)字格式化

　　在Excel系統(tǒng)內(nèi)部，數(shù)字和日期都是以數(shù)字形式存儲的。

　　(1)設(shè)置數(shù)字格式。利用菜單操作方式設(shè)置數(shù)字格式的操作步驟如下：

　?、龠x中要格式化的區(qū)域;

　?、谶x擇“格式”菜單中的“單元格”命令，進(jìn)入“單元格格式”對話框，選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡;

　?、墼凇胺诸悺绷斜砜蛑羞x擇相應(yīng)的顯示類型，此時(shí)，在右側(cè)“示例”欄將會顯示該類格式的實(shí)際情況，用戶可根據(jù)自己需要在“示例”欄下方的設(shè)置區(qū)域進(jìn)行格式調(diào)整，直至滿意為止;

　?、馨聪隆按_定”按鈕。

　　(2)設(shè)置條件格式。在Excel中也可以根據(jù)某種條件來決定數(shù)字的顯示格式。比如將學(xué)生成績表中小于60分的成績用紅色填充。

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　　(二)字符格式化

　　利用菜單操作方式設(shè)置字符格式的操作步驟如下：

　?、龠x中要格式化的區(qū)域;

　　②選擇“格式”菜單中的“單元格”命令，進(jìn)入“單元格格式”對話框，選擇“字體”選項(xiàng)卡;

　?、墼凇白煮w”選項(xiàng)卡中可以定義字型、字號、字符顏色、字符修飾效果等;

　?、軉螕簟按_定”按鈕。

　　(三)單元格數(shù)據(jù)對齊與標(biāo)題居中

　　1.數(shù)據(jù)對齊

　　單元格中的數(shù)據(jù)在水平方向可以實(shí)現(xiàn)左對齊、居中、右對齊等，在垂直方向可以實(shí)現(xiàn)靠上、居中、靠下等對齊方式。

　　(1)水平方向?qū)R。利用格式工具欄可以方便地實(shí)現(xiàn)各種水平對齊。具體做法是，先選擇要對齊的單元格區(qū)域，然后單擊格式工具欄中的“左對齊”、“居中”或“右對齊”按鈕。利用格式菜單同樣能實(shí)現(xiàn)各種水平對齊。具體操作步驟為：

　?、龠x擇要對齊的單元格區(qū)域;

　　②選擇“格式”菜單中的“單元格”命令，進(jìn)入“單元格格式”對話框，選擇“對齊”選項(xiàng)卡;

　?、蹎螕簟八綄R”欄的下箭頭，在下拉列表中選擇相應(yīng)的對齊方式;

　?、軉螕簟按_定”按鈕。

　　(2)垂直方向?qū)R。具體操作步驟與水平對齊大致相同。

　　2.標(biāo)題居中

　　表格的標(biāo)題通常輸入在一個(gè)單元格中，要使標(biāo)題居中，應(yīng)該按表格的實(shí)際寬度進(jìn)行跨單元居中，也就是要實(shí)現(xiàn)合并及居中操作。

　　利用格式工具欄可以方便地將標(biāo)題居中。具體做法是，選中包括標(biāo)題內(nèi)容在內(nèi)的若干單元，單擊格式工具欄中的“合并及居中”按鈕，則標(biāo)題將在選定的單元格進(jìn)行合并之后，再垂直靠下，水平居中。

　　(四)網(wǎng)格線與邊框

　　1.取消網(wǎng)格線

　　在Excel系統(tǒng)默認(rèn)狀態(tài)下，工作表中總是顯示單元格之間的網(wǎng)格線。如果不想讓它出現(xiàn)，可以通過以下步驟實(shí)現(xiàn)：

　　(1)選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，進(jìn)入“選項(xiàng)”對話框，選擇“視圖”選項(xiàng)卡;

　　(2)單擊“網(wǎng)格線”前的復(fù)選框，使其不起作用;

　　(3)單擊“確定”按鈕。

　　2.加邊框

　　表格做好后，使用“打印預(yù)覽”可以看到表格的實(shí)際輸出效果。在系統(tǒng)默認(rèn)狀態(tài)下，通過“打印預(yù)覽”看到的表格沒有格線。從這一現(xiàn)象可以看出，網(wǎng)格線是否存在與實(shí)際輸出時(shí)的表格線不是等同的。如果想在輸出表格時(shí)含有表格線，可以給表格加上邊框線。加邊框操作可以通過以下步驟實(shí)現(xiàn)。

　　(1)選擇要加邊框的單元格區(qū)域;

　　(2)選擇“格式”菜單中的“單元格”命令，進(jìn)入“單元格格式”對話框，選擇“邊框”選項(xiàng)卡;

　　(3)選擇增加框線的位置。在“預(yù)置”欄中有三個(gè)按鈕：

　　選中“無”按鈕，將取消選中區(qū)域的邊框;

　　選中“外邊框”按鈕，將為選中區(qū)域的外圍加邊框;

　　選中“內(nèi)部”按鈕，將為選中區(qū)域的內(nèi)部加框線;

　　既選中了“外邊框”按鈕，也選中了“內(nèi)部”按鈕，則選中區(qū)域的內(nèi)外均加框線。

　　除此之外，還可以通過“邊框”欄中的8個(gè)邊框形式按鈕，來確定所選區(qū)域的上、下、左、右或?qū)欠较蚴欠裥枰蚓€。

　　(4)為框線設(shè)置顏色和樣式。單擊“顏色”欄的下箭頭，從彈出的調(diào)色板中可以為框線選擇顏色;單擊“線形”欄中的某個(gè)“樣式”可以為框線選擇樣式。

　　(5)單擊“確定”按鈕。

　　五、工作表的管理

　　(一)插入工作表

　　在系統(tǒng)默認(rèn)狀態(tài)下，一個(gè)Excel工作簿含有三個(gè)工作表，在需要時(shí)可以插入新的工作表。插人工作表的具體步驟是：先單擊工作表標(biāo)簽中的某個(gè)工作表名，選中插入位置，然后，選擇“插入”菜單中的“工作表”命令，系統(tǒng)將在當(dāng)前工作表的前面插入一個(gè)工作表。

　　(二)刪除工作表

　　刪除工作表時(shí)，先在工作表標(biāo)簽選中待刪除的工作表，然后，選擇“編輯”菜單中的“刪除工作表”命令，系統(tǒng)會出現(xiàn)一個(gè)確認(rèn)對話框，讓用戶確認(rèn)是否真的要?jiǎng)h除選定的工作表，若單擊“確定”按鈕，則永久刪除工作表，單擊“取消”，則不進(jìn)行刪除操作。

　　(三)復(fù)制工作表

　　在同一個(gè)工作簿中復(fù)制工作表時(shí)，可以先單擊工作表標(biāo)簽中的某個(gè)工作表名，將其選中，然后按住Ctrl鍵的同時(shí)將其拖動到工作表標(biāo)簽的目標(biāo)位置。

　　(四)移動工作表

　　實(shí)際操作中，有時(shí)需要調(diào)整工作表的先后順序，這就是工作表的移動。在同一個(gè)工作簿中移動工作表時(shí)，要先選中工作表標(biāo)簽中的某個(gè)工作表，然后，直接將其拖動到工作表標(biāo)簽的目標(biāo)位置。

　　(五)重命名工作表

　　要修改某工作表的名字，只需雙擊工作表標(biāo)簽中該工作表名，使其反白顯示，然后再次單擊，插人點(diǎn)將出現(xiàn)在工作表名中供用戶編輯修改，也可以重新輸入全新的表名。

　　(六)輸出工作表

　　1.頁面設(shè)置

　　在打印工作表之前，應(yīng)先進(jìn)行打印頁面設(shè)置。具體操作時(shí)，可以選擇“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，在彈出的“頁面設(shè)置”對話框中，進(jìn)行頁面、頁邊距、頁眉/頁腳和工作表的設(shè)置。

　　具體來講，在頁面設(shè)置對話框中，主要可以進(jìn)行以下設(shè)置：①設(shè)置打印方向和紙張大小;②設(shè)置頁邊距和對齊方式;③建立頁眉和頁腳;④打印網(wǎng)格線、行號和列標(biāo);⑤指定工作表的打印區(qū)域;⑥在多頁上打印標(biāo)題。

　　2.打印預(yù)覽

　　在頁面設(shè)置完畢后，可以進(jìn)行打印預(yù)覽，實(shí)際模擬打印效果。具體操作時(shí)，可以選擇“文件”菜單中的“打印預(yù)覽”命令，系統(tǒng)將進(jìn)入“打印預(yù)覽”顯示狀態(tài)，顯示實(shí)際打印效果。在打印預(yù)覽狀態(tài)下，單擊“設(shè)置”按鈕，可以切換到“頁面設(shè)置”對話框;單擊“打印”按鈕，可以切換到“打印”對話框;單擊“關(guān)閉”按鈕，可以退出“打印預(yù)覽”狀態(tài)。

　　3.打印

　　在“文件”菜單中選擇“打印”命令，將進(jìn)入“打印”對話框，在“打印”對話框中可以設(shè)置打印機(jī)的狀態(tài)、選擇打印的范圍、打印的份數(shù)等。一切設(shè)置完畢后，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將開始打印。

　　六、工作簿文件管理

　　(一)創(chuàng)建工作簿

　　Excel中創(chuàng)建新工作簿的操作，既可以由常用工具欄實(shí)現(xiàn)，也可以由菜單實(shí)現(xiàn)。方法一：單擊常用工具欄上的“新建”按鈕。

　　方法二：選擇“文件”菜單中的“新建”命令，在“新建”對話框的“常用”選項(xiàng)卡中選擇“工作簿”，最后單擊“確定”按鈕。

　　(二)打開工作簿

　　若需要修改工作簿中某個(gè)工作表的內(nèi)容或格式，則要先將工作簿打開。

　　打開操作可以通過選擇“文件”菜單的“打開”命令(或者單擊常用工具欄上的“打開”按鈕)，進(jìn)入“打開”對話框，在對話框中指定文件的保存位置、文件類型和文件名稱后，單擊“確定”按鈕。

　　(三)保存工作簿

　　當(dāng)工作表建立、編輯修改和格式編排完畢后，要將其保存起來。由于工作表從屬于工作簿，無法單獨(dú)保存，所以，工作表的保存操作要在保存工作簿的同時(shí)自動完成。

　　在“文件”菜單中，有三個(gè)命令都是用于存儲Excel文件(即工作簿)的，它們是“保存”、“另存為”和“保存工作區(qū)”，分別適用于不同的工作環(huán)境。

　　一般來講，首次保存時(shí)，用“保存”或“另存為”命令達(dá)到的效果是相同的，它們都會進(jìn)入“另存為”對話框。對于重新修改過的已存文件而言，“保存”命令是將修改后的工作簿以原先的舊文件名存儲在原有位置，也就是將原文件覆蓋;而“另存為”命令則是將修改后的工作簿以新文件名保存至指定位置，修改前的文件不會有任何變化。使用“保存工作區(qū)”命令，可以為當(dāng)前Excel環(huán)境存儲一個(gè)“瞬間映象”，也就是將當(dāng)前打開的所有工作簿位置和眾多工作區(qū)的設(shè)置全部記憶下來。

　　(四)工作簿的其他管理操作

　　工作簿的其他管理操作(即工作簿的復(fù)制、移動、刪除和重命名等操作)要通過“資源管理器”中的文件操作實(shí)現(xiàn)。

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