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2016年秘書資格三級電子文件考點(diǎn):電子文件的種類

更新時間:2016-07-08 17:21:22 來源:環(huán)球網(wǎng)校 瀏覽168收藏33
摘要   【摘要】環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為大家提供2016年秘書資格三級電子文件考點(diǎn):電子文件的種類,此考點(diǎn)在考試中多有涉及,請參加三級秘書資格考試考生詳細(xì)閱讀下文,做好復(fù)習(xí)備考?! 【庉嬐扑]:2016年上半年各地

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  電子文件的種類(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供電子文件考點(diǎn))

  按不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分,電子文件有不同的類型。目前劃分電子文件的方法主要有以下

  幾種:

  1.按電子文件的存在形式劃分

  (1)文本文件(text)。也稱為字處理文件,是指利用文字處理技術(shù)(如WPS和Word等字處理軟件)生成的文字文件、表格文件等。文本文件存儲的內(nèi)容通常由ASCII標(biāo)準(zhǔn)代碼和GB312--1980標(biāo)準(zhǔn)漢字代碼構(gòu)成。使用不同的文字處理軟件編輯的文本文件一般不能直接交換使用,常用的文件格式有WPS和DOC等。純文本文件不包含格式代碼,在使用時不受計算機(jī)硬件和軟件類型的限制,常用的格式有TXT等。

  (2)數(shù)據(jù)文件(data)。數(shù)據(jù)文件主要包括兩類:一是含有數(shù)據(jù)的電子表格文件,如用Excel軟件制作的用于記錄或計算各種數(shù)據(jù)的表格,格式為XLS。二是數(shù)據(jù)庫電子文件,是指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé),或者作為文件的重要組成部分出現(xiàn)的數(shù)據(jù)對象,也可以說是以數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)形式存在的具有文件屬性的記錄,一個數(shù)據(jù)庫由若干記錄組成,一個記錄由若干字段(數(shù)據(jù)項(xiàng))組成,根據(jù)機(jī)構(gòu)需要建立的數(shù)據(jù)文件可以是數(shù)據(jù)庫中的一個記錄,也可以是若干相關(guān)的記錄。數(shù)據(jù)庫因管理程序不同具有不同的格式,一般來說,不同的數(shù)據(jù)庫之間需要通過轉(zhuǎn)換程序才能進(jìn)行信息交換。數(shù)據(jù)庫的生成一般有兩種方式,一是人工輸入數(shù)據(jù),利用相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序形成數(shù)據(jù)庫,二是使用條形碼掃描器、A/D變換器等傳感設(shè)備自動采集數(shù)據(jù)。此外,使用已有的數(shù)據(jù)借助某些軟件包亦可自動生成新的數(shù)據(jù)庫。

  (3)圖形文件(graphic)。指用計算機(jī)輔助設(shè)計(CAD)或繪圖等手段生成的靜態(tài)圖形文件。圖形文件由代表繪圖坐標(biāo)的矢量和一些參數(shù)組成,可以使用特殊的代碼格式存儲,也可以使用純文本文件的代碼存儲,以便在不同的軟件包之間進(jìn)行信息交換。

  (4)圖像文件(image)。指借助視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件,如使用掃描儀掃描的各種原件畫面,用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片,用PhotoShop等軟件制作的效果圖等。紙質(zhì)檔案、縮微膠片均可經(jīng)過掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像文件。圖像文件的分辨率與存儲空間成正相關(guān)關(guān)系,不同格式的圖像文件不能任意交換使用,常用的文件格式有JPG,BMP,TIF等。彩色圖像文件的內(nèi)容一般是用表示圖像像素的代碼形式存儲的,能否正確復(fù)現(xiàn)原色彩還與顯示器的性能有關(guān)。

  (5)聲音文件(audio)。指用音頻設(shè)備(如數(shù)碼錄音機(jī))錄入或用編曲軟件生成的文件。常用的文件格式有WAV,MP3等。用音頻設(shè)備錄入并轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的文件,采樣頻率和速率越高,音質(zhì)越好,文件所占存儲空間就越大。用編曲軟件生成的文件一般稱為MIDI文件。還有一些音樂文件是將上述文件壓縮或轉(zhuǎn)換生成的(如MP3等)。聲音文件播放時需要使用相關(guān)的設(shè)備和程序。

  (6)影像文件(video)。指使用視頻捕獲設(shè)備(如數(shù)碼攝像機(jī))錄入的數(shù)字影像或使用動畫軟件生成的二維、三維動畫等各種動態(tài)畫面文件,如數(shù)字影視片、動畫片等。視頻捕獲設(shè)備還可將模擬影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像。影像文件需要較大存儲空間,其分辨率與存儲空間成正比。影像文件有不同的格式或標(biāo)準(zhǔn),主要格式有MPEG,AVI等,播放時需要使用相關(guān)的設(shè)備和程序。

  (7)多媒體文件(multimedia)。指借助計算機(jī)多媒體技術(shù)制作的由文本、圖像、影像、聲音等若干種文件合成的多種媒介的文件。數(shù)字影視片、PPT文件大多采用了多媒體技術(shù)。多媒體文件綜合運(yùn)用圖、文、聲、像等多種信息形式記錄事物面貌,可以更加真實(shí)、生動地再現(xiàn)當(dāng)時的情景,已經(jīng)成為政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位重要的記錄形式和文件種類。

  (8)程序文件(program)。指為處理各種事務(wù)用計算機(jī)語言編寫的程序,是一種計算機(jī)語言。它的形成過程一般是由程序員編寫“源程序”輸入計算機(jī),通過相應(yīng)的編譯程序編譯后執(zhí)行,有些還要經(jīng)過連接程序才能執(zhí)行。“源程序”是純文本文件,由特定的計算機(jī)指令序列構(gòu)成,具有可移植性,一般不受計算機(jī)類型的限制,編譯后的軟件在不同類型的計算機(jī)上不能兼容。“源程序”能表明版權(quán)的歸屬,對于計算機(jī)軟件的開發(fā)者來說具有重要的保存價值。

  (9)超文本文件(hypertext)。指包含信息鏈接功能的文件。超文本是一種信息組織方法,具有較為復(fù)雜的信息結(jié)構(gòu),它對相關(guān)數(shù)據(jù)和信息以節(jié)點(diǎn)鏈接的形式建立有效關(guān)聯(lián),確定并顯示各節(jié)點(diǎn)信息之間的相互關(guān)系,主要采用HTML格式。用戶可以通過這種鏈接功能獲取超文本文件節(jié)點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)中的任意相關(guān)信息。如很多門戶網(wǎng)站(新浪、搜狐等)網(wǎng)頁(web page)就是使用超文本技術(shù)制作的,一些數(shù)據(jù)庫的檢索導(dǎo)航系統(tǒng)也采用了超文本技術(shù)。

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  2.按電子檔案的功能劃分(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供電子文件考點(diǎn))

  電子檔案按其功能不同可分為主文件、支持性文件及輔助性、工具性文件。

  (1)主文件。指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。對于紙質(zhì)文件而言,任何一份文件都是主文件,可以獨(dú)立地發(fā)揮作用。而電子文件生成、運(yùn)行、存在于一定的軟、硬件 環(huán)境中,需要以相應(yīng)的支持性、輔助性、工具性文件作為讀取和處理?xiàng)l件。

  (2)支持性文件。主要是指生成和運(yùn)行主文件的軟件,如文字處理軟件、表格處理軟件、圖形軟件、多媒體軟件等。

  (3)輔助性、工具性文件。主要是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件’如計算機(jī)程序類文件往往附帶若干輔助設(shè)計文件和圖形文件,數(shù)據(jù)庫往往附帶若干輔助數(shù)據(jù)庫和相應(yīng)的索引文件、備注文件等。

  主文件與支持性文件及輔助性、工具性文件是相輔相成的。沒有支持性文件及輔助性、工具性文件,主文件無法正常運(yùn)行和查找,甚至根本不能生成和打開;而沒有主文件,支持性文件及輔助性、工具性文件不能獨(dú)立地行使文件的職能,甚至可能失去存在或保存的必要。

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  3.按電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供電子文件考點(diǎn))

  (CAD子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分,一般可分為辦公室工作中產(chǎn)生的文件、計算機(jī)輔助設(shè)計(CAD)和制造中產(chǎn)生的文件。

  4.按電子檔案的屬性劃分

  按照電子檔案的屬性劃分,一般可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等。

  5.按電子檔案的生成方式劃分(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供電子文件考點(diǎn))

  電子檔案按其生成方式可分為由計算機(jī)系統(tǒng)直接生成的原生電子文件,對傳統(tǒng)文件(如紙質(zhì)文件和膠片等)用掃描儀和相機(jī)等輸入設(shè)備處理后生成的數(shù)字化電子文件。

  隨著我國社會信息化的發(fā)展和推進(jìn),在辦公自動化過程中直接形成了越來越多的電子文件。這些文件產(chǎn)生的技術(shù)環(huán)境不盡相同,包括個人計算機(jī)、過程控制計算機(jī)和各種形式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等;其信息輸入方式也呈現(xiàn)出多樣化和便捷性的特征,包括鍵盤錄入、語音錄入、書寫錄入、音頻或視頻設(shè)備錄入、傳感設(shè)備自動采集等。這些文件的最初形態(tài)是數(shù)字信息,根據(jù)需要,可以用屏幕顯示、播放、打印等各種方式輸出,可稱為原生電子文件。

  為滿足社會各方面對電子文件的網(wǎng)上共享,檔案信息資源網(wǎng)上共享日益擴(kuò)大的需求'不少國家的政府機(jī)關(guān)和檔案機(jī)構(gòu)開始對傳統(tǒng)載體的文件、檔案(主要是紙質(zhì)文件、檔案和縮微膠片)等信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換以實(shí)現(xiàn)資源共享。解決這個問題的主要方法是采用掃描設(shè)備將圖像性質(zhì)的原文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像方式,或使用光學(xué)字符識別軟件(OCR)識別后形成文本方式。

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