職稱計算機考試《Excel》使用技巧之圖形和圖表編輯
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圖形和圖表編輯技巧
1. 在網(wǎng)上發(fā)布Excel生成的圖形
Excel的重要功能之一就是能快速方便地將工作表數(shù)據(jù)生成柱狀、圓餅、折線等分析圖形。要想在Web發(fā)布這類以及用于報表裝飾示意類圖形,首先單擊“工具→選項”命令,在“常規(guī)”中選擇“Web選項”,選擇是否采用便攜網(wǎng)絡(luò)圖形格式(PNG)存儲文件,以加快下載速度和減少磁存儲空間,但要注意這一格式圖形文件將要求瀏覽器支持,并非對所有瀏覽器都合適。如果未選擇PNG圖形格式,Excel會自動選擇并轉(zhuǎn)換為GIF、JPG格式文件,并創(chuàng)建名為“文件名files”的子文件夾來保存轉(zhuǎn)換過的圖形。例如,如果文件名為“dog.htm”,則Excel將創(chuàng)建名為“dog/files”的子文件夾。Excel也會支持文件指定文件名,例如“image01.jpg”和“image02.jpg等。若在Web發(fā)布時選中圖表的“選擇交互”選項框,則生成的Web頁面將保留Excel的圖形與表格數(shù)據(jù)互動的功能,即頁面中顯示數(shù)據(jù)表格和對應(yīng)分析圖形,用戶如果改變表格中的數(shù)據(jù),則對應(yīng)圖形隨之發(fā)生改變。但要注意的是,這一交互并不能刷新存放在服務(wù)器端的數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù),如果你需要刷新或修改服務(wù)器端的數(shù)據(jù),則須利用VB等編制腳本程序。
2. 創(chuàng)建圖表連接符
當你繪制了一些基本圖表以后,經(jīng)常需要用直線、虛線和箭頭來連接它們,并說明圖表中的關(guān)系。Excel 2002提供了真正的圖表連接符,這些線條在基本形狀的預設(shè)位置保持連接,當你移動基本形狀時,連接符與它們一起移動,而不需要你手工繪制它們。要創(chuàng)建連接符,可按以下步驟進行:首先繪制需要連接的基本性狀。在“繪圖”工具欄上單擊“自選圖形”按鈕,選擇“連接符”,并選中需要使用的連接符類型。鼠標指針將變成帶有4條放射線的方形,當鼠標停留在某個形狀上,形狀上預先定義的連接點將變成邊界上彩色的點,單擊希望連接符連接的點。然后在另一形狀的連接點上重復這個過程。
3. 將Excel單元格轉(zhuǎn)換成圖片形式插入到Word中
假如要把Excel中某些單元格區(qū)域轉(zhuǎn)換成圖片形式,可先選中要進行轉(zhuǎn)換的單元格區(qū)域,然后按住Shift鍵,單擊“編輯→復制圖片”命令,在彈出的“復制圖片”對話框中,可選擇“如屏幕所示”和“如打印效果”兩種顯示方式(圖1),如果選擇“如屏幕所示”,還可以進一步選擇“圖片”和“位圖”兩種格式。在這里選擇“如屏幕所示”和“圖片”單選按鈕,單擊“確定”按鈕。然后進入Word中,單擊“編輯→粘貼”命令,即可將選中的Excel單元格區(qū)域以圖片形式粘貼過來。 如果用戶沒用添加表格框線,那么選擇“如打印效果”后,在進行“粘貼圖片”操作后圖片中沒有邊框;如果選擇“如屏幕所示”選項,“粘貼圖片”操作后,圖片會有和屏幕顯示一樣的邊框。
4. 將Word內(nèi)容以圖片形式插入到Excel表格中
如果要把Word中的某一段內(nèi)容以圖片形式插入到Excel表格中,可按照如下步驟進行:首先在Word中選中要復制的內(nèi)容,然后單擊“編輯→復制”命令,進入Excel中,按住Shift鍵,單擊“編輯→粘貼圖片”命令,即可將剛才復制的內(nèi)容以圖片格式插入到Excel表格中,而且在該圖片上雙擊,還可進行文字修改。利用這種方法也可以把“記事本”等其他程序中的內(nèi)容以圖片格式粘貼到Excel中。
5. 將Word中的內(nèi)容作為圖片鏈接插入Excel表格中
首先在Word中選中要復制的內(nèi)容,然后單擊“編輯→復制”命令,進入Excel中,按住Shift鍵,單擊“編輯→粘貼鏈接圖片”命令可將選中內(nèi)容作為一個圖片鏈接插入Excel中。
6. 在獨立的窗口中處理內(nèi)嵌式圖表
在某些情況下,你可能希望在獨立的窗口中處理內(nèi)嵌式圖表,例如,一個圖表比工作表窗口要大的話,那么在它自己的窗口中處理它將更容易、更靈活。要在一個窗口中處理圖表,可在圖表區(qū)單擊鼠標右鍵,并從快捷菜單中選擇“圖表窗口”。
7. 在圖表中顯示隱藏數(shù)據(jù)
通常,Excel不對隱藏單元格的數(shù)據(jù)制圖。但是,你也許不希望隱藏的數(shù)據(jù)從圖表中消失,可以這樣操作:首先激活圖表,單擊“工具→選項→圖表”,在“圖表”標簽中取消選擇“只繪制可見單元格數(shù)據(jù)”復選框()。要注意的是,“只繪制可見單元格數(shù)據(jù)”只適用于激活的圖表,因此,你在進行這個操作之前,必須激活圖表,否則“只繪制可見單元格數(shù)據(jù)”選項是不可選的。
8. 在圖表中增加文本框
只要你愿意,你可以在圖表中的任何地方增加能夠移動的文本內(nèi)容(不限于標題)。方法為:選定圖表除標題或數(shù)據(jù)系列外的任何部分,然后在編輯欄中鍵入文本內(nèi)容,接著按回車鍵,這樣,圖表中就自動生成包含鍵入內(nèi)容的文本框,你可以把它移到任何地方并根據(jù)自己的喜好進行格式化。
9. 建立文本與圖表文本框的鏈接
在工作表的空白單元格內(nèi)輸入要鏈接的文本,單擊選中圖表,在編輯欄輸入等號,然后單擊包含要鏈接文本的單元格,接著按回車鍵,該文本就出現(xiàn)在圖表中的某個位置上了。這樣,不管什么時候工作表單元格內(nèi)的文本發(fā)生變化時,圖表內(nèi)的文本也隨著改變。但要注意的是,一旦你取消了選中文本框,就很難再用鼠標選中該文本框進一步地修改,此時你可以使用我們前面介紹過的圖表元素選取方法,即使用箭頭鍵移動選擇圖表元素。
10. 給圖表增加新數(shù)據(jù)系列
有時我們需要對已創(chuàng)建好的圖表增加新的數(shù)據(jù)系列,雖然你可以重新創(chuàng)建包含新數(shù)據(jù)系列的圖表,但對已經(jīng)存在的圖表增加新數(shù)據(jù)系列顯得更為簡單、方便。 方法一:使用“數(shù)據(jù)源”對話框 激活圖表,單擊“圖表→源數(shù)據(jù)→系列”,單擊“添加”按鈕,在“名稱”欄中指定數(shù)據(jù)系列的名稱,在“值”欄中指定新的數(shù)據(jù)系列,單擊“確定”按鈕即可()。 方法二:使用“選擇性粘貼”對話框 選擇要增加的數(shù)據(jù)系列并將其復制到剪貼板上,然后激活圖表,單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令,出現(xiàn)“選擇性粘貼”對話框,選擇添加單元格為“新系列”,并選擇合適的數(shù)值軸,然后單擊“確定”按鈕即可。 方法三:拖動鼠標法 選擇要增加為新數(shù)據(jù)系列的單元格區(qū)域,鼠標指針指向區(qū)域的邊框,把它拖到圖表中。當你松開鼠標按鈕的時候,圖表中就增加了新的數(shù)據(jù)系列。注意:這一方法僅對內(nèi)嵌式圖表起作用。 方法四:使用“添加數(shù)據(jù)”對話框 激活圖表,單擊“圖表→添加數(shù)據(jù)”命令,然后選擇要增加為新數(shù)據(jù)系列的單元格區(qū)域,單擊“確定”按鈕即可。
11. 快速修改圖表元素的格式
通常,我們通過使用“格式”菜單或者選定圖表元素后單擊鼠標右鍵,從快捷菜單中選擇“格式”命令來對圖表元素進行格式化。其實還有快速的方法:雙擊圖表元素,將會調(diào)出此圖表元素的格式對話框。根據(jù)選擇的圖表元素不同,此對話框會有所不同。
12. 創(chuàng)建復合圖表
復合圖表指的是由不同圖表類型的系列組成的圖表,比如,你可以讓一個圖表同時顯示折線圖和柱形圖。創(chuàng)建一個復合圖表只需簡單地將一個或一個以上的數(shù)據(jù)系列轉(zhuǎn)變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個數(shù)據(jù)系列,單擊“圖表→圖表類型”命令,然后選擇你所要應(yīng)用到數(shù)據(jù)系列上的圖表類型,單擊“確定”按鈕即可。
13. 對度量不同的數(shù)據(jù)系列使用不同坐標軸
有時,你需要繪制度量完全不同的數(shù)據(jù)系列,如果你使用同樣的坐標軸,那么很可能某個系列幾乎是不可見的。為了使得每個系列都清晰可見,你可以使用輔助坐標軸。要為某個數(shù)據(jù)系列指定一個輔助坐標軸,首先要選定圖表中的這個數(shù)據(jù)系列,按右鍵彈出快捷萊單,單擊“數(shù)據(jù)系列格式→坐標軸”命令,選擇“次坐標軸”選項。
14. 將自己滿意的圖表設(shè)置為自定義圖表類型
Excel中提供了一些自定義圖表類型。其實,你可以將自己創(chuàng)建的圖表設(shè)置為自定義圖表類型,以便以后使用。具體方法為:創(chuàng)建要設(shè)置為自定義圖表類型的圖表,直到你滿意為止。激活此圖表,單擊“圖表→圖表類型→自定義類型”,選擇“自定義”選項,將會顯示所有用戶自定義圖表類型的一個列表。單擊“添加”按鈕,將會出現(xiàn)“添加自定義圖表類型”對話框,為你的圖表類型輸入一個名稱和簡短的說明,然后單擊“確定”,這樣你定制的自定義圖表類型就被加入到列表中了。
15. 復制自定義圖表類型
如果你希望將你定制的自定義圖表類型復制到其他電腦中,只需要簡單地把C:\Windows\ApplicationData\Microsoft Excel文件夾中的xlusrgal.xls文件復制到其他機器的同樣文件夾中即可。
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16. 旋轉(zhuǎn)三維圖表
你可以非常靈活地旋轉(zhuǎn)調(diào)節(jié)三維圖表的視覺角度,以獲得不同的視覺效果。 方法一:使用“設(shè)置三維視圖格式”對話框 激活三維圖表,單擊“圖表→設(shè)置三維視圖格式”命令,選擇合適的控制命令或數(shù)據(jù)來旋轉(zhuǎn)和進行透視改變()。 方法二:使用鼠標實時拖動“角點”旋轉(zhuǎn)圖表 點擊圖表,圖表邊角出現(xiàn)黑色的控制點(稱為“角點”)。你可以拖動一個角點,旋轉(zhuǎn)圖表的三維框直到滿意為止。如果一旦你的圖表被完全搞亂了,不要緊,你可以單擊“圖表→設(shè)置三維視圖格式”命令,單擊“默認值”按鈕,恢復原來的標準三維視圖。當你旋轉(zhuǎn)三維圖表時,如果在拖動的同時按下Ctrl鍵,則可以看到全圖的外廓,這樣使你看得更清楚,不至于把圖表搞得奇形怪狀的。
17. 拖動圖表數(shù)據(jù)點改變工作表中的數(shù)值
選擇圖表數(shù)據(jù)系列中的一個數(shù)據(jù)點,然后按照數(shù)值增大或減少的方向拖動數(shù)據(jù)點,你會發(fā)現(xiàn)工作表中的相應(yīng)數(shù)值隨著圖中數(shù)據(jù)點的新位置改變而改變。如果你知道一個圖的外形以及你要確定能生成該圖的數(shù)值,這種技巧就顯得非常有用。但要注意的是,這種方法在大多數(shù)情況下是危險的,因為你可能在不經(jīng)意間更改了不應(yīng)該更改的數(shù)值。
18. 把圖片合并進你的圖表
Excel能很容易地把一個圖案、圖形文件作為組成元素合并到圖表中。 方法一:使用“圖案”對話框 雙擊某個數(shù)據(jù)系列,選擇“圖案”標簽,單擊“填充效果”按鈕,在“填充效果”對話框中選擇“圖片”標簽,單擊“選擇圖片”按鈕,選擇一個要使用的圖形文件即可。 方法二:使用剪貼板 將圖像復制到剪貼板上,激活圖表,選擇數(shù)據(jù)系列或數(shù)據(jù)系列中的一個數(shù)據(jù)點,再單擊“編輯→粘貼”命令。這種方法適用于需要調(diào)用的圖像不在文件中的時候,只要圖像可以復制到剪貼板上,則這種方法就可行。 方法三:使用鏈接圖片 我們知道,圖表中可以使用數(shù)據(jù)表。如果你覺得圖表中的數(shù)據(jù)表不是很靈活的話,你可以粘貼鏈接圖片到圖表代替數(shù)據(jù)表。下面是具體的操作方法: 創(chuàng)建好圖表,并將數(shù)據(jù)表使用的單元格區(qū)域按你的需要進行格式化。選定需要的單元格區(qū)域,按住Shift鍵,單擊“編輯→復制圖片”命令,出現(xiàn)一個“復制圖片”對話框,單擊“確定”接受默認選項。這樣,選定的單元格區(qū)域就作為一個圖片復制到剪貼板中了。激活圖表,將剪貼板中的內(nèi)容粘貼到圖表。此時所粘貼的是一幅圖,還不是鏈接的表,還需要你選擇粘貼的圖片。在編輯欄輸入鏈接的單元格區(qū)域(或直接用鼠標選擇)。這樣,粘貼的圖片就變成與工作表數(shù)據(jù)區(qū)域鏈接的圖片,對于工作表單元格區(qū)域中的任何改變,都會直接反映在圖表鏈接的圖片中。
19. 用圖形美化工作表
我們在制作Excel工作表時,呆板的橫豎顯示的工作表可能沒有多大的說服力。如果需要使用讓人印象深刻的圖形來吸引人們的注意,首先在“繪圖”工具欄上按下“自選圖形”按鈕,然后選擇“其他自選圖形”,從中選擇一個你需要的圖案。插入此圖形后,在工作表中選中它,單擊“編輯欄”,輸入你想要突出顯示的鏈接單元格,然后回車。這樣,鏈接單元格的內(nèi)容將會出現(xiàn)在所選定的圖案上。如果鏈接單元格的內(nèi)容變動時,圖案上的數(shù)據(jù)也會跟著反映出變動情形。另外,如果想要讓自選圖形更加醒目的話,你可以用鼠標雙擊圖形,打開“設(shè)置自選圖形格式”對話框。在這個對話框中,你可以改變目前所使用的格式,例如調(diào)整文字水平或垂直的位置、改變字體和字形、增加文字色彩等。
20. 讓文本框與工作表網(wǎng)格線合二為一
在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”按鈕,然后按住“Alt”鍵插入一文本框,就能保證文本框的邊界與工作表網(wǎng)格線重合。
21. 快速創(chuàng)建默認圖表
我們知道,創(chuàng)建圖表一般使用“圖表向?qū)?rdquo;分4個步驟來完成,在每個步驟中你可以根據(jù)需要調(diào)整各個選項的設(shè)置。其實,如果你想使用默認的圖表類型、圖表選項和格式而不加修改直接生成圖表的話,有快速的方法:打開包含用來制作圖表數(shù)據(jù)的工作表,選取用來制作圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域,然后按F11鍵即可快速創(chuàng)建圖表,圖表存放在新工作表圖表中,它是一個二維柱形圖。
22. 快速創(chuàng)建內(nèi)嵌式圖表
在工作表中選取用來制作圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域,然后單擊“默認圖表”按鈕即可,不過,一般缺省時,“默認圖表”工具按鈕不會顯示在工具欄上,你可以通過下面的方法把“默認圖表”按鈕顯示出來:單擊“工具→自定義→命令”,在“類別”列表中選擇“制作圖表”,并在“命令”列表中找到“默認圖表”,用鼠標將它拖到屏幕上工具欄中適當?shù)奈恢眉纯伞?/p>
23. 改變默認圖表類型
Excel的默認圖表類型是二維柱形圖連同一個淺灰色區(qū)域、一個在右邊的圖例以及水平網(wǎng)格線。如果你不喜歡這種默認圖表類型,可以通過以下方法來改變它:單擊“圖表→圖表類型”命令,選擇一個你想作為默認值的圖表類型(它可以是標準類型或自定義類型中的一種),然后單擊“設(shè)置為默認圖表”按鈕,確認即可。如果你需要創(chuàng)建很多個同一類型的圖表,你就可以通過這種改變默認圖表類型的方法來提高你的效率。
24. 快速轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作表圖表
你可以輕易轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作表圖表,方法是:選擇你已創(chuàng)建的圖表,可以看到Excel的“數(shù)據(jù)”菜單變?yōu)?ldquo;圖表”菜單,單擊“圖表→位置”命令,出現(xiàn)“圖表位置”對話框,你可以在“作為新工作表插入”和“作為其中的對象插入”兩者之間作出選擇(圖5),同時選擇一個工作表。這樣,Excel將刪除原來的圖表,以你選擇的方式移動圖表到指定的工作表中。
25. 利用圖表工具欄快速設(shè)置圖表
通常,我們使用“圖表”菜單中的命令來對圖表進行適當?shù)脑O(shè)置。其實,我們可以用鼠標右鍵單擊工具欄中的任意位置,在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“圖表”。這樣就激活了圖表工具欄,我們看到其中包含了“圖表對象”、“圖表區(qū)格式”、“圖表類型”、“圖例”、“數(shù)據(jù)表”、“按行”、“按列”、“順時針斜排’’和“逆時針斜排”等按鈕(圖6),當然你還可以通過自定義的方法將“默認圖表”等其他一些制作圖表的工具按鈕拖到圖表工具欄中。使用圖表工具欄比使用“圖表”菜單更方便,而且速度更快。
26. 快速選取圖表元素
圖表創(chuàng)建好以后,我們還需要對某些圖表元素進行編輯和格式化。圖表區(qū)包括整個圖表和它的全部元素,當你選取圖表區(qū)后,你就可以看到8個黑色小方塊。要想調(diào)整單個的圖表對象,首先必須選取該對象,然后更改其屬性。通過把鼠標指向某一特定圖表對象來選取該對象,可能會很困難,特別是在一個帶有許多元素很擁擠的小圖表中。在這種情況下,我們一般可以使用位于“圖表”工具欄上左側(cè)的“圖表對象”下拉列表,從該下拉列表中選取的任何項目,也就等于在當前圖表中選取了那個項目。 其實,還有一種選取圖表元素方法,即在選取圖表的任何一部分以后,你可以通過使用箭頭鍵快速、連續(xù)地移向同一圖表中的其它部分。使用向上或向下的箭頭鍵可以選取主要的圖表元素;使用向左或向右的箭頭鍵可以連續(xù)地選取圖表每一個可以選取的元素,包括每一個數(shù)據(jù)系列中的單個數(shù)據(jù)點,以及圖例中的彩色圖例符號和文本條目。
27. 通過一次按鍵創(chuàng)建一個Excel圖表
這是一個非常老套的Excel竅門。要想使用鍵盤快速創(chuàng)建一個圖表,選擇你需要繪制的數(shù)據(jù)并按下F11鍵。Excel將自動為你創(chuàng)建圖表。另外,在選好單元格后按下“Alt+F1”,你將得到相同的結(jié)果。
28. 繪制平直直線
在Excel繪制直線時是不是很難?其實,在應(yīng)用直線繪制工具時,只要按下Shift鍵,則繪制出來的直線就是平直的。另外,按下Shift鍵繪制矩形即變?yōu)檎叫?、繪制橢圓形即變?yōu)閳A形。
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