北京會計(jì)證《會計(jì)基礎(chǔ)》第五章第三節(jié)記賬規(guī)則講義

　　第三節(jié) 記賬規(guī)則與錯(cuò)賬更正

　　一、記賬規(guī)則

　　1、根據(jù)審核無誤的會計(jì)憑證登記賬簿

　　記賬的依據(jù)是會計(jì)憑證，記賬人員在登記賬簿之前，應(yīng)當(dāng)首先審核會計(jì)憑證的合法性、完整性、和真實(shí)性，這是確保會計(jì)信息的重要措施。

　　2、記賬時(shí)要做到準(zhǔn)確完整

　　記賬人員記賬時(shí)，應(yīng)當(dāng)將會計(jì)憑證的日期、編號、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料記入賬內(nèi)。每一會計(jì)事項(xiàng)，要按平行登記方法，一方面記入有關(guān)總賬，另一方面記入總賬所屬的明細(xì)賬，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡清晰工整。記賬后，要在記賬憑證上簽章并注明所記賬簿的頁數(shù)，或劃“√”表示已經(jīng)登記入賬，避免重記、漏記。

　　3、書寫不能占滿格

　　為了便于更正記賬和方便查賬，登記賬簿時(shí)，書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當(dāng)?shù)目崭?，不要寫滿格，一般應(yīng)占格距的1/2，最多不能超過2/3。

　　4、順序連續(xù)登記

　　會計(jì)賬簿應(yīng)當(dāng)按照頁次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁的，應(yīng)當(dāng)將空行、空頁用紅色墨水對角劃線注銷，并注明“作廢”字樣，或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，并由經(jīng)辦人員蓋章，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

　　5、正確使用藍(lán)黑墨水和紅墨水

　　登記賬簿要用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆或者鉛筆書寫。這是因?yàn)?，各種賬簿歸檔保管年限，國家規(guī)定一般都在10年以上，有些關(guān)系到重要經(jīng)濟(jì)資料的賬簿，則要長期保管，因此要求賬簿記錄保持清晰、耐久，以便長期查核使用，防止涂改。紅色墨水只能在以下情況下使用：沖銷錯(cuò)賬;在未設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數(shù);在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內(nèi)登記負(fù)數(shù)余額;根據(jù)國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定可以使用紅字登記的其他會計(jì)記錄。在會計(jì)上，書寫墨水的顏色用錯(cuò)了，會傳遞錯(cuò)誤的信息，紅色表示對正常記錄的沖減。因此，紅色墨水不能隨意使用。

　　6、結(jié)出余額

　　凡需要結(jié)出余額的賬戶，應(yīng)按時(shí)結(jié)出余額，現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬必須逐日結(jié)出余額;債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬和各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資明細(xì)賬，每次記賬后，都要隨時(shí)結(jié)出余額;總賬賬戶平時(shí)每月需要結(jié)出月末余額。結(jié)出余額后，應(yīng)當(dāng)在“借或貸”欄內(nèi)寫明“借”或者“貸”字樣以說明余額的方向。沒有余額的賬戶，應(yīng)當(dāng)在“借或貸”欄內(nèi)寫“平”字，并在余額欄內(nèi)用“0”表示，一般來說，“0”應(yīng)放在“元”位。

　　7、過次承前

　　各賬戶在一張賬頁記滿時(shí)，要在該賬頁的最末一行加計(jì)發(fā)生額合計(jì)數(shù)和結(jié)出余額，并在該行“摘要”欄注明“過次頁”字樣;然后，再把這個(gè)發(fā)生額合計(jì)數(shù)和余額填列在下一頁的第一行內(nèi)，并在“摘要”欄內(nèi)注明“承前頁”，以保證賬簿記錄的連續(xù)性。

　　8、賬簿記錄錯(cuò)誤應(yīng)按規(guī)定的辦法更正

　　賬簿記錄發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，不得括、擦、挖、補(bǔ)，隨意涂改或用褪色藥水更改字跡，應(yīng)根據(jù)錯(cuò)誤的情況，按規(guī)定的方法進(jìn)行更正。

　　二、錯(cuò)賬更正

　　登記會計(jì)賬簿是一項(xiàng)很細(xì)致的工作。在記賬工作中，可能由于種種原因會使賬簿記錄發(fā)生錯(cuò)誤，有的是填制憑證和記賬時(shí)發(fā)生的單純筆誤;有的是寫錯(cuò)了會計(jì)科目、金額等;有的是合計(jì)時(shí)計(jì)算錯(cuò)誤;有的是過賬錯(cuò)誤，登記賬簿中發(fā)生的差錯(cuò)，一經(jīng)查出就應(yīng)立即更正。對于賬簿記錄錯(cuò)誤，不準(zhǔn)涂改、挖補(bǔ)、刮擦或者用藥水消除字跡，不準(zhǔn)重新抄寫，而必須根據(jù)錯(cuò)誤的具體情況和性質(zhì)，采用規(guī)范的方法予以更正。錯(cuò)賬更正方法通常有劃線更正法、紅字更正法和補(bǔ)充登記法等幾種。

　　(一)劃線更正法

　　記賬憑證填制正確，在記賬或結(jié)賬過程中發(fā)現(xiàn)賬簿記錄中文字或數(shù)字有錯(cuò)誤，應(yīng)采用劃線更正法。具體做法是：先在錯(cuò)誤的文字或數(shù)字上劃一條紅線，表示注銷，劃線時(shí)必須使原有字跡仍可辨認(rèn);然后將正確的文字或數(shù)字用藍(lán)字寫在劃線處的上方，并由記賬人員在更正處蓋章，以明確責(zé)任。對于文字的錯(cuò)誤，可以只劃去錯(cuò)誤的部分，并更正錯(cuò)誤的部分，對于錯(cuò)誤的數(shù)字，應(yīng)當(dāng)全部劃紅線更正，不能只更正其中的個(gè)別錯(cuò)誤數(shù)字。例如，把“3，457”元誤記為“8，457”元時(shí)，應(yīng)將錯(cuò)誤數(shù)字“8，457”全部用紅線注銷后，再寫上正確的數(shù)字“3，457”，而不是只刪改一個(gè)“8”字。如記賬憑證中的文字或數(shù)字發(fā)生錯(cuò)誤，在尚未過賬前，也可用劃線更正法更正。

　　(二)紅字更正法

　　在記賬以后，如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸科目或金額發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，可以用紅字更正法進(jìn)行更正。具體做法是：先用紅字金額，填寫一張與錯(cuò)誤記賬憑證內(nèi)容完全相同的記賬憑證，且在摘要欄注明“更正某月某日第×號憑證”，并據(jù)以用紅字金額登記入賬，以沖銷賬簿中原有的錯(cuò)誤記錄，然后再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，登記入賬。這樣，原來的錯(cuò)誤記錄便得以更正。

　　紅字更正法一般適用于以下兩種情況錯(cuò)賬的更正：

　　1、記賬后，如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證中的應(yīng)借、應(yīng)貸會計(jì)科目有錯(cuò)誤，那么可以用紅字更正法予以更正。

　　例1、A車間領(lǐng)用甲材料2，000元用于一般消耗。

　　(1)填制記賬憑證時(shí)，誤將借方科目寫成“生產(chǎn)成本”，并已登記入賬。原錯(cuò)誤記賬憑證為：

　　借：生產(chǎn)成本 2，000

　　貸：原材料 2，000

　　(2)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后，用紅字填制一張與原錯(cuò)誤記賬憑證內(nèi)容完全相同的記賬憑證。

　　借：生產(chǎn)成本 2，000

　　貸：原材料 2，000

　　(3)用藍(lán)字填制一張正確的記賬憑證。

　　借：制造費(fèi)用 2，000

　　貸：原材料 2，000

　　2、記賬后，如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證和賬簿記錄中應(yīng)借、應(yīng)貸的賬戶沒有錯(cuò)誤，只是所記金額大于應(yīng)記金額。對于這種賬簿記錄的錯(cuò)誤，更正的方法是：將多記的金額用紅字填制一張與原錯(cuò)誤記賬憑證會計(jì)科目相同的記賬憑證，并在摘要欄注明“更正某月某日第×號憑證”，并據(jù)以登記入賬，以沖銷多記的金額，使錯(cuò)賬得以更正。

　　例2、仍以例1為例，假設(shè)在編制記賬憑證時(shí)應(yīng)借、應(yīng)貸賬戶沒有錯(cuò)誤，只是金額由2，000元寫成了20，000元，并且已登記入賬。

　　該筆業(yè)務(wù)只需用紅字更正法編制一張記賬憑證將多記的金額18，000元用紅字沖銷即可。編制的記賬憑證為：

　　借：制造費(fèi)用 18，000

　　貸：原材料 18，000

　　(三)補(bǔ)充登記法

　　在記賬之后，如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸的賬戶沒有錯(cuò)誤，但所記金額小于應(yīng)記金額，造成賬簿中所記金額也小于應(yīng)記金額，這種錯(cuò)賬應(yīng)采用補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正。更正的方法是：將少記金額用藍(lán)筆填制一張與原錯(cuò)誤記賬憑證會計(jì)科目相同的記賬憑證，并在摘要欄內(nèi)注明“補(bǔ)記某月某日第×號憑證”并予以登記入賬，補(bǔ)足原少記金額，使錯(cuò)賬得以更正。

　　例3、仍以例1為例，假設(shè)在編制記賬憑證時(shí)應(yīng)借、應(yīng)貸賬戶沒有錯(cuò)誤，只是金額由2，000元寫成了200元，并且已登記入賬。

　　該筆業(yè)務(wù)只需用補(bǔ)充登記法編制一張記賬憑證將少記的金額1，800元補(bǔ)足便可。其記賬憑證為：

　　借：制造費(fèi)用 1，800

　　貸：原材料 1，800

　　錯(cuò)賬更正的三種方法紅字更正法和補(bǔ)充登記法都是用來更正因記賬憑證錯(cuò)誤而產(chǎn)生的記賬錯(cuò)誤，如果非因記賬憑證的差錯(cuò)而產(chǎn)生的記賬錯(cuò)誤，只能用劃線更正法更正。

　　以上三種方法對當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫記賬憑證或者登記賬錯(cuò)誤而采用的更正方法，如果發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證中有錯(cuò)誤(指會計(jì)科目和金額)并導(dǎo)致賬簿登記出現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字或黑字填制一張更正的記賬憑證。因錯(cuò)誤的賬簿記錄已經(jīng)在以前會計(jì)年度終了進(jìn)行結(jié)賬或決算，不可能將已經(jīng)決算的數(shù)字進(jìn)行紅字沖銷，只能用藍(lán)字或黑字憑證對除文字外的一切錯(cuò)誤進(jìn)行更正，并在更正憑證上特別注明“更正××年度錯(cuò)賬”的字樣。

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