五級秘書辦工自動化二：Excel使用技巧

 　　在工作當中用電子表格來處理數(shù)據(jù)將會更加迅速、方便，而在各種電子表格處理軟件中，Excel以其功能強大、操作方便著稱，贏得了廣大用戶的青睞。雖然Excel使用很簡單，不過真正能用好Excel的用戶并不多，很多人一直停留在錄入數(shù)據(jù)的水平，本文將向你介紹一些非常使用的技巧，掌握這些技巧將大大提高你的工作效率。

　?、笨焖俣x工作簿格式轉自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　首先選定需要定義格式的工作簿范圍，單擊“格式”菜單的“樣式”命令，打開“樣式”對話框;然后從“樣式名”列表框中選擇合適的“樣式”種類，從“樣式包括”列表框中選擇是否使用該種樣式的數(shù)字、字體、對齊、邊框、圖案、保護等格式內(nèi)容;單擊“確定”按鈕，關閉“樣式”對話框，Excel工作簿的格式就會按照用戶指定的樣式發(fā)生變化，從而滿足了用戶快速、大批定義格式的要求。

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　　復制是將公式應用于其它單元格的操作，最常用的有以下幾種方法：

　　一是拖動制復制。操作方法是：選中存放公式的單元格，移動空心十字光標至單元格右下角。待光標變成小實心十字時，按住鼠標左鍵沿列(對行計算時)或行(對列計算時)拖動，至數(shù)據(jù)結尾完成公式的復制和計算。公式復制的快慢可由小實心十字光標距虛框的遠近來調(diào)節(jié)：小實心十字光標距虛框越遠，復制越快;反之，復制越慢。

　　也可以輸入復制。此法是在公式輸入結束后立即完成公式的復制。操作方法：選中需要使用該公式的所有單元格，用上面介紹的方法輸入公式，完成后按住Ctrl鍵并按回車鍵，該公式就被復制到已選中的所有單元格。

　　還可以選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的單元格，單擊Excel工具欄中的“復制”按鈕。然后選中需要使用該公式的單元格，在選中區(qū)域內(nèi)單擊鼠標右鍵，選擇快捷選單中的“選擇性粘貼”命令。打開“選擇性粘貼”對話框后選中“粘貼”命令，單擊“確定”，公式就被復制到已選中的單元格。

　?、晨焖亠@示單元格中的公式

　　如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，如果想要快速知道每個單元格中的公式形式，可以這樣做：用鼠標左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項”命令，出現(xiàn)“選項”對話框，單擊“視圖”選項卡，接著設置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕。這時每個單元格中的公式就顯示出來了。如果想恢復公式計算結果的顯示，再設置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。

　?、纯焖賱h除空行

　　有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用“自動篩選”功能來簡單實現(xiàn)。先在表中插入新的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”，再選擇“自動篩選”命令。在每一列的項部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，選擇“編輯”菜單中的“刪除行”，然后按“確定”即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。

　　⒌自動切換輸入法

　　當你使用Excel 2000編輯文件時，在一張工作表中通常是既有漢字，又有字母和數(shù)字，于是對于不同的單元格，需要不斷地切換中英文輸入方式，這不僅降低了編輯效率，而且讓人不勝其煩。在此，筆者介紹一種方法，讓你在Excel 2000中對不同類型的單元格，實現(xiàn)輸入法的自動切換。

　　新建或打開需要輸入漢字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開”，單擊“確定”按鈕。

　　選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關閉(英文模式)”，單擊“確定”按鈕。 之后，當插入點處于不同的單元格時，Excel 2000能夠根據(jù)我們進行的設置，自動在中英文輸入法間進行切換。就是說，當插入點處于剛才我們設置為輸入漢字的單元格時，系統(tǒng)自動切換到中文輸入狀態(tài)，當插入點處于剛才我們設置為輸入數(shù)字或字母單元格時，系統(tǒng)又能自動關閉中文輸入法。

　　⒍自動調(diào)整小數(shù)點

　　如果你有一大批小于1的數(shù)字要錄入到Excel工作表中，如果錄入前先進行下面的設置，將會使你的輸入速度成倍提高。

　　單擊“工具”菜單中的“選項”，然后單擊“編輯”選項卡，選中“自動設置小數(shù)點”復選框，在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)。在此，我們鍵入“2”單擊“確定”按鈕。

　　完成之后，如果在工作表的某單元格中鍵入“4”，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)?ldquo;0.04”。方便多了吧!此時如果你在單元格中鍵入的是“8888”，則在你結束輸入之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)?ldquo;88.88”。轉自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　?、酚?ldquo;記憶式輸入”

　　有時我們需要在一個工作表中的某一列輸入相同數(shù)值，這時如果采用“記憶式輸入”會幫你很大的忙。如在職稱統(tǒng)計表中要多次輸入“助理工程師”，當?shù)谝淮屋斎牒?，第二次又要輸入這些文字時，只需要編輯框中輸入“助”字，Excel2000會用“助”字與這一列所有的內(nèi)容相匹配，若“助”字與該列已有的錄入項相符，則Excel2000會將剩下的“助理工程師”四字自動填入。

　　按下列方法設置“記憶式輸入”：選擇“工具”中的“選項”命令，然后選擇“選項”對話框中的“編輯”選項卡，選中其中的“記憶式鍵入”即可。

　?、赣?ldquo;自動更正”方式實現(xiàn)快速輸入

　　使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤，也可能把一段經(jīng)常使用的文字定義為一條短語，當輸入該條短語時，“自動更正”便會將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的“自動更正”項目：首先，選擇“工具”中的“自動更正”命令;然后，在彈出的“自動更正”對話框中的“替換”框中鍵入短語“愛好者”，在 “替換為”框中鍵入要替換的內(nèi)容“電腦愛好者的讀者”;最后，單擊“確定”退出。以后只要輸入“愛好者”，則整個名稱就會輸?shù)奖砀裰?/p>

　　⒐用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù)

　　如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來實現(xiàn)。創(chuàng)建下拉列表方法為：首先，選中需要顯示下拉列表的單元格或單元格區(qū)域;接著，選擇菜單“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，從有效數(shù)據(jù)對話框中選擇“序列”，單擊“來源”欄右側的小圖標，將打開一個新的“有效數(shù)據(jù)”小對話框;接著，在該對話框中輸入下拉列表中所需要的數(shù)據(jù)，項目和項目之間用逗號隔開，比如輸入“工程師，助工工程師，技術員”，然后回車。注意在對話框中選擇“提供下拉箭頭”復選框;最后單擊“確定”即可。