秘書資格四級筆記：會議管理會前籌備(1)

　　一、 擬訂會議議程、日程$lesson$

　　(一)會議議程和會議日程的內(nèi)容及作用轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　1、會議議程的內(nèi)容

　　會議議程是為完成議題而做出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式;領(lǐng)導和來賓致辭;領(lǐng)導作報告;分組討論;大會發(fā)言;參觀或其他活動;會議總結(jié);宣讀決議;閉幕式。

　　2、會議日程的內(nèi)容

　　會議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

　　3、會議議程和日程的作用

　　通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

　　(二)會議議程的制定程序

　　1、明確目標和參加者

　　2、安排各議程事項的時間

　　3、確定每一項議程

　　4、決定會議討論形式

　　(三)會議日程的編制方法

　　1、制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

　　2、 制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關(guān)的餐飲安排。

　　3、 宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會議事務性的內(nèi)容，之后在安排討論的問題。

　　4、 盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會和退席。

　　5、 保密性較強的議題，一般放在后面。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　二、提供會議地點的備選方案

　　(一)會議地點選擇的要求

　　1、交通便利。

　　2、會場的大小應與會議規(guī)模相符。

　　3、場地要有良好的設(shè)備配置。

　　4、場地應不受外界干擾。

　　5、選擇會議地點應考慮有無停車場所。

　　6、 場地租借的成本必須合理。

　　(二)會議場地選擇的工作程序

　　1、 會議的目的與形態(tài)

　　2、 實質(zhì)上的需要、與會者的期望

　　3、 列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

　　4、 對會議地點進行確認

　　5、簽訂書面合同

　　(三)實地考察會議地點的注意事項

　　1、 會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

　　2、 只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

　　3、 不要出于個人原因再次參觀酒店。

　　4、 不要帶家屬同行參觀。

　　5、 要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

　　6、 要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動局面。

　　三、布置會場和安排座次

　　(一)會場整體布局安排

　　1、會場整體布局的要求

　　(1)莊重、美觀、舒適 。

　　(2)會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

　　(3)中大型會議要保證一個絕對的中心。

　　(4)小型會場要注意集中和方便。

　　2、會場整體布局的類型

　　(1)較大型會場的座次安排。

　　(2)中小型會議的座次安排。

　　3、會場整體布局安排的工作程序

　　(1)確定會場形式。

　　(2)合理擺放桌椅。

　　(3)布置附屬性設(shè)備

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