2015年秘書資格四級重點復習:合理布置辦公室

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　　合理布置辦公室

　　(一)辦公室布置的要求

　　1.布置辦公室的基本要求

　　(1)采用一間大辦公室。

　　(2)使用同樣大小的桌子。

　　(3)使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致。

　　(4)將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處。

　　(5)將自動售貨機等置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。

　　(6)預留充分的空問。

　　(7)主管座位應位于員工座位之后方。

　　(8)勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風線上。

　　(9)裝設充足的電源插座，供辦公室設備之用。

　　(10)常用的設備與檔案應置于使用者附近。

　　2.辦公室布置的三大原則

　　辦公室布置的三大原則是：

　　(1)有利于溝通;

　　(2)便于監(jiān)督;

　　(3)協(xié)調(diào)、舒適。

　　3.辦公室布置的具體要求

　　(1)辦公桌的排列應按照直線對稱的原則和工作程序的順序。

　　(2)各座位間的通道要適宜。

　　(3)領(lǐng)導者應位于后方，以便監(jiān)督。

　　(4)光線應來自左方，以保護視力。

　　(5)常用設備應放在使用者近處。

　　(6)電話最好是5平方米空間范圍內(nèi)一部。

　　(二)辦公室布置的工作程序

　　(1)對各部門的業(yè)務工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。

　　(2)列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設定其空間大小。

　　(3)根據(jù)工作需要，選配相應的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。

　　(4)繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。

　　(5)對設備的安放提出合理建議。

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