北京會計證《會計基礎》第五章第一節(jié)會計賬簿概述講義
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第一節(jié) 會計賬簿概述
會計賬簿，是指由一定格式賬頁組成的，以經過審核的會計憑證為依據，全面系統(tǒng)連續(xù)地記錄各項經濟業(yè)務的賬簿。在形式上，會計賬簿是由若干賬頁的組合;在實質上，會計賬簿是會計信息形成的重要環(huán)節(jié)，是會計資料的主要載體之一，也是會計資料的重要組成部分。
會計賬簿是賬戶的表現形式，兩者既有區(qū)別又有聯(lián)系。賬戶是在賬簿中以規(guī)定的會計科目開設戶頭，用以規(guī)定不同的賬簿所記錄的內容，賬戶存在于賬簿之中，賬簿中的每一賬頁就是賬戶的存在形式和信息載體。如果沒有賬戶也就沒有所謂的賬簿;如果沒有賬簿，賬戶也成了一種抽象的東西，無法存在。但是賬簿只是一種外在形式，賬戶才是它的真實內容。賬簿序時分類地記載經濟業(yè)務，是在個別賬戶中完成的，也可以說，賬簿是由若干張賬頁組成的一個整體，而開設于賬頁上的賬戶則是這個整體上的個別部分。因此，賬簿和賬戶的關系，是形式和內容的關系。
一、會計賬簿的意義
各單位每發(fā)生一項經濟業(yè)務，都必須取得或填制原始憑證，并根據審核無誤的原始憑證及有關資料填制記賬憑證。通過記賬憑證的填制和審核，可以反映和監(jiān)督單位每一項經濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況。但是由于會計憑證數量多，格式不一，所提供的資料比較分散，缺乏系統(tǒng)性，每張憑證一般只能反映個別經濟業(yè)務的內容。為了連續(xù)、系統(tǒng)、全面地反映單位在一定時期內的某一類和全部經濟業(yè)務及其引起的資產與權益的增減變化情況，給經濟管理提供完整而系統(tǒng)的會計核算資料，并為編制會計報表提供依據，就需要設置會計賬簿，把分散在會計憑證中的大量核算資料加以集中和歸類整理，分門別類地記錄在賬簿中。因此，每一單位都應按照國家統(tǒng)一的會計制度和會計業(yè)務的需要設置和登記會計賬簿。通過賬簿記錄，既能對經濟活動進行序時核算，又能進行分類核算;既可提供各項總括的核算資料，又可提供明細核算資料。
合理的設置和登記賬簿，能系統(tǒng)地記錄和提供企業(yè)經濟活動的各種數據。它對加強企業(yè)經濟核算，改善的提高經營者有著重要意義，主要表現在以下三個方面：
(1)通過設置和登記賬簿，可以系統(tǒng)地歸納和積累會計核算的資料，為改善企業(yè)經營管理，合理使用資金提供資料。通過賬簿的序時核算和分類核算，把企業(yè)承包經營情況，收入的構成和支出的情況，財物的購置、使用、保管情況、全面、系統(tǒng)地反映出來，用于監(jiān)督計劃、預算的執(zhí)行情況和資金的合理有效使用，促使企業(yè)改善經營管理.
(2)通過設置和登記賬簿，可以為計算財務成果編制會計報表提供依據。根據賬簿記錄的費用、成本和收入、成果資料，可以計算一定時期的財務成果，檢查費用、成本、利潤計劃的完成情況。經核對無誤的賬簿資料，及其加工的數據為編制會計報表提供總括和具體的資料，是編制會計報表的主要依據。
(3)通過設置和登記賬簿，利用賬簿的核算資料，為開展財務分析和會計檢查提供依據。通過對賬簿資料的檢查、分析，可以了解企業(yè)貫徹有關方針、政策、制度的情況，要以考核各項計劃的完成情況。另外，對資金使用是否合理，費用開支是否符合標準，經濟效益有無提高，利潤的形成與分配是否符合規(guī)定等作出分析、評價，從而找出差距，挖掘潛力，提出改進措施。
二、會計賬簿的分類
在會計賬簿體系中，有各種不同功能和作用的賬簿，它們各自獨立、又相互補充。為了便于了解和使用，必須從不同的角度對會計賬簿進行分類。
(一)會計賬簿按用途分類
會計賬簿按其用途不同，可分為序時賬簿、分類賬簿和備查賬簿。
序時賬簿，又稱日記賬，是按經濟業(yè)務發(fā)生和或完成時間的先后順序進行登記的賬簿。按其記錄的內容不同，序時日記賬又分為普通日記賬和特種日記賬。
普通日記賬是指用來逐筆記錄全部經濟業(yè)務的序時賬簿。即把每天發(fā)生的各項經濟業(yè)務逐日逐筆地登記在日記賬中，并確定會計分錄，然后據以登記分類賬。
特種日記賬是用來逐筆記錄某一經濟業(yè)務的序時賬簿。目前在我國，大多數單位一般只設現金日記賬和銀行存款日記賬。
分類賬賬簿，是對全部經濟業(yè)務按照會計要素的具體類別而設置的分類賬戶進行分類登記的賬簿。按照總分類賬戶分類登記經濟業(yè)務事項的是總分類賬簿，簡稱總賬，按照明細分類賬戶分類登記經濟業(yè)務事項的是明細分類賬簿，簡稱明細賬。分類賬簿提供的核算信息是編制會計報表的主要依據。
在實際工作中，序時賬簿和分類賬簿還可以結合為一本，既進行序時登記，又進行總分類登記的聯(lián)合賬簿，稱為“日記賬”。
備查賬簿，簡稱備查賬，是對某些能在序時賬簿和分類賬簿等主要賬簿中部進行登記或者登記不夠詳細的經濟業(yè)務事項進行補充登記時使用的賬簿，又稱為輔助賬簿。這些賬簿可以對某些經濟業(yè)務的內容提供必須的參考資料，但是它記錄的信息不須編入會計報表中，所以也稱表外記錄。備查賬簿沒有固定格式，可由各單位根據管理的需要自行設置與設計。如租入固定資產登記簿、應收票據備查簿、受托加工來料登記簿。
(二)會計賬簿按外形特征分類
會計賬簿按其外形特征不同，可以分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿。
訂本式賬簿，也稱訂本賬，是指在賬簿啟用前就把具有賬戶基本結構并連續(xù)編號的若干張賬頁固定地裝訂成冊的賬簿。這種賬簿的優(yōu)點是：可以避免賬頁散失，防止賬頁被隨意抽換，比較安全;其缺點是;由于賬頁固定，不能根據需要增加或減少，不便于按需要調整各賬戶的賬頁，也不便于分工記賬。這種賬簿一般使用于總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬。
活頁式賬簿，也稱活頁賬，是指年度內賬頁不固定裝訂成冊，而是將其放置在活頁賬夾中的賬簿。當賬簿登記完畢之后(通常是一個會計年度結束之后)，才能將賬頁予以裝訂，加具封面，并給各賬頁連續(xù)編號。這種賬簿的優(yōu)點是:隨時取放，便于賬頁的增加和重新排列，便于分工記賬和記賬工作電算化;缺點是：賬頁容易散失和被隨意抽換?；铐撡~在年度終了時，應及時裝訂成冊，妥善保管。各種明細分類賬一般采用活頁賬式。
卡片式賬簿，又稱卡片賬，是指由許多具有一定格式的卡片組成，存放在一定卡片箱內的賬簿?？ㄆ~的卡片一般裝在卡片箱內，不用裝訂成冊，隨時可存放，也可跨年度長期使用。這種賬簿的優(yōu)點是：便于隨時查閱，也便于按不同要求歸類整理，不易損壞;其缺點是;賬頁容易散失和隨意抽換。因此，在使用時應對賬頁連續(xù)編號，并加蓋有關人員圖章，卡片箱應由專人保管，更換新賬后也應封扎保管，以保證其安全。在我國，單位一般只對固定資產和低值易耗品等資產明細賬采用卡片賬形式。
(三)會計賬簿按賬頁的格式分類
會計賬簿按其賬頁的格式不同，可以分為兩欄式賬簿、三欄式賬簿、多欄式賬簿、數量金額式賬簿和橫線登記式賬簿。
兩欄式賬簿，是指只有借方和貸方兩個基本金額欄目的賬簿。普通日記賬一般采用兩欄式。
三欄式賬簿，是指其賬頁的格式主要部分為解放、貸方和余額三欄或者收入、支出和余額三欄的賬簿。三欄式賬簿又可分為設對方科目和不設對方科目兩種。區(qū)別是在摘要欄和借方科目欄之間是否有一欄“對方科目”欄。有“對方科目欄”的，稱為設對方科目的三欄式賬簿;不設“對方科目”欄的，稱為不設對方科目的三欄式賬簿。它主要適用于各種日記賬、總分類賬以及資本、債權債務明細賬等。
多欄式賬簿，是指根據經濟業(yè)務的內容和管理的需要，在賬頁的“借方”和“貸方”欄內再分別按照明細科目或某明細科目的各明細項目設置若干專欄的賬簿。這種賬簿可以按“借方”和“貸方”分別設專欄，也可以只設“借方”專欄，“貸方”的內容在相應的借方專欄內用紅字登記，表示沖減。收入、費用明細賬一般均采用這種格式的賬簿。
數量金額式，是指在賬頁中分社“借方”、“貸方”和“余額”或者“收入”、“發(fā)出”和“結存”三大欄，并在每一大欄內分設數量、單價和金額等三小欄的賬簿，數量金額式賬簿能夠反映出財產物資的實物數量和價值量。原材料和庫存商品、產成品等明細賬一般采用數量金額式賬簿。
橫線登記式賬簿，是指賬頁分為借方和貸方兩個基本欄目，每一個欄目再根據需要分設若干欄次，在賬頁兩方的同一行記錄某一經濟業(yè)務自始自終所有事項的賬簿。它主要適用于需要逐筆結算的經濟業(yè)務的明細賬，如物資采購、應收賬款等明細賬。
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