2014年秘書資格五級(jí)事務(wù)管理復(fù)習(xí):正確處理郵件

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　　正確處理郵件

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1.傳閱郵件的要求

　　秘書要及時(shí)分送需傳閱的郵件，要明確傳閱的范圍，只傳閱給需要閱讀的人看，還要做好登記工作。

　　2.寄發(fā)郵件的要求

　　秘書寄發(fā)郵件前，要仔細(xì)檢查寄發(fā)的郵件是否完整，要了解郵政部門的相關(guān)規(guī)定，還要確認(rèn)所發(fā)郵件的準(zhǔn)確性。

　　3.企業(yè)保密工作的內(nèi)容和范圍

　　企業(yè)的保密工作就是要保守企業(yè)的秘密。防止由于失密、泄密和竊密現(xiàn)象的發(fā)生而給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失和消極影響，這是企業(yè)每個(gè)員工的義務(wù)和責(zé)任。凡是丟失涉及保密內(nèi)容的物品，無(wú)論是否找到，均視為失密;凡是把秘密事項(xiàng)透漏給不應(yīng)知密的人員，稱為泄密;凡是采取非法手段竊取、搜集、刺探、收買、出賣企業(yè)秘密的叫竊密。

　　企業(yè)保密物品的秘密等級(jí)，應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)保密法》的原則，根據(jù)其一旦泄密將給企業(yè)造成損失的程度自主確定。

　　任何秘密物品的保密都是有期限的。對(duì)已經(jīng)超過(guò)保密期限的，要及時(shí)進(jìn)行解密，使其成為公共信息。

　　企業(yè)保密工作的具體內(nèi)容應(yīng)包括：

　　(1)上級(jí)下發(fā)和本單位形成的具有機(jī)密內(nèi)容的文件、電報(bào)、資料、圖紙、圖片、內(nèi)部刊物、錄音帶、錄像帶等。

　　(2)董事會(huì)會(huì)議、黨委會(huì)議和經(jīng)理辦公會(huì)議記錄，具有機(jī)密內(nèi)容的各種會(huì)議文件。

　　(3)組織人事部門對(duì)人員的考核材料。

　　(4)專利技術(shù)、工藝和配方、技術(shù)訣竅、發(fā)明創(chuàng)造和科研成果。

　　(5)機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、產(chǎn)權(quán)流動(dòng)、資產(chǎn)重組的相關(guān)資料。

　　(6)人事檔案、科技檔案和涉及機(jī)密的文書檔案。

　　(7)各種公章、印信、證件等。

　　(8)重要的客戶資料、產(chǎn)品研發(fā)和市場(chǎng)開發(fā)計(jì)劃以及重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。

　　4.保密工作的制度內(nèi)容

　　企業(yè)秘密是企業(yè)的生命，直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，關(guān)系到企業(yè)的盛衰興亡。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，企業(yè)之間的信息戰(zhàn)、情報(bào)戰(zhàn)也在不斷升級(jí)。有的企業(yè)由于不注意保密工作，被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手挖走關(guān)鍵人才和核心機(jī)密，而導(dǎo)致在競(jìng)爭(zhēng)中失利乃至破產(chǎn)。這樣的事例比比皆是。我國(guó)的著名傳統(tǒng)產(chǎn)品景泰藍(lán)和宣紙的制造工藝被外國(guó)人竊走，就給國(guó)家?guī)?lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，加強(qiáng)保密工作，防止失密、泄密和被竊密事件的發(fā)生，是辦公室和秘書人員的一項(xiàng)時(shí)刻不可粗心大意的重要工作。

　　《中華人民共和國(guó)保密法》把國(guó)家秘密分為絕密、機(jī)密、秘密3個(gè)等級(jí)。

　　“絕密”是最重要的國(guó)家機(jī)密，一旦泄露出去會(huì)使國(guó)家安全和利益受到特別嚴(yán)重的損害;“機(jī)密”是重要的國(guó)家機(jī)密，一旦泄露出去會(huì)使國(guó)家安全和利益遭受到嚴(yán)重的損害;“秘密”是指一般的國(guó)家機(jī)密，一旦泄露出去會(huì)使國(guó)家安全和利益遭受到損害。

　　5.保密工作的方針和原則

　　《中華人民共和國(guó)保密法》規(guī)定：“保守國(guó)家秘密的工作，實(shí)行積極防范，突出重點(diǎn)，既確保國(guó)家秘密又便利各項(xiàng)工作的方針?！备鶕?jù)這一指導(dǎo)思想，商務(wù)秘書的保密工作要堅(jiān)持以下原則：

　　(1)積極防范

　　要把保密工作的落腳點(diǎn)放在預(yù)防上，全方位、全過(guò)程地做好預(yù)防工作，做到以防為主，防患于未然。要把保密工作列入員工的培訓(xùn)計(jì)劃之中，加強(qiáng)對(duì)全員的保密教育，克服無(wú)密可保的麻痹思想，增強(qiáng)保密意識(shí)，樹立“保守秘密就是維護(hù)企業(yè)的權(quán)益”、“保守秘密，人人有責(zé)”的思想。建立健全保密工作的規(guī)章制度，落實(shí)保密工作責(zé)任制和失泄密責(zé)任追究制。

　　(2)突出重點(diǎn)

　　要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，確定保密工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)、重點(diǎn)部位和重點(diǎn)人員，加強(qiáng)經(jīng)常性的教育和監(jiān)督檢查。一般說(shuō)來(lái)，企業(yè)的秘書人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員和銷售人員都是保密工作的重點(diǎn)。

　　(3)有保有放

　　企業(yè)要正確劃定保密工作的范圍，確定秘密與非密、核心秘密與一般秘密的界限。劃密范圍過(guò)大，不利于信息的交流;劃密范圍過(guò)小，又容易造成泄密。因此，要做到寬嚴(yán)有度，保放結(jié)合，該保的秘密一定要保好，不該保密的信息一定要公開。在過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下，保密是常例，開放是特例;而在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，開放是常例，而保密是特例。

　　(4)內(nèi)外有別

　　內(nèi)外有別是指保密工作應(yīng)因人而異，做到國(guó)內(nèi)與國(guó)外有別，在涉外活動(dòng)中，友好歸友好，保密歸保密;上級(jí)與下級(jí)有別，即嚴(yán)格按照保密規(guī)定，逐級(jí)發(fā)布秘密信息。

　　(二)、示例分析

　　天地公司管文書收發(fā)的初萌，一貫嚴(yán)格執(zhí)行交接手續(xù)。一天，經(jīng)過(guò)清點(diǎn)、對(duì)號(hào)、查看封口，發(fā)現(xiàn)無(wú)問(wèn)題后，她簽收了一批外來(lái)公文。但是，在啟封、登記過(guò)程中，她發(fā)現(xiàn)有一份屬某某單位的機(jī)密文件，混裝在普通文件中。這是她多年工作中遇到的第一次，她不知該如何處理。退回去怕節(jié)外生枝，說(shuō)自己看了機(jī)密文件，惹出麻煩來(lái);不退也不妥。后來(lái)她將此事報(bào)告了辦公室主任，通過(guò)正常方式將文件退給了發(fā)文單位。

　　點(diǎn)評(píng)：機(jī)密文件不能按普發(fā)文件的發(fā)文渠道發(fā)送，更不能混裝在普通文件中。上述出現(xiàn)的情況，更是不允許的。一些辦文人員，不熟悉文書處理有關(guān)規(guī)定，或以為這項(xiàng)工作屬簡(jiǎn)單勞動(dòng)，往往在一些具體環(huán)節(jié)上出差錯(cuò)，結(jié)果釀成事故，甚至產(chǎn)生嚴(yán)重后果。如果初萌將機(jī)密文件的內(nèi)容看后透露出去，或?qū)C(jī)密文件不歸還，就會(huì)釀成更嚴(yán)重的后果。秘書人員應(yīng)按規(guī)定辦事，嚴(yán)謹(jǐn)工作，嚴(yán)格把關(guān)。

　　(三)工作程序

　　秘書每天可能收到一大堆郵件、報(bào)紙、雜志、印刷品、包裹等，也可能每天要寄出一大堆信函或包裹。這些事看來(lái)容易，但要做得干凈利落，不出差錯(cuò)，除細(xì)心與熟練外，還需掌握一定程序和方法。

　　1.簽收郵件

　　辦公室來(lái)信的基本程序是：初步分揀、及時(shí)拆封、如實(shí)登記、分發(fā)和傳閱、負(fù)責(zé)復(fù)信。

　　(1)初步分揀

　?、侔阉饺豚]件和商業(yè)郵件分開。

　?、诤蟀艳k公室內(nèi)部和外部郵件分開。

　?、郯延邢蘅紤]的材料放在一起，包括郵局投遞、專人投遞和電子信息。

　?、苋绻闼诘墓具€有其他種類的郵件(如訂單或者收據(jù)等)，你應(yīng)該使用一些分類工具，如分類架和分類盤等。

　　(2)及時(shí)拆封

　　郵件的拆封在許多人看來(lái)是非常簡(jiǎn)單的事情，可是，如果你在拆封時(shí)沒(méi)有注意到郵件的安全和沒(méi)有注意郵件拆封的權(quán)限，可能會(huì)引起不必要的麻煩，因此，哪些可以開封，應(yīng)事先和上司達(dá)成協(xié)議。除此之外，以下幾點(diǎn)應(yīng)注意：

　?、俨荒懿痖_有“親啟”、“保密”等記號(hào)魄郵件，除非上司授予你這樣的權(quán)力。

　　②如果無(wú)意中拆開了不應(yīng)該拆的郵件，應(yīng)該立即在郵件上注明“誤拆”字樣，并封好。

　?、廴绻邮盏泥]件是報(bào)刊、小冊(cè)子等印刷材料，拆封時(shí)要注意整潔，把郵件上的所有包裝紙除去，并要把來(lái)件理齊攤平。

　?、懿疣]件時(shí)，要在郵件底部輕輕敲擊幾下，使郵件內(nèi)的物件落到下部。

　　⑤要使用開封刀或者用自動(dòng)拆封機(jī)，切勿用手撕，并仔細(xì)檢查里面的物件是否全部取出。

　?、捺]件上注明的附件，必須核對(duì)清楚。如果缺少附件，你應(yīng)該在郵件上注明，最好將附件用環(huán)形針或訂書釘固定在郵件上。

　　(3)如實(shí)登記

　　最好為郵件建立一個(gè)登記簿，建立登記簿進(jìn)行登記的目的有兩個(gè)：收發(fā)郵件有誤的可以作為核對(duì)依據(jù);可以作為回復(fù)郵件的提示條。

　　(4)分送

　　上司親收件應(yīng)立即呈送;應(yīng)歸不同部門辦理的文件、信函要及時(shí)送交各相關(guān)部門，需由多人閱辦的文件可按常規(guī)程序傳閱或分送復(fù)印件;同事的私人信件可放人指定信袋或順便送交;報(bào)刊雜志則分別上夾或上架。

　　(5)閱辦

　　秘書閱看文件、信函應(yīng)仔細(xì)、認(rèn)真。重點(diǎn)部分可用紅筆畫出，以提醒上司注意。如注意參閱某日來(lái)信、某某文件等;內(nèi)容復(fù)雜的長(zhǎng)信應(yīng)做摘要，甚至提出擬辦意見置于信前。

　　每份信箋、信封及附件等應(yīng)平整裝訂在一起，然后分送上司或有關(guān)部門處理，以便于辦理完畢后保管備查。

　　2.分發(fā)傳閱郵件

　　(1)郵件的分發(fā)

　　郵件經(jīng)過(guò)分揀后，基本上可以分成兩大類：需要呈交上司的郵件;需要交給他人的郵件。

　　1)把郵件呈送給上司時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)：

　?、倜貢鴳?yīng)盡量趕在上司進(jìn)辦公室之前把收到的郵件和電子信件準(zhǔn)備好。

　?、谌绻郧氨４嬖跈n案中的郵件與手頭上的郵件有很大關(guān)系，要把兩者放在一起。

　?、垡儐?wèn)你的上司是否要你把收到的親筆信打印幾份。

　?、芨鶕?jù)重要程度整理上司的郵件，最重要的放在最上面。

　　由于廣告商也經(jīng)常使用快速傳遞手段，因此必須把廣告商的這些材料與特別緊急的信件分開。

　?、菡髟兩纤镜囊庖娛欠袷褂貌煌伾奈募A存放不同種類的郵件。

　?、拚髟兩纤镜囊庖娛欠裥枰銓?duì)郵件進(jìn)行評(píng)述。

　　2)交給他人的郵件。秘書人員應(yīng)該把辦公室因沒(méi)有得到通知或沒(méi)有別人幫忙而無(wú)法處理的郵件以及應(yīng)該轉(zhuǎn)交給其他人的郵件分開放好。你可以用標(biāo)準(zhǔn)型自動(dòng)粘貼、可移動(dòng)的提示條寫上你希望某人采取什么樣的行動(dòng)，如：

　?、贋槟闾峁┬畔?。

　?、谡髑竽愕囊庖?。

　　③請(qǐng)交回。

　?、苷?qǐng)存檔。

　?、菀悴扇〈胧?。

　?、拚?qǐng)?zhí)嵋庖姟?/P>

　?、哒?qǐng)你和我一起審核。

　　檢查你要采取的行動(dòng)，把提示條貼在收到的郵件上，把郵件交給應(yīng)該轉(zhuǎn)交的人。

　　(2)郵件的傳閱

　　如果郵件要給幾個(gè)人看，使用標(biāo)準(zhǔn)傳閱順序提示條或者按下表方法設(shè)計(jì)一個(gè)傳閱順序提示條。

　　3.寄發(fā)郵件

　　寄發(fā)郵件的程序：郵件的簽字、查對(duì)地址、查對(duì)郵件標(biāo)記、查對(duì)附件、郵件的折疊和裝封、匯總郵件、選擇寄發(fā)方式。

　　(1)郵件的簽字

　　請(qǐng)上司在郵件上簽字時(shí)應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

　?、僭卩]件發(fā)出之前請(qǐng)上司簽字時(shí)，要把你或者其他人撰寫的所有郵件和需要上司簽字的郵件區(qū)分開來(lái)，以提高工作效率。

　?、谒袜]件給上司簽字時(shí)，要根據(jù)上司的喜好決定是否將郵件和附件一起給他，這樣可省去不必要的麻煩。

　　③在原郵件寫好而沒(méi)有修改和簽字之前一般不要復(fù)印，這樣就不會(huì)在修改原信件的同時(shí)還要修改復(fù)印件。

　　(2)查對(duì)地址

　　收信人姓名、地址必須與郵件所寄的收信人姓名、地址一致，以減少發(fā)生誤差的幾率，加快郵遞過(guò)程。

　　(3)查對(duì)郵件標(biāo)記

　　有兩類郵件標(biāo)記需要打印在郵件上：郵件性質(zhì)標(biāo)記，如“私人”或“保密”;郵寄方式標(biāo)記，如“掛號(hào)信”或“特件”。

　　(4)查對(duì)附件

　　作為秘書，一定要注意查對(duì)郵件后面所注明的全部附件是否齊全，這是非常重要的;可以用醒目的標(biāo)記標(biāo)在郵件的附件說(shuō)明上，提醒閱信者參閱附件;一定要注意把所有的附件和原、件附在一起，因?yàn)閷?duì)收件人來(lái)說(shuō)，沒(méi)有收到附件和收到錯(cuò)誤的附件的信都是無(wú)益的。查對(duì)附件時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　①如果附件比郵件小得多，可以把它訂在郵件的左上角;如果附件不能訂，則可以用膠帶粘在一張卡片上，或者放在一個(gè)有標(biāo)記的小信封里，然后把卡片或小信封和信訂在一起;如果有兩個(gè)以上的附件，則把最小的放在最上面。

　?、谌绻郊揉]件大，比如說(shuō)小冊(cè)子、說(shuō)明書等其他印刷材料或其他物品，則不能使用一般的商業(yè)信封，而應(yīng)使用較大的信封。

　　(5)匯總郵件

　　在傳統(tǒng)郵件的郵寄或電子信息發(fā)送前的一道工序是匯總工作，檢查每封信是否備齊以下內(nèi)容：

　　①通過(guò)傳統(tǒng)方式或電傳郵寄的郵件是否已簽字。

　　②是否所有附件都已放進(jìn)郵局或者經(jīng)專人投遞的郵件中。

　　③郵局或?qū)Ｈ送哆f的郵件中信封上的地址或郵寄標(biāo)簽是否與收件人的地址一致。

　　④上司進(jìn)一步修改后是否需要你加進(jìn)原件或復(fù)印件。

　　(6)郵件的折疊和裝封

　　紙箋及附件折疊時(shí)應(yīng)小于信封周邊各lcm左右，不可撐滿，以免對(duì)方拆封時(shí)損壞。

　　(7)發(fā)送方式的選擇要考慮一些因素

　　如果時(shí)間充裕，一般通過(guò)所在地的郵政服務(wù)機(jī)構(gòu)郵寄;如果時(shí)間緊迫，而你所在的公司的內(nèi)部又有其他的通信方式，你可以根據(jù)需要選擇一種既能滿足時(shí)間要求又能節(jié)省開支的發(fā)送方式。

　　4.保密措施

　　秘密的范圍非常的廣泛，包括國(guó)家秘密和秘書的職業(yè)秘密兩大組成部分。

　　秘書是在上司身邊工作的職員，是上司最近的人員。與其他人員相比，知密時(shí)間早，知密內(nèi)容多，知密程度深。對(duì)于這些早知、多知、深知的秘密，秘書負(fù)有義不容辭的保密義務(wù)和責(zé)任，要牢固樹立起保密意識(shí)，做到謹(jǐn)言慎行，守口如瓶。切不可把這些涉密事項(xiàng)作為炫耀自己見多識(shí)廣的資本而透漏出去，借以抬高自己的地位。

　　現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和社會(huì)公眾民主意識(shí)、參與意識(shí)的增強(qiáng)，給保密工作帶來(lái)了新的課題和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。秘書人員一定要認(rèn)清新形勢(shì)、研究新問(wèn)題、迎接新挑戰(zhàn)，從小事做起，從細(xì)節(jié)人手把好關(guān)口，防止失泄密事件的發(fā)生。

　　為此秘書在日常工作與生活中要帶頭做到保密工作的“十不”：

　　(1)不該說(shuō)的秘密，絕對(duì)不說(shuō)。

　　(2)不該問(wèn)的秘密，絕對(duì)不問(wèn)。

　　(3)不該看的秘密，絕對(duì)不看。

　　(4)不該記錄的秘密，絕對(duì)不記。

　　(5)不在非保密本上記錄機(jī)密事項(xiàng)。

　　(6)不在私人通信(電子郵件)中涉及機(jī)密。

　　(7)不在公共場(chǎng)合和家屬、子女、親友、同事面前談?wù)摍C(jī)密。

　　(8)不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件和資料。

　　(9)不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)。

　　(10)不攜帶機(jī)密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。

　　秘書經(jīng)常性的保密工作是文電保密，包括機(jī)密文件、資料、圖表等的保密和密碼、密碼電報(bào)及傳真件的保密。

　　文件是機(jī)密信息的主要載體，存儲(chǔ)著企業(yè)大量的秘密，是秘書保密工作的重點(diǎn)。秘書要認(rèn)真執(zhí)行保密工作的有關(guān)規(guī)定和文書處理的必要程序，既不能縮短工作流程，也不能擴(kuò)大傳輸范圍。所有秘密文件都應(yīng)存放在有安全措施的文書室、閱文室或檔案室，絕密文件應(yīng)有專門的保密柜進(jìn)行保管，不允許帶出室外。離開辦公室時(shí)，不能把機(jī)密文件留放在辦公桌上，應(yīng)鎖到抽屜或柜中，并鎖好門窗。保密工作應(yīng)貫穿于文件運(yùn)行的整個(gè)環(huán)節(jié)，包括文件草擬和審簽環(huán)節(jié)中的保密，文件印制環(huán)節(jié)中的保密，文件收發(fā)和傳遞環(huán)節(jié)中的保密，文件存儲(chǔ)和保管環(huán)節(jié)中的保密以及文件歸檔和銷毀環(huán)節(jié)中的保密。

　　做好電子信息的保密工作是秘書人員面臨的一個(gè)新課題。載有機(jī)密信息的計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，可能成為別人“共享”的資源;電腦“黑客”的頻繁入侵，可能使你防不勝防;計(jì)算機(jī)如果被別人使用，就會(huì)無(wú)密可保;筆記本電腦一旦丟失，其中存儲(chǔ)的大量機(jī)密信息就會(huì)泄密。因此，必須一手抓辦公自動(dòng)化和信息化建設(shè)，一手抓信息的安全保障，采取可靠的安全措施，確保電子信息的秘密。具體應(yīng)做到：

　　(1)秘書的計(jì)算機(jī)應(yīng)該獨(dú)自使用，打印機(jī)密材料時(shí)要人不離機(jī)，不經(jīng)本人或上司批準(zhǔn)，別人不得使用。

　　(2)凡是涉及機(jī)密內(nèi)容的計(jì)算機(jī)，一律不得上網(wǎng)。

　　(3)郵箱密碼的設(shè)置要絕對(duì)保密，最好是設(shè)置不易被破譯的“數(shù)字+字母”的密碼。

　　(4)計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在他人看不到屏幕的地方，如果來(lái)訪者走近，應(yīng)迅速滾動(dòng)頁(yè)面或關(guān)小亮度，或保存你的信息關(guān)閉顯示器。

　　(5)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)的機(jī)密信息采取隱藏措施，不要安裝借來(lái)的程序。

　　(6)安裝防病毒反“黑客”的“防火墻”，并使之不斷升級(jí)換代。

　　(7)對(duì)裝有機(jī)密信息磁盤的盒子或箱子采取加鎖等安全措施。

　　(8)攜帶筆記本電腦外出時(shí)，務(wù)必隨身攜帶，或放置在能夠保障安全的地方。

　　(9)由于傳真機(jī)電信號(hào)易被電子竊密技術(shù)竊取，因此，普通電話阿絡(luò)及長(zhǎng)途電話線路上，一般不能傳送保密文件。傳輸機(jī)密文件，必須安裝保密裝置或使用具有保密信箱功能的傳真機(jī)，實(shí)行保密發(fā)送和接收。

　　隨著企業(yè)對(duì)外開放程度的不斷提高，企業(yè)接待外來(lái)參觀考察的人員也不斷增加。合資合作的、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)的、參觀考察的以及供貨商、銷售商等，都要到企業(yè)來(lái)進(jìn)行實(shí)地考察。如何接待這些外來(lái)客人，哪些資料可以提供，哪些資料不能提供;哪些地方可以讓人看，哪些地方不能讓人看，當(dāng)秘書的一定要把握好尺度。企業(yè)的專利技術(shù)，關(guān)鍵工藝、流程、配方等，是企業(yè)的生命，是企業(yè)發(fā)展和制勝的法寶，一定要嚴(yán)格保密。要牢固樹立保密意識(shí)，寬嚴(yán)有度，內(nèi)外有別，切不可熱情過(guò)度，把需要保密的東西公開化。

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