審計(jì)師行業(yè)動(dòng)態(tài)：審計(jì)署太原特派辦多措并舉加強(qiáng)管理 確保檔案安全完整
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為切實(shí)消除各種風(fēng)險(xiǎn)隱患，進(jìn)一步筑牢檔案安全防線，確保檔案安全完整，審計(jì)署太原特派辦落實(shí)落細(xì)落小日常管理，突出“三個(gè)重點(diǎn)”，把好“四個(gè)關(guān)口”，緊盯“五個(gè)環(huán)節(jié)”，持之以恒、毫不松懈地抓好檔案安全工作，取得了好的成效。
一、突出“三個(gè)重點(diǎn)”，確保排查做實(shí)做細(xì)
檔案安全是檔案工作的重中之重，近年來太原特派辦高度重視，每年年初安排專人制定檔案工作計(jì)劃，特派員把關(guān)審核并反復(fù)要求切實(shí)把檔案安全排查做實(shí)做細(xì)、落實(shí)到位。對(duì)此，該辦突出抓好“三個(gè)重點(diǎn)”的檢查：一是重點(diǎn)檢查防水、防電工作。安排專業(yè)水電人員對(duì)檔案室內(nèi)電線線路、燈具、電器、插座等進(jìn)行全面檢修，對(duì)檔案室內(nèi)給排水管、上下水管等予以逐一排查，及時(shí)更新存在風(fēng)險(xiǎn)隱患的線路、插座、燈具、排水管等。二是重點(diǎn)檢查防火、防盜、防爆工作。聘請(qǐng)專業(yè)消防人員檢查防火安全設(shè)施是否正常，安排專人檢查檔案室防盜門、監(jiān)控設(shè)備功能是否正常，及時(shí)清理易燃易爆物品等。三是重點(diǎn)檢查防霉、防蟲、防塵和防泄密工作。嚴(yán)格控制檔案室溫度和濕度，及時(shí)實(shí)施防霉變、蟲蛀塵污處理，對(duì)照檔案清單逐一清點(diǎn)核對(duì)實(shí)物等，確保檔案安全管理不留死角、萬無一失。
二、把好“四個(gè)關(guān)口”，確保檔案安全完整
該辦先后建立了檔案保密、查詢、借閱等各項(xiàng)規(guī)章制度，并結(jié)合實(shí)際不斷完善，切實(shí)把好“四個(gè)關(guān)口”的安全：一是把好立卷歸檔程序關(guān)。嚴(yán)格執(zhí)行“誰審計(jì)、誰立卷”的原則，實(shí)行立卷歸檔責(zé)任制，及時(shí)提醒催交、嚴(yán)格限定時(shí)間，確保所有檔案全部及時(shí)歸檔。二是把好案卷質(zhì)量驗(yàn)收關(guān)。由專職檔案員逐卷逐項(xiàng)檢查，驗(yàn)收合格后由處室兼職檔案員填寫移交清冊(cè)，交由檔案室存檔。三是把好案卷流轉(zhuǎn)審核關(guān)。案卷出庫須填報(bào)借閱卡，逐筆填寫檔案借閱記錄，同時(shí)不定期梳理借閱記錄，及時(shí)催收，確保檔案安全管理真正貫穿于檔案接收、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。四是把好檔案工作交接關(guān)。以人員崗位變動(dòng)時(shí)檔案工作交接為契機(jī)，采取清單管理、賬物核對(duì)等方式對(duì)檔案集中進(jìn)行全面梳理檢查，確保檔案安全完整。
三、緊盯“五個(gè)環(huán)節(jié)”，確保數(shù)字化安全可靠
該辦高度重視檔案數(shù)字化全過程的監(jiān)督管理，嚴(yán)格遵照“安全第一、預(yù)防為主”的原則要求，緊盯“五個(gè)環(huán)節(jié)”的監(jiān)管：一是緊盯外包服務(wù)商的審核選用環(huán)節(jié)。按照國家有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格審核把關(guān)，審慎選用具有相關(guān)涉密資質(zhì)的專業(yè)公司承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)。二是緊盯數(shù)字化加工人員的保密教育環(huán)節(jié)。進(jìn)場(chǎng)工作之前，即與相關(guān)人員逐一簽訂安全保密協(xié)議，認(rèn)真實(shí)施安全保密教育;進(jìn)場(chǎng)工作時(shí)，認(rèn)真核實(shí)相關(guān)人員身份證明、政審材料和公安部門出具的無犯罪記錄證明。三是緊盯數(shù)字化加工場(chǎng)所的實(shí)時(shí)監(jiān)控環(huán)節(jié)。選擇可控、獨(dú)立、可封閉的房間作為檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所，并配備視頻監(jiān)控設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角，并定期對(duì)視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查。四是緊盯數(shù)字化加工設(shè)備的安全防護(hù)環(huán)節(jié)。安排專業(yè)人員，將掃描用計(jì)算機(jī)、掃描儀等加工設(shè)備中不必要的USB接口、藍(lán)牙等信息輸出裝置及端口全部實(shí)施封閉，并將檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，確保加工設(shè)備安全可靠，不留任何風(fēng)險(xiǎn)隱患。五是緊盯數(shù)字化加工場(chǎng)所的定期巡查環(huán)節(jié)。定期巡視檢查掃描進(jìn)度、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等情況，防止檔案實(shí)體受損、丟失，以及擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息等。
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