信息系統(tǒng)項目管理師新大綱范文之范圍管理

【摘要】

2016年 7月，我參加了╳╳市物價局發(fā)起的“智慧物價”信息綜合管理平臺系統(tǒng)的建設(shè)工作，擔(dān)任承建方項目經(jīng)理，該信息綜合管理平臺系統(tǒng)的主要功能有括價格監(jiān)測預(yù)警、價格應(yīng)急監(jiān)測、價格監(jiān)督檢查、商品價格管理、價格認(rèn)證管理、成本信息管理、價格信息發(fā)布、價格行政審批、價格調(diào)節(jié)基金監(jiān)管、 12358投訴舉報聯(lián)動、價格信息互動服務(wù)、收費管理、協(xié)同辦公平臺及物價門戶網(wǎng)站等 14個業(yè)務(wù)管理模塊，建設(shè)費用 780萬元，系統(tǒng)上線之前用單一系統(tǒng)來進(jìn)行信息管理與業(yè)務(wù)處理，信息孤立、統(tǒng)計繁瑣、周期長，該項目于 2017年 6月通過了業(yè)主方的驗收上線運行后 ,贏得了用戶的一致好評，使項目獲得了圓滿成功。本文結(jié)合我的實際經(jīng)驗 ,以該項目為例 ,討論了信息系統(tǒng)項目建設(shè)過程中的范圍管理 ,主要從以下幾個方面進(jìn)行了闡述 :規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建 WBS、確認(rèn)范圍、控制范圍等內(nèi)容，有效提高了范圍管理水平，滿足了項目干系人需求和期望。

【正文】

╳╳市“智慧物價”信息綜合管理平臺系統(tǒng)項目是在政府加強(qiáng)對市場物價調(diào)控能力的背景下于 2016年 7月由╳╳市物價局啟動的，我公司中標(biāo)該項目，中標(biāo)金額為 780萬元，其中軟件部分為 360萬元。本人在該項目中擔(dān)任項目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項目的全面管理。項目歷時一年于 2017年 6月通過客戶方的驗收。

該項目旨在建立一套集物價信息采集、分析、處理、發(fā)布于一體的系統(tǒng)，包括價格監(jiān)測預(yù)警、價格應(yīng)急監(jiān)測、價格監(jiān)督檢查、商品價格管理、價格認(rèn)證管理、成本信息管理、價格信息發(fā)布、價格行政審批、價格調(diào)節(jié)基金監(jiān)管、 12358投訴舉報聯(lián)動、價格信息互動服務(wù)、收費管理、協(xié)同辦公平臺及物價門戶網(wǎng)站等十四個子模塊，涵蓋了該單位的主要業(yè)務(wù)工作。系統(tǒng)采用 J2EE體系結(jié)構(gòu)，可實現(xiàn) B/S、手機(jī)客戶端等多客戶端接入，開發(fā)環(huán)境采用 eclipse(Helios Service Release 1)，數(shù)據(jù)庫采用 Oracle11g。

由于該系統(tǒng)具有建設(shè)規(guī)模大(涵蓋物價部門幾乎所有業(yè)務(wù))，建設(shè)時間緊(建設(shè)期限為一年)，涉及的干系人多(內(nèi)部干系人包括項目組各類成員、公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門人員，外部干系人不僅包括市局各科室，也包括 12個區(qū)縣物價局的相關(guān)人員、運營商等)，參與的項目成員多(高峰時達(dá)到 60人，我將小組成員分為硬件集成部署組、數(shù)據(jù)中心組、軟件開發(fā)組、平臺測試組(四個小組)，采購的貨物眾多(網(wǎng)絡(luò)及安全設(shè)備、存儲設(shè)備、服務(wù)器、負(fù)載均衡、統(tǒng)一認(rèn)證、虛擬化平臺、數(shù)據(jù)庫、觸摸屏、信息采集設(shè)備等)等特點，為了保證項目圓滿完成，我組建了強(qiáng)矩陣的項目組織結(jié)構(gòu)，通過有效的項目管理，特別是出色的范圍管理，帶領(lǐng)項目團(tuán)隊全體成員經(jīng)過奮戰(zhàn)獲得了良好的績效，取得了項目的成功。本文將圍繞該項目的范圍管理進(jìn)行重點討論。

一、規(guī)劃范圍管理

凡事遇則立，不預(yù)則廢。進(jìn)行項目的范圍管理也是如此。項目啟動后不久，在了解項目初步范圍的基礎(chǔ)上，我就組織項目成員制定了一個大致的《項目管理計劃》，然后和項目組一起，在《項目管理計劃》的總體輪廓下，依據(jù)該項目的章程和項目的初步范圍，制定了《項目范圍管理計劃》(初稿)，為范圍管理的后續(xù)過程提供指南和依據(jù)。我們制定的《范圍管理計劃》的大致內(nèi)容是：如何進(jìn)行范圍的定義、確認(rèn)和控制，以及如何進(jìn)行 WBS的分解。

二、收集需求

在定義范圍方面，我花了相當(dāng)多的時間和精力，目的就是要把項目需求這一源頭搞清楚;在調(diào)研需求和定義范圍過程中，我們主要采用的是訪談、會議和原型展示相結(jié)合的需求調(diào)研方法。初期我們主要采用訪談和會議，我將分析人員分成幾個小組，每組 2-3人，各小組根據(jù)區(qū)域劃分深入市局各科室和區(qū)縣物價局，與一線科員進(jìn)行深入交流，了解他們的工作過程、存在的問題，以及他們對未來系統(tǒng)的期望等，每個地方駐點一周，每個地點駐點完成后要提交一份調(diào)研報告給我，每周(一般是周一早上)所有系統(tǒng)分析人員要召開一次碰頭會，總結(jié)和交流需求調(diào)研的情況，會后形成匯總的需求調(diào)研報告。第一輪調(diào)研工作完成后，我們形成了《項目范圍說明書(初步)》，然后我組織開發(fā)人員根據(jù)初步的范圍說明書開發(fā)出系統(tǒng)原型，再由分析人員到各單位向系統(tǒng)未來的使用人員進(jìn)行演示，進(jìn)行了第二輪的需求調(diào)研?？蛻粼谶@一輪的需求調(diào)研中表現(xiàn)出了較高的積極性，提出了很多建設(shè)性的意見，我們匯總這些意見后形成了《項目范圍說明書(2.0版)》。

三、定義范圍

根據(jù) 2.0版的范圍說明書，我再次組織開發(fā)人員進(jìn)行原型開發(fā)，如此反復(fù)了幾次之后客戶對系統(tǒng)的需求基本定下，我找建設(shè)方的項目經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)對《項目范圍說明書》進(jìn)行了簽字確認(rèn)，后續(xù)的變更就需要走變更流程才能對其進(jìn)行修改了。同時我們也編制了一份《系統(tǒng)需求規(guī)格說明書》，作為項目組內(nèi)部設(shè)計及后續(xù)開發(fā)、測試等的依據(jù)。在《項目范圍說明書》中我們以客戶能懂的語言描述了系統(tǒng)所要實現(xiàn)的功能、項目過程中需要提交的交付物、項目的驗收標(biāo)準(zhǔn)、約束假設(shè)條件和項目的進(jìn)度里程碑等。另外，我們對系統(tǒng)不實現(xiàn)哪些功能、不提交哪些交付物也進(jìn)行了明確說明。

四、創(chuàng)建 WBS

《項目范圍說明書》得到用戶確認(rèn)后，我們進(jìn)行了 WBS分解。WBS的分解是一項非常重要的工作，好的 WBS結(jié)構(gòu)能使得原來看起來非?；\統(tǒng)、模糊的項目目標(biāo)一下子清晰起來，使得項目管理有依據(jù)，項目團(tuán)隊的工作目標(biāo)變清晰。由于WBS分解涉及到將要開展的具體工作，所以將來要做這些工作的項目成員最有發(fā)言權(quán)，我讓小組的組長和骨干成員都參與到 WBS的分解中。實踐證明這樣做既符合后續(xù)軟硬件設(shè)計、編碼、實施人員的實際水平，又能得到他們最大程度的認(rèn)同。我們進(jìn)行 WBS分解時制定了如下原則：在各層次上都保證項目的完整性;一個工作單元只從屬于一個上層工作單元;相同層次的工作包應(yīng)有相同性質(zhì);工作單元應(yīng)便于進(jìn)行進(jìn)度和成本的控制;工作包一般不大于 80小時;采用滾動規(guī)劃，不求一次把所有工作包都分解出來。據(jù)此我們的 WBS分成四層，第一層是按照子系統(tǒng)劃分的，包括十四個子系統(tǒng)和項目管理;第二層是按定義需求、設(shè)計、編碼、測試、驗收等生命周期來劃分的;第三層是對第二層的進(jìn)一步細(xì)化，比如定義需求又分成需求調(diào)研、需求分析、需求定義和需求驗證等;第四層是對第三層的進(jìn)一步細(xì)分，比如需求調(diào)研又分成客戶現(xiàn)場訪談、會議、建立原型等。對于 WBS中工作單元的細(xì)節(jié)信息，我們在 WBS字典中加以描述。WBS分解是一項很重要的工作，在這一過程中我們發(fā)現(xiàn)《項目范圍說明書》中存在較多不明確的方面，通過 WBS分解而得到明確。WBS分解工作完成后，項目范圍基準(zhǔn)就確定了。

五、確認(rèn)范圍

項目可交付成果、子功能被開發(fā)出來之后，我們項目組內(nèi)部先對其進(jìn)行評審和測試，通過后，把這些成果交付給用戶，和用戶一道按范圍基準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求進(jìn)行確認(rèn)范圍(即驗收)。由于該項目范圍廣、功能點多，我們找客戶進(jìn)行局部確認(rèn)范圍的頻次較高，在里程碑點一般舉行較為正式的會議，非里程碑點一般通過當(dāng)面交流的方式，雖然這樣做增加了不少工作量，但對于最后一次性通過竣工驗收非常有利。在確認(rèn)范圍時，對于局部確認(rèn)范圍，我們主要是邀請客戶方、監(jiān)理方參與評審和測試;對于全局確認(rèn)范圍，主要是由客戶方邀請第三方(按照該市政府的規(guī)定，為市電子政務(wù)項目老師組)進(jìn)行評審。

六、控制范圍

控制范圍就是監(jiān)督項目的范圍狀態(tài)，管理范圍變更的過程。該項目用戶范圍廣、功能多(涉及建設(shè)方工作的幾乎所有領(lǐng)域)的特點決定了該項目在開發(fā)過程中避免不了范圍的變更，在項目一開始我就很清楚，如果不做好范圍的控制，該項目很難在合同規(guī)定的時間內(nèi)完成，預(yù)算也必然超支，所以項目一開始我就高度重視范圍的控制工作。開始時我主要是在與客戶簽訂的合同上下功能，將經(jīng)過客戶方確認(rèn)的《項目范圍說明書》作為合同的附件附上，同時在合同正文上明確范圍變更的審批權(quán)限(即 CCB由哪些人組成)和變更進(jìn)行的流程;在項目進(jìn)行過程中，果然有很多人提出這個那個新需求，要求添加進(jìn)去，我讓他們提交書面申請，說明經(jīng)過批準(zhǔn)之后才能實施，開始的時候很多人認(rèn)為我們很難講話，開始不配合工作，我拿出很多時間與他們溝通，說明這樣做是為他們好。經(jīng)過苦口婆心的說明，部分客戶有所好轉(zhuǎn)，但有部分客戶很難講話，我的工作一度陷入困境，這個時候我一方面對哪些“刁難的人”采用剛性的合同來“說話”，但更多的還是用“柔性”的溝通來解決存在的問題。功夫不負(fù)有心人，到項目結(jié)束的時候，大家都理解了我的做法，說我“做事很穩(wěn)，有路數(shù)”。

╳╳市“智慧物價”信息管理系統(tǒng)項目于 2017年 6月 20日全部上線并順利通過了用戶的驗收，在合同規(guī)定的日期前 10天左右圓滿完成了各項任務(wù)，至今已運行 5個多月的時間，運行狀況良好，得到用戶的一致好評。在本項目的范圍管理中，我總結(jié)了如下幾條經(jīng)驗：事先要有明確的計劃作為指導(dǎo);關(guān)于范圍控制方面，一定要在項目正式開始前與用戶就變更的審批權(quán)限和變更的流程達(dá)成一致意見，最好能寫進(jìn)合同中(或簽訂補(bǔ)充協(xié)議作為合同的一部分)，在項目進(jìn)行過程中一定要嚴(yán)格按照變更的規(guī)定流程進(jìn)行，要死死的扛住，多用溝通來化解客戶的不理解;必須在《項目范圍說明書》上多花一些時間，比如，把范圍確認(rèn)(驗收)的標(biāo)準(zhǔn)事前就在《項目范圍說明書》中盡量說明清楚，并且經(jīng)過客戶確認(rèn)，這樣可以避免客戶當(dāng)事人(特別是政府部門的人)“不敢輕易簽字”的問題; WBS的分解最好讓執(zhí)行候選工作任務(wù)的當(dāng)事人參與，因為唯有參與，才有認(rèn)同。

項目雖然取得了不錯的成績，但也存在需要改進(jìn)的地方，如：對項目邊界之外可能會有哪些工作描述得還是比較粗糙，如果能在《范圍說明書》中對不應(yīng)該包括在項目范圍之內(nèi)的工作描述得更細(xì)一點，就可以很輕松地排除客戶的一些變更要求，避免一些無謂的爭執(zhí);在范圍確認(rèn)環(huán)節(jié)，常常因為客戶忙，不能及時參與而耽誤了不少時間，對于這個問題，應(yīng)該找客戶方的領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)清楚地知道，客戶方的項目經(jīng)理是需要投入很多時間在該項目上的，讓客戶方的項目經(jīng)理專職(基本上很難)或?qū)㈨椖康墓ぷ骷{入其主要(至少也是重要)工作事項和績效考核中，這樣項目經(jīng)理才有時間和積極性參與到項目中。

牢記不足，吸取教訓(xùn)，相信通過不斷的積累和不懈的努力，我的信息系統(tǒng)項目管理能力一定可以得到不斷提高。