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北京會計證《會計基礎(chǔ)》第五章第五節(jié)會計賬簿的更換講義

更新時間:2014-05-28 13:53:31 來源:|0 瀏覽0收藏0
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  第五節(jié) 會計賬簿的更換和保管

  一、會計賬簿的更換

  會計賬簿是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。為了使每個會計年度的賬簿資料明晰和便于保管,一般來說,總賬、日記賬和多數(shù)明細賬要每年更換一次,這些賬簿在每年年終按規(guī)定辦理完畢結(jié)賬手續(xù)后,就應(yīng)更換、啟用新的賬簿,并將余額結(jié)轉(zhuǎn)記入新賬簿中。但有些財產(chǎn)物資明細賬和債權(quán)、債務(wù)明細賬,由于材料等財產(chǎn)物資的品種、規(guī)格繁多,債權(quán)、債務(wù)單位也較多,如果更換新賬,重抄一遍的工作量相當大,應(yīng)此,可以跨年度使用,不必每年更換一次??ㄆ劫~簿,如固定資產(chǎn)卡片,以及各種備查賬簿,也都可以連續(xù)使用。

  二、會計賬簿的保管

  會計賬簿同會計憑證和會計報表一樣,都屬于會計檔案,是重要的經(jīng)濟檔案,各單位必須按規(guī)定妥善保管,確保其安全與完整,并充分加以利用。

  (一)會計賬簿的裝訂整理

  在年度終了更換新賬簿后,應(yīng)將使用過的各種賬簿(跨年度使用的賬簿除外)按時裝訂整理立卷。

  1、裝訂前,首先要按賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、裝訂封底的順序裝訂。

  2、對活頁賬簿,要保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,除去空白頁并撤掉賬夾,用質(zhì)地好的牛皮紙做封面和封底,裝訂成冊。多欄式、三欄式、數(shù)量金額式等活頁賬不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。裝訂好后,應(yīng)在封面上填明賬目的種類,編號卷號,并由會計主管人員和裝訂人員簽章。

  3、裝訂后會計賬簿的封口要嚴密,封口處要加蓋有關(guān)印章。封面要齊全、平整,并注明所屬年度和賬簿名稱和編號。不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計賬簿要按保管期限分別編制卷號。

  (二)按期移交檔案部門進行保管

  年度結(jié)賬后,更換下來的賬簿,可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年,期滿后原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門移交本單位檔案部門保管。移交時需要編制移交清冊,填寫交接清單,交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章,并在賬簿使用日期欄內(nèi)填寫移交日期。

  已歸檔的會計賬簿作為會計檔案為本單位提供利用,原件不得借出,如有特殊需要,須經(jīng)上級主管單位或本單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準,在不拆散原卷冊的前提下,可以提供查閱或者復(fù)制,并要辦理登記手續(xù)。

  會計賬簿是重要的會計檔案之一,必須嚴格按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管年限妥善保管,不得丟失和任意銷毀。通常總賬(包括日記總賬)和明細賬保管期限為15年;日記賬保管期限為15年,但現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為25年;固定資產(chǎn)卡片賬在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年;輔助賬簿保管期限為15年。實際工作中,各單位可以根據(jù)實際利用的經(jīng)驗、規(guī)律和特點,適當延長有關(guān)會計檔案的保管期限,但必須有較為充分的理由。

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