2014年秘書四級知識點復(fù)習(xí):會議文件資料收集整理的要求

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　　(一)收集整理會議文件資料的要求和內(nèi)容

　　1.收集整理會議文件資料的要求

　　(1)確定會議文件資料的收集范圍。

　　(2)收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會前全部收集齊全。

　　(3)選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。

　　(4)收集會議文件要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。

　　(5)收集整理過程中要注意保密。

　　2.需收集整理的文件資料

　　需收集的會議文件資料包括：

　　(1)會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件：

　　(2)會議期間產(chǎn)生的文件;

　　(3)會后產(chǎn)生的文件。

　　(二)會議文件的立卷歸檔

　　1.會議文件立卷歸檔的意義

　　(1)保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。

　　(2)保持歷史的真實面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。

　　(3)保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。

　　(4)保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

　　2.會議文件立卷歸檔的范圍和分工

　　(1)會議文件立卷歸檔的范圍

　　根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定，會議文件立卷歸檔的范圍是：

　　◆與會人員大會、與會人員會議、各種例行會議、工作會議和其他各種會議所形成的全部會議正式文件資料，如決定、決議、指示、計劃、報告、開幕詞、閉幕詞等及其復(fù)印稿。

　　◆上述會議的參考文件資料。

　　◆上述會議的出席、列席、分組名單。

　　◆上述會議的議程、日程和程序。

　　◆上述會議的書面通知、來往重要電報、電話記錄等。

　　◆上述會議的會議記錄、發(fā)言稿、簡報、快報、紀(jì)要及其復(fù)印稿。

　　◆領(lǐng)導(dǎo)在上述會議上的報告、講話、談話及其復(fù)印稿。

　　◆上述會議的選舉材料。

　　◆上述會議有關(guān)的圖表、照片、錄音帶、錄像帶等。

　　◆上述會議的證件。

　　◆上述會議的記事表。

　　◆上述會議的總結(jié)情況。

　　◆會議總結(jié)。

　　◆與會人員名單、聯(lián)系方式。

　　◆其他有關(guān)資料。

　　此外，對于外出開會帶回來的重要的、有價值的文件資料，也應(yīng)立卷歸檔。

　　(2)會議文件立卷歸檔的分工

　　進(jìn)行立卷歸檔分工是為了避免公司不同部門之間會議文件資料立卷發(fā)生不必要的遺漏或重復(fù)。

　　3.會議文件立卷的基本原則和方法

　　(1)會議文件立卷的基本原則

　　會議立卷工作的基本原則是“一會一案”。即以會議為單位立卷，按照會議文件資料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映公司工作活動的特點和真實面貌，便于保管和利用。

　　(2)會議文件立卷的方法

　　會議文件立卷的方法有：①編制案卷目錄;②靈活運用文件的特征立卷。

　　4.會議文件立卷的工作程序

　　(1)大中型會議文件立卷的工作程序是：收集資料→甄別整理→分類歸卷→組卷→卷內(nèi)文件編目→填寫卷內(nèi)文件資料備考表→擬定案卷標(biāo)題→填案卷封面→案卷排列→編寫案卷目錄。

　　(2)日常工作會議文件資料立卷。日常工作會議文件資料立卷，也要從收集資料做起，搞好甄別整理。然后是組卷、擬定案卷標(biāo)題。其他如卷內(nèi)文件資料編目、備考表的填寫、卷皮的填寫、編寫案卷目錄等，與大中型會議基本相同。

　　(三)會議文件資料收集整理的工作程序

　　將收集的文件資料進(jìn)行登記→向上級總結(jié)、匯報情況→甄別整理、分類歸卷→卷內(nèi)文件的排列→卷內(nèi)文件的編號、編目→填寫卷內(nèi)文件的備考表→案卷標(biāo)題的擬制一填寫案卷封面→移交給檔案室→清理→銷毀不再利用的紙張。

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