2015年秘書資格四級重點(diǎn)復(fù)習(xí):訂購、接收、管理辦公用品

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　　(一)庫存知識

　　1.庫存控制的作用

　　在一個有效的庫存控制系統(tǒng)中，準(zhǔn)確的庫存記錄可以起到以下作用：

　　(1)保證大量的資金不被不必要的庫存占用。

　　(2)保證空間不被用來存儲不必要的貨物。

　　(3)能監(jiān)督個人和部門對物品的使用。

　　(4)保持充足的庫存，以保證組織的順利運(yùn)作和消除由庫存短缺而引起的工作遲延。

　　(5)監(jiān)督任何偷竊和破壞行為造成的損失。

　　(6)可利用準(zhǔn)確的庫存進(jìn)行估價。

　　2.庫存定義

　　庫存定義涉及3個概念，即最大庫存量、最小庫存量和再訂貨量。

　　(1)最大庫存量是為防止物品超量存儲而保存該項(xiàng)物品的最大數(shù)量。

　　(2)最小庫存量是以防物品全部消耗完而保存的該項(xiàng)物品的最小數(shù)量。

　　(3)再訂貨量，也稱重新訂購線，這是提醒購買者庫存需要重新訂購的標(biāo)準(zhǔn)。

　　3.庫存控制卡

　　庫存控制卡上的內(nèi)容主要有：

　　(1)項(xiàng)目;

　　(2)單位;

　　(3)庫存參考號;

　　(4)最大庫存量：

　　(5)再訂貨量;

　　(6)最小庫存量;

　　(7)日期;

　　(8)接收;

　　(9)發(fā)放;

　　(10)余額。

　　(二)訂購、接收、管理辦公用品的工作程序

　　1.選擇供應(yīng)商

　　選擇辦公設(shè)備及用品供應(yīng)商時要在以下幾方面對其進(jìn)行比較：

　　(1)價格和費(fèi)用：

　　(2)質(zhì)量和交貨;

　　(3)服務(wù)和位置;

　　(4)安全和可靠性。

　　2.選擇訂購方式

　　辦公設(shè)備和易耗品的訂購方式通常有以下幾種：

　　(1)直接去商店購買公司所需要的辦公用品;

　　(2)電話訂購;

　　(3)傳真訂購;

　　(4)網(wǎng)上訂購。

　　3.辦理進(jìn)貨手續(xù)

　　辦理進(jìn)貨的程序主要包括：

　　(1)使用訂貨單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物。

　　(2)要將購貨訂單與實(shí)物認(rèn)真核對。

　　(3)在辦公用品庫存卡的接收項(xiàng)中，應(yīng)填寫所接收的每一類貨物的詳情。

　　(4)更新庫存卡中的庫存余額

　　(5)將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好。

　　4.保管

　　庫存保管中應(yīng)采取的措施主要有：

　　(1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。

　　(2)各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽。

　　(3)新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去。

　　(4)體積大、分量重的物品放在最下面。

　　(5)小的物品、常用的物品，應(yīng)放在較大物品的前面。

　　(6)儲藏問要有良好的通風(fēng)，要保持干燥。

　　(7)儲藏辦公用品的房間應(yīng)有良好的照明。

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