2014年秘書資格五級(jí)文書處理復(fù)習(xí):文書的簽收

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　　文書的簽收

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1.收文處理的程序

　　收文處理是對(duì)收到文書的辦理與管理活動(dòng)。

　　收文處理程序包括文書的簽收、拆封、登記、分辦、傳閱和擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦。

　　2.發(fā)文處理的程序

　　發(fā)文處理是根據(jù)工作需要形成的發(fā)出文書的整個(gè)運(yùn)行過(guò)程，是秘書日常文書處理的重要部分。

　　發(fā)文處理程序包括草擬、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、封發(fā)。

　　3.文書簽收的含義

　　文書簽收是指收件人在收到來(lái)文后，經(jīng)過(guò)清點(diǎn)，在送件人的投遞單或送文簿上簽字，履行交接手續(xù)。

　　4.文書簽收的要求

　　(1)按照投遞單或送文簿對(duì)來(lái)文進(jìn)行簽收。

　　(2)發(fā)現(xiàn)有誤投、誤送或破封散包、密封損毀情況，應(yīng)拒收。

　　(二)示例分析

　　一天上午，初萌剛上班不久就收到幾份文書，她查看投送單上的件數(shù)與收到件數(shù)正好相符，就收下來(lái)件，在送件人的投遞單上簽字。當(dāng)她進(jìn)行來(lái)件登記時(shí)，發(fā)現(xiàn)有一封信的收件人姓

　　名自己沒有見過(guò)，問(wèn)人力資源部門也說(shuō)無(wú)此人。這時(shí)，初萌才知道，自己錯(cuò)收了一份不該收的來(lái)件。

　　點(diǎn)評(píng)：進(jìn)行簽收，一定要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)核對(duì)，既查看數(shù)量，又查看收件人，確認(rèn)無(wú)誤、無(wú)破損之后，才能履行簽收手續(xù)。

　　(三)工作程序

　　1.清點(diǎn)

　　收到文書要逐件清點(diǎn)，查看投遞單登記的件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。

　　2.檢查

　　檢查收件是否屬于本單位收件;檢查書寫的收、發(fā)件單位或個(gè)人是否明確;檢查封口是否破損;檢查信封號(hào)與遞送人在簽收登記簿上所登號(hào)碼是否一致。確認(rèn)沒有問(wèn)題后，方可收下。

　　3.簽字

　　清點(diǎn)檢查無(wú)誤后，在投遞單或送文簿上簽字，并注明日期。

　　簽字要字跡工整、清晰，急件注明收到的年、月、日、時(shí)、分。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　(1)簽收要態(tài)度認(rèn)真。清點(diǎn)來(lái)件時(shí)，要集中精力，認(rèn)真對(duì)待，盡可能不受干擾。

　　(2)簽收要耐心操作。秘書每天要接收大量的文件和信函，不能怕麻煩，更不能有急躁情緒，要耐心細(xì)致，避免出差錯(cuò)。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　分揀來(lái)件

　　秘書每天都要收到大量文書及其他信息材料。收到來(lái)件后，要立即進(jìn)行分揀：將文書與報(bào)紙、雜志、廣告分開;將私人郵件與公務(wù)郵件分開;將收到的來(lái)件按收件部門分開，再把同一部門來(lái)件按緩急程度排放，特急件放在最上面，依次為急件和平信，避免積壓急件，貽誤工作。

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